58. Контрольовані і неконтрольовані змі.

Ефективність комунікації значною мірою залежить від того, які саме форми спілкування використовуються для поширення повідомлень.

Звичайно спеціалістами із паблік рілейшлз засоби комунікації, що використовуються, як правило, поділяються на неконтрольовані і контрольовані.

Використання неконтрольованих засобів означає розсилання новин засобам масової інформації або спеціалізованим каналам. Мета такої форми комунікації полягає в тому, щоб досягти позитивного висвітлення акцій, подій, діяльності, в даному випадку державної податкової служби. Типовими формами представлення матеріалів є прес-релізи, статті, фотоматеріали, проведення пресс конференцій. Неконтрольованими вони називаються тому, що автор, відправивши повідомлення у ЗМІ, втрачає контроль за подальшим його рухом. Редактор або інший працівник можуть, на власний розсуд, надрукувати отриманий матеріал повністю, частково, або взагалі відкласти. Оскільки організація не оплачує вартість публікації або іншої форми поширення інформації, доля такого матеріалу повністю залежить від волі співробітників редакції.

До контрольованих засобів комунікації можна віднести брошури на податкову тематику, звіти; кінострічки; засідання; інтерв’ю, інституційну рекламу, розраховану на підсилення іміджу, пропагандистську рекламу та ін. Найбільший вплив серед друкованих ЗМІ на громадськість мають газети – періодичні видання, що містять офіційні матеріали, оперативну інформацію і статті з актуальних проблем.

59. Технології проведення публічних заходів та спеціальних подій: брифінг, прес-конференція, конференція, круглий стіл, презентація.

Ефективність РR-діяльності, як і будь-якого виду діяльності громадської організації, залежить від належного планування. У сфері паблік рілейшнз існують свої принципи планування.

Брифінг

До цієї форми взаємодії зі ЗМІ вдаються тоді, коли є потреба в оприлюдненні позиції організації з певного питання. Зазвичай процедура брифінгу не передбачає коментарів, а також журналістських питань і відповідей на них. Доповідає на брифінгу переважно одна особа (представник керівництва організації або працівник, який має повноваження прес-секретаря чи РR-менеджера).

Прес-конференція

Це спеціальний захід, який проводять для того, щоб поширити важливу інформацію одночасно у багатьох ЗМІ. Фахівці з паблік рілейшнз вважають її сприятливою для розширення та поліпшення контактів з пресою. Уважно спостерігаючи під час прес-конференції за реакціями журналістів, спрямованістю їхніх питань і ставленням до представників організації, можна визначити позицію преси у певній ситуації-і зробити належні висновки щодо подальшої лінії поведінки.

Організація прес-конференції передбачає кілька етапів. .

1. Підготовчий етап. Охоплює вибір дати, часу та місця проведення; надсилання запрошень на прес-конференцію за 5-10 днів перед її проведенням; реєстрацію журналістів та інших учасників; підготовку і роздачу прес-пакета (інформаційної добірки матеріалів). Прес-па-кет містить такі матеріали: прес-реліз; факт-лист (одна сторінка відомостей про організацію, її адреса та номери телефонів); ілюстративні та додаткові матеріали.

2. Основний етап. Відбувається у такій послідовності:

- відкриття прес-конференції модератором, який лаконічно окреслює проблему, ознайомлює учасників із регламентом та представляє доповідача. Варто висвітлювати одну-дві (але в жодному разі не більше) основні теми (події, новини); оптимальна кількість доповідачів - одна-дві особи;

- промова доповідача (3-4 хв.), присвячена основним аспектам. Додатково він матиме 30-35 хв. на спілкування із журналістами;

- обговорення доповіді (запитання журналістів та відповіді на них);

- підбиття підсумків модератором.

3. Аналіз результатів (формування банку даних, збір інформації про публікації у пресі за результатами прес-конференції тощо).

Чітка спланованість та поетапність сприяє успішному проведенню й результативності прес-конференції як однієї з найпоширеніших форм взаємодії зі ЗМІ.

Круглий стіл.

Проведення круглого столу сьогодні є звичайним явищем у системі управління будь – якою організацією. Його проводять з метою пошуку найраціональніших шляхів розв’язання проблем, для експертизи прийнятих рішень, програм розвитку організації тощо .

Тема й питання для обговорення визначаються і оголошуються заздалегідь. Це дає можливість учасникам підготуватися до обговорення, приготувати матеріали для демонстрації, аналітичні дані, фактичні матеріали, що робить засідання цікавим, активним і результативним. Кількість учасників, як правило, коливається від 6 до 10 чоловік.

Засідання проходить у залі засідання або іншому пристосованому приміщенні. Учасники розміщуються за одним столом, поряд з кожним ставиться табличка, де зазначається інформація про особу або організацію, яку вона представляє роботу організує ведучий. Перед початком виступів і обговорення він представляє всіх присутніх, звичайно черговість представлення задається порядком розміщення за столом – наприклад, за часовою стрілкою.

Ведучий знайомить присутніх з порядком обговорення. Оголошує регламент для кожного, хто виступає, – відповідно до важливості його виступу. В процесі обговорення ведучий слідкує за дотриманням регламенту, тактовно пропонує скоротити виступ, якщо необхідно, або навпаки, виділяє додатковий час.

Закінчується обговорення коротким резюме ведучого, прийняттям відповідних програм або ухваленням пропозицій з метою удосконалення діяльності податкових органів.

Коли проводиться такий захід, обов’язково слід передбачити участь у ньому представників ЗМІ. Одним із результатів “круглого столу” можуть бути інформаційні повідомлення про нього у пресі. За його матеріалами можна провести прес-конференцію, запросивши на неї представників місцевих ЗМІ, національних інформаційних агенств і відомчих видань. Можна підготувати і розіслати прес-реліз, організувати інтерв’ю із найбільш авторитетними учасниками “круглого столу”. Тобто, необхідно організувати його всебічне висвітлення у ЗМІ.

Презентація

Поширеним нині жанром публічного виступу є презентація.

Презентація - це публічне представлення чого-небудь нового, що нещодавно з'явилося чи було створено.

Метою презентації може бути представлення досягнень організації або окремої особи, висвітлення різноманітних заходів, перспектив розвитку інформаційних технологій, реклама певної продукції тощо.

Презентації проводять під час конференції та семінару, у навчальних аудиторіях, в торговельних залах та офісах, демонструють по телебаченню, транслюються на радіо.

В аудиторії презентація здебільшого використовується під час пояснення нового матеріалу, для супроводу усного повідомлення на практичному занятті чи лекції, доповіді на конференції, під час захисту навчального проекту чи науково-дослідної роботи.

Зазвичай на презентацію приходять не за власним бажанням, а людей спеціально запрошують. Обов'язкова умова презентації - забезпечити відвідувачеві відчуття "бажаного гостя" Для цього треба ретельно готувати персонал. Це мають бути привабливі, доброзичливі, відкриті особи, які добре володіють словом, своїм голосом та невербальними засобами: жестами, мімікою, виразом очей тощо.