17. Интеграция информационных технологий. Системы электронного документооборота

Любая организация в своей деятельности встречается с проблемой ввода, систематизации, обработки и хранения значительных объемов информации. Большое количество документов различных типов и форматов затрудняет поиск нужной информации и создает постоянные проблемы с учетом и прогнозированием. Основные проблемы возникают с информацией, имеющейся только в бумажном виде.

В любой организации можно выделить два контура работы с документами:

• учет и контроль за прохождением и исполнением документов;

• содержательную работу собственно с документами.

Что нужно, чтобы распространить технологию традиционного документооборота на электронные документы? Система автоматизации делопроизводства должна быть дополнена такими функциями, как: работа с файлами документов, аутентификация документов (включая электронную цифровую подпись — ЭЦП), отслеживание версий документов, согласование (обсуждение) документов, публикация принятых решений, аналитическая работа с документами, сканирование/распознавание бумажных документов, изготовление бумажных документов и др.

17.1. Требования к системам электронного документооборота

К числу важнейших требований, предъявляемых к системам электронного документооборота, относятся:

1) полнота хранимой в системе информации; 2) простота работы с системой для конечного пользователя;

3) простота обслуживания системы;

4) простота интеграции с существующими на предприятии приложениями;

5) возможность работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия;

6) Наличие средств групповой работы с документами и проектами;

7) Интеграция с ms Office.

17.2. Цели внедрения системы электронного документооборота:

 повышение эффективности принятия решений;

 повышение оперативности движения информации;

 повышение прозрачности и управляемости организационных процессов;

 повышение достоверности информации, используемой для принятия решений;

 снижение трудоемкости и повышение эффективности взаимодействия различных подразделений:

• защита конфиденциальных данных;

• снижение риска потерь документов;

• снижение расходов, трудовых затрат и времени на делопроизводство.

17.3. Основные функции системы электронного документооборота:

 упорядочение хранения документов, широкие возможности поиска;

 уменьшение времени на согласование документов — ускоренное принятие решений;

 возможность получения консолидированной отчетности — проведения анализа;

 разграничение доступа к документам;

 контроль за статусом исполнения распоряжений, приказов.

17.4. Структура системы электронного документооборота

Системы электронного документооборота, как правило, содержат следующие модули:

 документооборот, включающий:

• модуль согласования документов;

• регистрация входящих документов и контроль исполнения;

• журнал регистрации исходящих документов;

 архив документов;

 справочники организации;

 корпоративный форум;

 модуль администрирования системы.

Модуль согласования документов предназначен для:

 создания документов по принятым в компании шаблонам;

 организации маршрута прохождения документа;

 согласования документов всеми лицами, участвующими в согласовании;

 делегирование полномочий одного сотрудника другому;

 хранение резолюций всех согласующих лиц;

 утверждение документа;

 согласования в закрытом режиме.

Модуль обработки входящей и исходящей корреспонденции выполняет:

 регистрацию входящей и исходящей документации;

 классификацию корреспонденции;

 постановку на контроль;

 выдачу поручений по входящим и исходящим документам;

 ведение переписки;

 направление входящего документа по заранее созданным или новым маршрутам прохождения документа;

 хранение связей между входящими и исходящими документами;

 контроль прохождения документов по маршрутам;

 ведение журналов электронных версий документов компании.

Архив. Архив в системе электронного документооборота предназначен для хранения информационных материалов, расширенного поиска, извлечения копий необходимых материалов и восстановления утраченных или ошибочно удалённых документов.

Модуль выдачи и контроля поручений дает возможность:

 разместить в системе поручения, данные подразделению в распорядительных документах компании, протоколах совещаний;

 отправить поручения сотрудникам от руководителя подразделения, его помощника, руководителей структурных подразделений, а также обеспечить контроль сроков выполнения поручений;

 сотруднику сформировать и разместить отчет о выполнении поручения;

 руководителю согласовать/утвердить акт о выполнении поручения или потребовать доработки;

 вести электронные архивы документации подразделения.

Модуль администрирования выполняет:

 разграничение прав доступа сотрудников;

 аутентификацию пользователей;

 аудит всех действий пользователя.

Системы электронного документооборота, реализующие вышеописанные принципы построения, формируют новое поколение систем автоматизации предприятий.