9.2. Программное обеспечение электронного офиса

IT-инфраструктура любого современного офиса начинается с выбо­ра операционных систем для серверов и рабочих станций.

Клиентская операционная система осуществляет две основные функции: она предоставляет пользователю ряд тех или иных сервисов и управляет ре­сурсами компьютера, на котором она выполняется. Собственно, выбор опера­ционной системы и определяется тем, какие у нее имеются ресур­сы и какие сервисы тре­буются пользователю. Не все опера­ционные системы способны работать с тем или иным аппаратным обеспечени­ем, да и запросы пользователя (в том числе корпоративного) порой бывают столь высоки, что выбор операционных систем, способных их удовлетворить, оказывается весьма невелик.

Перечислим наиболее часто встреча­ющиеся потребности корпоративного пользователя:

1. Возможность применять офисные приложения (то есть готовить доку­менты с помощью текстовых процес­соров, электронных таблиц, средств презентационной графики и т. д.).

2. Возможность обращаться к ресур­сам локальной сети и Интернета (например, к сетевым принтерам, файлам на сетевом диске или на Web-сайтах, к Web-приложениям и почтовым серверам).

3. Возможность пользоваться корпо­ративными приложениями, напри­мер, входящими в состав системы управления предприятием. После­днее нередко косвенно влечет за собой такую потребность, как дос­туп к той или иной СУБД.

4. Надежность, средства защиты дан­ных, устойчивость к сбоям.

Сейчас более чем на 90% персональ­ных компьютеров установлена одна из операционных систем семейства Windows. Система Windows XP, существующая в двух редакциях (для домашних пользо­вателей и для корпора­тивных пользователей), — это доста­точно универсальный продукт, соче­тающий достоинства обеих ее пред­шественниц: надежность Windows 2000 и гибкость Windows Me. Общим для обеих редакций данной операционной системы является под­держка мультимедиа, игр и иных раз­влекательных возможностей, в то вре­мя как Windows XP Professional облада­ет рядом дополнительных средств, не­обходимых корпоративным пользова­телям (в частности, связанных с без­опасностью данных).

Традиционный набор программ для организации офисного рабочего места включает в себя текстовый процессор, электронную таблицу, средство для создания презентаций (компьютерных слайдов). 

Текстовый процессор предназначен для подготовки и корректировки документов. Однажды введя текст, его можно бесконечно редактировать, копировать, тиражировать на принтере. Благодаря имеющимся средствам, документ можно красиво оформить, включая возможность использования иллюстраций, и при наличии соответствующего периферийного оборудования —получить образец качественной полиграфии. 

Кроме того, современный текстовый процессор содержит модуль проверки орфографии на русском и английском языках (при желании можно дооснаститься модулями и для других языков). В нем можно задавать правила переноса слов. Современные текстовые процессоры могут работать с несколькими версиями одного документа. Они позволяют видеть весь его «жизненный цикл»: от начала и через все корректировки до окончательного варианта. 

Для часто используемых видов документов (письма, отчеты, доклады и т. д.) вы можете завести «шаблон», с помощью которого без лишних затрат времени будете создавать типовой документ. 

Электронные таблицы позволяют создавать, хранить, пополнять различного рода упорядоченные данные, которые мы и привыкли видеть в виде таблиц (например, ведомость по зарплате, накладные и т. п.). Плюс к тому электронные таблицы способны выполнять массу другой полезной работы: начиная с элементарного суммирования выбранных реквизитов и заканчивая статистическими и аналитическими расчетами, построением графиков и диаграмм. Все чаще электронные таблицы оснащаются внутренним языком программирования. 

Русскоязычные версии электронных таблиц поставляются, как правило, с набором готовых шаблонов документов, оформленных в соответствии с Российским законодательством. Например, MS Excel содержит шаблоны десятков документов, среди которых «командировочные удостоверения», «авансовые отчеты», «платежные поручения», «финансовый анализ» и многое другое. 

Презентационные (оформительские) программы используются гораздо реже — при оформлении отчетов, обложек документов. В продукты их деятельности можно вставлять документы, подготовленные в текстовых процессорах и электронных таблицах. Очень часто эти программы совмещают в себе функции достаточно мощных графических редакторов.

Как правило, все офисные программы приобретаются пользователем от одного производителя и могут работать как единый программный комплекс. При таком подходе пользователь не имеет проблем с совместимостью между разными программами и экономит деньги, т. к. несколько программ в одном комплекте обходятся дешевле, чем купленные по отдельности. Сами изготовители ПО дали такому «джентльменскому набору» название «офисный пакет», прочно прижившееся среди пользователей. Безусловные лидеры среди офисных пакетов — Microsoft Office, Lotus Smart Suite и Corel Perfect Office.

В России большой популярностью пользуется офисный пакет «Русский Офис», продвигаемый на рынке московской компанией «Арсеналъ». Ядром этого пакета является текстовый редактор «Лексикон», очень популярный в России с середины 80-х годов. Отличительными особенностями этого ПО являются: настройка на работу с русскоязычными документами и низкая цена. Кроме того, есть интересный набор специального ПО — файловый менеджер ДИСКо Командир, электронный переводчик текстов Сократ, персональная финансовая система Декарт и набор программ для работы с графическими данными. В ближайшем будущем пакет будет дополнен табличным процессором.

Единственным эффективным способом для предприятия структурировать существующие бизнес-процессы и реально их совершенствовать является внедрение системы управления документами и бизнес-процессами (системы электронного документооборота).

Вопросы для самоконтроля

1. В чем заключается автоматизация административных функций электронного офиса?

2. Назовите наиболее часто встреча­ющиеся потребности корпоративного пользователя.

3. С чего начинается IT-инфраструктура любого современного офиса?

4. Какие виды деятельности включает информационный процесс?

5. Какие процессы вызывают изменение и переработку информации?

6. Назначение текстового процессора.

7. Для чего нужны электронные таблицы?

8. Что такое «офисный пакет»?

9. Особенности офисного пакета «Русский Офис».

10. Электронный офис как информационная система.