2. Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проводится в определенной последовательно­сти. Условно весь процесс можно разделить на несколько этапов: подготовка, проведение, оформление, выявление и учет результа­тов, принятие решений.

Подготовка к инвентаризации. Комиссия составляет оператив­ный план проведения инвентаризации, при этом решает: какие виды имущества необходимо проверить в натуре, каких матери­ально ответственных лиц необходимо привлечь к проведению ин­вентаризации, кого из работников бухгалтерии и специалистов не­обходимо подключить к данной работе, каким способом будет оп­ределяться фактическое наличие имущества.

Председатель инвентаризационной комиссии до начала про­верки должен проинструктировать членов комиссии о порядке и технике проведения инвентаризации, о требованиях к оформле­нию ее результатов, о сроках начала и окончания. Члены комиссии получают распоряжения на проведение инвентаризации.

Проведение инвентаризации. Определяют фактическое наличие имущества в местах его хранения при обязательном участии мате­риально ответственных лиц. Перед проведением инвентаризации члены комиссии предъявляют распоряжение на право выполне­ния данной работы. До начала проверки комиссия должна полу­чить от материально ответственного лица последние приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных цен­ностей и денежных средств. Для этого материально ответственные лица должны разнести в книги или карточки складского учета все приходные и расходные документы, а также составить отчет с вы­ведением остатков материальных ценностей на момент инвента­ризации.

На отчете и приложенных к нему документах члены инвентари­зационной комиссии делают надпись «До инвентаризации», ста­вят свои подписи и дату. Таким образом четко определяется документация, которая относится к данному инвентаризационному периоду. Этот отчет с приложенными документами передается в бухгалтерию организации.

Все материальные ценности, подлежащие инвентаризации, должны быть разложены по местам хранения, наименованиям, сортам, размерам и т. п.

Материально ответственное лицо дает комиссии расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные до­кументы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комис­сии и все ценности, которые поступили под его ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Кроме того, в расписке указывается, что на объекте инвентаризации не имеется ценностей, принадлежащих другим лицам, а также выданных, но не списанных.

Перед началом работы комиссия проверяет точность весоизме­рительных приборов, закрывает и опечатывает все места хранения ценностей, после этого приступает к проверке.

Выявление, подсчет и описание хозяйственных средств в нату­ре называется снятием остатков.

Фактическое наличие имущества определяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Исключения допускаются лишь для пред­метов, хранящихся в неповрежденной промышленной упаковке. Но при этом обязательно проводится выборочная проверка дан­ных ценностей.

Массу (или объем) материалов, хранящихся навалом, опреде­ляют на основании обмеров и технических расчетов, о чем делают отметку в документах инвентаризации (описях).

Если инвентаризуется большое количество ценностей и работа проводится в течение нескольких дней, то при уходе комиссии по­мещения должны быть опечатаны. Если проверяемые ценности находятся в различных кладовых, то все хранилища, за исключе­нием того, где в данный момент производится инвентаризация, запираются, опечатываются или пломбируются.

Члены комиссии несут ответственность за правильное снятие остатков материальных ценностей.

Оформление инвентаризации. Сведения о фактическом наличии имущества на определенную дату заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации, которые составляют в двух эк­земплярах.

Инвентаризационные описи заполняет один из членов комис­сии чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой техники, так и от руки.

Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их ко­личество указывают по номенклатуре и в единицах измерения, ко­торые приняты в учете.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах путем зачеркивания и проставления над зачеркнутым правильных дан­ных. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответ­ственными лицами.

Во время перерывов в работе (в обеденный перерыв, в ночное время и т. п.) описи должны храниться в шкафу или сейфе в закры­том помещении.

По окончании инвентаризации каждую страницу описи нуме­руют. В конце страницы цифрами и прописью выводят итог в нату­ральных единицах и указывают количество заполненных строк. Строки, которые остались незаполненными (пустыми), прочерки­вают.

Каждую страницу и опись в целом подписывают все участники инвентаризации, т. е. члены инвентаризационной комиссии и ма­териально ответственные лица. Акты обмеров и технические рас­четы прилагают к описи.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арен­дованное или полученное для переработки, составляют отдельные описи.

По окончании инвентаризации в конце описи материально от­ветственные лица дают расписку о том, что проверка имущества проводилась комиссией в их присутствии, без нарушений и что они не имеют к членам комиссии каких-либо претензий.

Если после инвентаризации материально ответственное лицо обнаружит ошибки в описи, оно должно до открытия склада (кла­довой) сообщить об этом председателю инвентаризационной ко­миссии. После соответствующей проверки комиссия должна вне­сти исправления в опись.

Оформленные инвентаризационные описи передаются в бух­галтерию организации для выведения окончательных результатов.

Порядок проведения инвентаризации, рассмотренный выше, касается материальных ценностей. Инвентаризация расчетов, де­нежных средств, финансовых вложений производится непосред­ственно в бухгалтерии путем проверки соответствующих докумен­тов. Порядок проведения различных видов инвентаризации регла­ментирован Методическими указаниями по инвентаризации.

Выявление и учет результатов инвентаризации. Поступившие в бухгалтерию инвентаризационные описи проверяют на правиль­ность оформления (даты, подписи), четкость записей, точность арифметических подсчетов. При обнаружении любых ошибок в присутствии всех участников инвентаризации вносятся исправле­ния, которые заверяются их подписями.

После этого в бухгалтерии начинается работа по выявлению, оценке и отражению результатов инвентаризации. Для выявления результатов инвентаризации составляют сличительные ведомости. Сличительными их называют потому, что в них отражаются рас­хождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. В сличительные ведомости записы­вают не все инвентаризованное имущество, а лишь то, по которо­му выявлены отклонения от учетных данных. Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведо­мостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут приме­няться единые регистры, в которых объединены показатели ин­вентаризационных описей и сличительных ведомостей. В эти бланки инвентаризационная комиссия вписывает данные о фак­тическом наличии ценностей, а затем бухгалтерия проставляет данные бухгалтерского учета и сличает те и другие показатели.

Сличительные ведомости могут быть составлены как вручную, так и с использованием техники.

На имущество, не принадлежащее организации, но числящееся в бухгалтерском учете (находящееся на ответственном хранении, арендованное, полученное для переработки), составляют отдель­ные сличительные ведомости.

Для оформления результатов инвентаризации применяют фор­мы документации, рекомендованные Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Боль­шинство этих документов являются типовыми. В то же время есть формы, отражающие специфику разных видов производств. Так, для сельскохозяйственных организаций Министерством сельско­го хозяйства и продовольствия Российской Федерации утвержде­ны специализированные формы инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей, многолетних на­саждений, питомников.

Выявленные при инвентаризации и отраженные в сличитель­ных ведомостях расхождения между фактическим наличием иму­щества и данными бухгалтерского учета регулируются в соответ­ствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» в следую­щем порядке:

излишек имущества приходуется, а соответствующая сумма за­числяется на финансовые результаты организации;

недостача имущества или его порча в пределах норм естествен­ной убыли относится на издержки производства или обращения, сверх норм – за счет виновных лиц. Если таковые не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то недостача списы­вается на финансовые результаты организации.

К документам, которые представляются для оформления спи­сания недостач и порчи ценностей сверх норм естественной убы­ли, должны быть приложены решение следственных или судебных органов, подтверждающее отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц и т. п.

Принятие решений. Инвентаризационная комиссия выявляет причины недостач или излишков, обнаруженных в результате про­верки, и на основании письменных объяснений работников и дру­гих данных подготавливает предложения и решения по результа­там инвентаризации, которые оформляются протоколом.

Протокол с предложениями комиссии рассматривается и ут­верждается руководителем организации. Окончательное решение о мерах по результатам инвентаризации оформляется его прика­зом или распоряжением.

Результаты инвентаризации отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентариза­ция, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском от­чете.