Вопросы и задания для самопроверки

1. Что такое первичный бухгалтерский учет? Какие основные функции он выпол­няет?

2. Что является материальным носителем учетной информации?

3. Что такое реквизиты документа, какие из них являются обязательными?

4. По каким признакам классифицируют документы?

5. Каким требованиям должна отвечать бухгалтерская документация?

6. По каким направлениям осуществляют проверку документов, поступающих в бухгалтерию?

7. Назовите три этапа обработки документов.

8. Как организуется хранение бухгалтерской документации?

9. Что такое стандартизация и унификация документов?

Глава 6 инвентаризация

1. Назначение инвентаризации и ее виды

Фактическое наличие материальных ценностей и обязательств и их состояние, отраженное в бухгалтерских документах, по ряду причин могут не совпадать. Для выявления расхождений и доку­ментального их оформления используется один из элементов ме­тода бухгалтерского учета – инвентаризация.

Инвентаризация – это выявление реального наличия имуще­ства под ответственностью материально ответственных лиц и фи­нансовых обязательств организации.

Под имуществом организации понимают основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производствен­ные запасы, готовую продукцию, товары, прочие запасы, денеж­ные средства и другие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами – кредиторскую задолженность, кредиты бан­ков, займы и резервы.

Основные цели инвентаризации: выявление фактического на­личия имущества, его сопоставление с данными бухгалтерского учета, проверка полноты отражения в бухгалтерском учете обяза­тельств предприятия, приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с фактическим наличием имущества.

В соответствии с действующим законодательством для обеспе­чения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности все организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

В ходе проведения инвентаризации решают следующие задачи:

устанавливают фактическое наличие и состояние сохранности материальных ценностей и денежных средств;

оценивают правильность отражения в учете состояния расчетов предприятия;

выявляют некачественное или ненужное организации имуще­ство;

выявляют факты неправильного хранения материальных цен­ностей;

проверяют состояние зданий складов и складского инвентаря;

контролируют работу материально ответственных лиц;

выявляют недостачу, порчу и другие потери, а также хищения имущества и другие злоупотребления;

проверяют соблюдение правил первичного бухгалтерского уче­та;

оценивают качество первичного бухгалтерского учета.

Расхождение данных бухгалтерского учета с фактическим нали­чием имущества и обязательств может возникать по разным при­чинам.

Естественные причины – закономерные изменения, которые происходят с хранящимся имуществом, обусловленные его физи­ко-химическими свойствами. Это изменение массы или качества товара вследствие влияния температуры или влажности воздуха, порчи его грызунами, насекомыми, а также потери при хранении и транспортировке (распыление, бой, утруска, выветривание). Про­исходит естественное уменьшение массы многих сельскохозяй­ственных культур, например зерна, картофеля, из-за усушки. В практике бухгалтерского учета это определяется как естественная убыль.

При характеристике причин уменьшения количества имуще­ства необходимо учитывать, что предельные объемы этого уменьшения установлены нормативами. Если нормативы пре­вышены, то величина превышения не считается естественной убылью.

Ошибки и неточности в местах хранения могут возникать при приеме и отпуске ценностей материально ответственными лица­ми. Такие факты являются случайными и поэтому приводят к об­разованию как излишков, так и недостач. Ошибки могут возникать также из-за неточности весоизмерительных приборов.

Ошибки в бухгалтерском учете – арифметические ошибки в подсчетах, неправильные записи в первичных документах, оши­бочное восприятие нечетко написанной цифры и т. д.

Злоупотребления – это целенаправленные обмеры, обвесы, за­мена материала одного сорта (а следовательно, и качества) другим, т. е. пересортица при выдаче имущества, обсчеты при выдаче де­нег, а также прямое хищение имущества и денежных средств мате­риально ответственными лицами.

Расхождения в фактических данных и данных бухгалтерского учета выявляются лишь периодически, при проведении инвента­ризации. Данные инвентаризации подтверждают или уточняют данные бухгалтерского учета, т. е. делают их полностью достовер­ными. Таким образом, инвентаризация является обязательным дополнением документации.

В соответствии с Методическими указаниями по инвентариза­ции имущества и финансовых обязательств инвентаризации под­лежат всё имущество и все виды финансовых обязательств органи­зации: основные средства, материально-производственные запа­сы, взрослые животные и молодняк, нематериальные активы, фи­нансовые вложения, незавершенное производство и расходы будущих периодов, денежные средства, денежные документы и бланки строгой отчетности, расчеты, резервы.

Инвентаризации подвергаются производственные запасы и другие виды имущества, которые не принадлежат данной органи­зации, но числятся в ее бухгалтерском учете, например имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное, получен­ное для переработки. Имущество, не учтенное по каким-либо при­чинам, также подлежит инвентаризации.

В соответствии с действующим законодательством инвентари­зация должна проводиться в следующих случаях:

при передаче имущества в аренду, при выкупе, продаже имуще­ства, а также при преобразовании государственного или муници­пального унитарного предприятия. Инвентаризация проводится на дату оформления этих хозяйственных операций;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Исклю­чение составляют основные средства (инвентаризация может про­водиться один раз в три года), библиотечные фонды (один раз в пять лет), а также имущество, инвентаризация которого была про­ведена позже 1 октября отчетного года;

при смене материально ответственных лиц – инвентаризация проводится на дату передачи дел (но не позже дня увольнения ра­ботника);

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества – в день их обнаружения;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычай­ных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, – в день события или сразу по его окончании;

при реорганизации или ликвидации организации – перед со­ставлением реорганизационного (разделительного) или ликвида­ционного баланса;

в других случаях, предусмотренных законодательством Россий­ской Федерации.

Количество инвентаризаций, даты их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, включаемых в проверку, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, ког­да инвентаризация проводится по распоряжению государствен­ных органов.

Для проведения инвентаризации в организации создается посто­янно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав вхо­дят главный бухгалтер, главные специалисты (инженеры, экономи­сты, агрономы, зоотехники и т. д.), а также представители админис­трации. Если предстоит большой объем работ при одновременном проведении инвентаризации многих видов имущества и обяза­тельств, то создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих ин­вентаризационных комиссий утверждается приказом или распо­ряжением руководителя организации. По решению руководителя организации в состав инвентаризационной комиссии могут вклю­чаться представители службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций, ревизионной комиссии.

Руководитель организации обязан создать условия для проведе­ния проверки в установленные сроки. Комиссия должна быть обеспечена рабочей силой для перевешивания и перемещения гру­зов, исправными весоизмерительными и контрольными прибора­ми, мерной тарой и т. п.

Инвентаризационная комиссия должна работать в полном со­ставе. Отсутствие хотя бы одного ее члена является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Различают несколько видов инвентаризации.

Полная инвентаризация охватывает все без исключения сред­ства, принадлежащие предприятию, а также принятые на ответ­ственное хранение и в переработку, все права и обязательства предприятия. Полную инвентаризацию осуществляют при преоб­разовании, реорганизации или ликвидации предприятия.

Годовая инвентаризация проводится перед составлением годо­вого отчета по состоянию на 1 января. Она является наиболее про­должительной и трудоемкой, так как проверяется всё имущество организации. Для облегчения проведения годовой инвентариза­ции отдельные виды имущества разрешается инвентаризовать раньше, но с определенными условиями: основные средства ин­вентаризуют не ранее 1 ноября, капитальные вложения – не ранее 1 декабря, товары, готовую продукцию, производственные запа­сы – не ранее 1 октября и т. д.

Частичная инвентаризация может быть двух видов:

охватывающая о т д е л ь н ы й в и д и м у щ е с т в а и л и о б я з а т е л ь с т в, например только основные средства, только сырье и материалы, только сельскохозяйственную продукцию, только денежные средства в кассе, только расчеты с покупателями и т. п.;

проводимая п о в с е м у и м у щ е с т в у, з а к р е п л е н ­ н о м у з а о д н и м м а т е р и а л ь н о о т в е т с т в е н ­н ы м л и ц о м. Таким образом осуществляется инвентаризация конкретного склада.

Частичная инвентаризация может проводиться несколько раз в год, что позволяет уточнять данные первичных учетных докумен­тов, контролировать работу материально ответственных лиц, бо­роться со злоупотреблениями.

Плановая инвентаризация осуществляется в заранее намечен­ные сроки. Они устанавливаются с точки зрения экономической целесообразности или исходя из других конкретных условий.

Внеплановая инвентаризация проводится внезапно. Ее инициа­тором может быть руководитель предприятия или главный бухгал­тер. Инвентаризацию проводят при выявлении факта злоупотреб­ления, после стихийного бедствия, при смене материально ответ­ственного лица, а также по требованию проверяющих органов.

Перманентная (непрерывная) инвентаризация проводится в соот­ветствии с внутренним планом работы бухгалтерии в течение всего календарного года по отдельным видам имущества в периоды их наименьшего количества.

Для уточнения результатов ранее проведенной инвентаризации по решению руководителя могут проводиться повторные или кон­трольно-перепроверочные инвентаризации.

Повторная инвентаризация проводится после любой уже прове­денной инвентаризации. Причина повторной проверки – сомне­ния в качестве проведенной инвентаризации.

Контрольно-перепроверочная инвентаризация проводится в пе­риод инвентаризации или сразу же после ее окончания. Ее цель – оперативный контроль за проходящей (текущей) инвентаризаци­ей. Она должна охватывать не менее 10 % проверенных материаль­ных ресурсов или обязательств. При выявлении расхождений в ре­зультатах руководитель организации должен потребовать письменные объяснения от лиц, которые проводили инвентариза­цию ранее, а также и от материально ответственных лиц. В случае обнаружения фактов приписок и других злоупотреблений руково­дитель распускает инвентаризационную комиссию и решает воп­рос о привлечении виновных к ответственности. После этого на­значается новая комиссия.

Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлено, что основные средства, капитальные вложения, готовая продукция и т. п. инвентаризуются не менее од­ного раза в год (при проведении полной инвентаризации). Сроки частичных инвентаризаций устанавливаются руководителем орга­низации совместно с главным бухгалтером.