4. Основной цикл управления.
Основной цикл управления представляет собой кибернетическую модель управления организационными системами.
На рис. 3. 6. показан основной цикл управления процессом по получению некоторого результата, который обозначается как выход системы. Элементом, считывающим значение выходной контролируемой переменной – выхода системы управления является сенсор. Блок управляющей системы, называемый задатчиком цели, задает эталон, с которым будет сравниваться полученный результат. Сравнение осуществляется блоком, называемым компаратором. Различие между действительными и требуемыми значениями переменных передается в блок формирования решения, который определяет, какое именно действие (коррекция) должно быть выполнено эффектором.
Итак, базовая управляющая система включает:
управляемый процесс;
задатчик цели;
блок формирования решения;
сенсор;
компаратор;
эффектор.
В обычной организации плановый отдел (компаратор) связан через свои входные каналы (сенсоры) с результатом работы (выходом организации). Этот отдел сравнивает действительные результаты с плановыми, которые устанавливаются руководством организации (задатчиком цели). Принятие решения по корректировке и выполнение такого решения является обязанностью руководителя среднего звена (блок формирования решения и эффектор).
Корректирующее воздействие используется для надлежащей модификации в следующем цикле деятельности организации.
Рис. 3. 6. Основной цикл управления
Проблемы управления:
количество поступаемой в систему информации (определение необходимого минимума);
возможность попадания в канал обратной связи неточной информации;
противодействие отдельных лиц управлению или отказ нести ответственность за выполненные действия;
временной фактор (чем меньше время управления, тем устойчивее функционирует СЭС);
сбои в управляющей системе и др.
Тема 4. Качественные методы исследования систем управления
Качественные методы системного анализа систем управления применяются, во-первых, когда отсутствуют описания закономерностей СУ в виде аналитических зависимостей.
Во-вторых, в силу теоремы Геделя о неполноте: в рамках любой формальной системы, сколь бы полной и непротиворечивой она не была, имеются положения, истинность или ложность которых нельзя доказать формальными средствами этой системы. Для преодоления этой неразрешимой проблемы необходимо расширять формальную систему, опираясь на содержательный, качественный анализ.
1. Метод мозгового штурма
Этот метод, известный также под названием «мозговая атака», «конференция идей», был предложен американским ученым А. Осборном.
Методы мозговой атаки характерны открытым высказыванием мнений специалистов (на специальном заседании) по решению конкретной задачи. Он предназначен для активизации поиска различных вариантов решений и выбора из них наилучшего. Метод широко применяется в управленческой практике и целью получения максимального количества оригинальных идей за короткий промежуток времени (30 мин, максимум 40 мин).
Метод мозгового штурма основан на следующих принципах:
1. В решении поставленной задачи участвуют две группы людей: генераторы идеи и эксперты. Генераторы идеи объединяют людей с творческим мышлением, с фантазией и со знаниями науки, техники и экономики. Эксперты – это обычно люди с большим объемом знаний и критическим складом ума. Эксперты играют роль аналитиков.
2. При генерировании никаких ограничений не должно быть. Высказываются любые идеи, в том числе явно ошибочные, шутливые, без всякого доказательства и технико-экономического обоснования. Высказанные идеи обычно фиксируются в протоколе, в компьютере, на диктофоне и т. д. Таким образом, основа метода – это отделение процесса интегрирования идей от процесса их оценки.
3. Философская основа метода мозгового штурма – теория З. Фрейда (1856 – 1939), согласно которой сознание человека представляет собой топкое и непрочное наслоение над подсознанием. В обычных условиях мышление и поведение человека определяются в основном сознанием, в котором властвуют контроль и порядок: сознание «запрограммировано» привычными представлениями и запретами. Но сквозь тонкую корку сознания то и дело прорываются темные стихийные силы и инстинкты, бушующие в подсознании. Эти силы толкают человека на нелогичные поступки, нарушение запретов, на всякие иррациональные (от лат. irrationalis – неразумный) мысли. Изобретателю приходится преодолевать всякую психологическую закомплексованность и запреты, обусловленные привычными представлениями о возможном и невозможном.
Основное достоинство метода мозговой атаки – в запрете на критику. Но запрет на критику – это одновременно и слабость метода. Для развития идеи необходимо выявить ее недостатки. А для этого нужна критика данной идеи.
Весь процесс «атаки» можно разделить на шесть этапов.
1. Формируется группа экспертов. Обычно ее численность составляет 10 – 15 человек. Состав группы предполагает их целенаправленный подбор: а) из лиц примерно одного ранга, если участники знают друг друга; б) из лиц одного ранга, если участники незнакомы друг с другом (в этом случае каждому участнику присваивается номер и в последующем обращаются по номеру); в) в группу могут включаться специалисты из других областей знаний, обладающие высоким уровнем эрудиции и понимающие смысл проблемной ситуации.
2. Составляется проблемная записка. Для подготовки записки предварительно формируется группа анализа проблемной ситуации. Записка может содержать следующие сведения:
• состав причин возникновения проблемной ситуации;
• анализ причин и возможные последствия проблемной ситуации;
• анализ мирового опыта разрешения подобных проблем (если он имеется);
• классификация (систематизация) возможных путей разрешения проблемной ситуации;
• формулировка проблемной ситуации в виде центрального вопроса с иерархией подвопросов.
3. Генерация идей. Ведущий раскрывает содержание проблемной записки, напоминает участникам мозговой атаки о следующем: а) высказывания должны быть четкими и сжатыми; б) скептические замечания и критика предыдущих выступлений запрещается; в) каждый участник может выступать многократно, но не подряд; г) не разрешается зачитывать подряд список идей, подготовленных участником заблаговременно.
Одна из главных задач ведущего – пробудить психическую восприимчивость участников, их волю к целеустремленному мышлению. Активная работа ведущего предполагается лишь в начале «штурма». Достаточно скоро возбуждение участников достигает критической точки и выдвижение новых идей приобретает спонтанный характер. После этого роль ведущего сводится к следующему: а) концентрировать внимание участников на проблемной ситуации; б) не объявлять, не осуждать и не прекращать исследование ни одной идеи; в) поддерживать и поощрять участников, кто в этом нуждается; г) создавать непринужденную обстановку, способствуя этим активной работе экспертов.
Высказываемые идеи желательно фиксировать, чтобы не забыть и иметь возможность их затем систематизировать.
4. Систематизация идей, высказанных на третьем этапе (генерации). Эта работа возлагается на группу анализа проблемной ситуации. На данном этапе:
• составляется номенклатурный перечень всех высказанных идей;
• выявляются дублирующие и дополнительные идеи, затем они объединяются с основной идеей;
• выделяются признаки, по которым могут объединяться идеи;
• идеи объединяются в группы согласно выделенным признакам;
• составляется перечень идей по группам; в каждой группе идеи записываются по правилу от общих к частным.
5. Деструирование (разрушение) систематизированных идей. Каждая из систематизированных идей изучается на возможность ее осуществления. Участники штурма выдвигают доводы, опровергающие систематизированную идею. В процессе разрушения может объявиться контридея. Процесс разрушения ведется до тех пор, пока каждая систематизированная идея не подвергнется критике.
6. Оценка критических замечаний и составление списка практических применимых идей. На данном этапе составляется сводная таблица. Первая графа таблицы – этапы систематизации идей, вторая – критические замечания, опровергающие идеи, третья – показатели практической применимости, четвертая – контридеи.
Затем оценивается каждое критическое замечание и контридея: а) вычеркивается из таблицы, если опровергается хотя бы одним показателем практической применимости; б) не вычеркивается, если не опровергается ни одним показателем.
Составляется окончательный список идей. В список переносятся только те идеи, которые не опровергнуты критическими замечаниями или контридеями.
К методу мозговой атаки часто прибегают при разработке дерева целей.
Мозговая атака может иметь различные модификации.
Обратная мозговая атака. В основе обратной мозговой атаки лежит закон прогрессивной конструктивной эволюции. Согласно этому закону переход к новому происходит через выявление и устранение дефектов в существующем. Таким образом, обратная мозговая атака не генерирует идеи, а целиком направлена на критику уже имеющихся идей. Участники ищут недостатки какого-либо нового продукта или операции, устраняют их и выдвигают новые задачи.
Метод обратной мозговой атаки ориентирован на решение первой творческой задачи, то есть цель обратной мозговой атаки заключается в составлении наиболее полного списка недостатков рассматриваемого объекта, который подвергается ничем не ограниченной критике.
Двойная мозговая атака. Суть двойной мозговой атаки заключается в том, что после проведения прямой мозговой атаки делается перерыв от двух часов до двух-трех дней, затем еще раз повторяется прямая мозговая атака. При двойной мозговой атаке число участников может возрасти до 20 и более человек. Обсуждение задачи идет в непринужденной обстановке и во время перерыва, при этом допускается критика высказанных идей, причем как бы 2неофициальная». После перерыва генерация высказанных идей продолжается, но уже с учетом высказанных замечаний.
Теневая атака: мнения фиксируются на бумаге, затем выполняется их обработка.
Метод индивидуального мозгового штурма: человек поочередно выполняет роли «генератора» и «критика».
Подобием мозгового штурма можно считать разного рода совещания – заседания научных советов по проблемам, заседания специально создаваемых временных комиссий и другие собрания компетентных специалистов.