3.2. Приглашение

• ф. и. о. или имена и фамилии приглашенных;

• место проведения мероприятия, точное время и дата;

• название организации, имя приглашающего;

• приглашения должны быть разосланы за 6-8 недель до назначенной даты.

• определитесь с способом рассылки приглашений. (почтой, курьером или лично)

• можно продублировать приглашение по телефону или по электронной почте.

• Убедись, что все нужные гости получили приглашения и ответили на них согласием, - только после этого можно приступать к составлению финального списка гостей. Зачем это нужно? Ты будешь знать, сколько человек гарантированно придет и как их рассадить.

• В приглашении нужно указать желаемый дресс-код: коктейльные или вечерние платья для женщин, костюм или смокинг с бабочкой для мужчин. Если же ты планируется неформальная встреча об этом факте стоит упомянуть в пригласительном.

3.3. Байлайнер

Байлайнер — это один из множества жанров PR-текстов. Представляет собой обычно небольшую авторскую статью-обращение, в которой выражается позиция первого или одного из первых лиц предприятия относительно какого-либо важного события. Под «авторской» можно понимать как то, что материал написан непосредственно руководителем, так и то, что руководитель подписался под текстом, составленным пресс-службой предприятия.

Существуют два основных вида байлайнера:

Периодический. Самая простая разновидность байлайнера. Делается для периодической корпоративной печати.

Имеет две разновиднсти:

• собственно периодический - текст, в котором первое лицо рассказывает о содержании данного корпоративного издания (перечисляет рубрики, делает небольшой обзор номера)

• тематический - текст, в котором первое лицо размышляет на определенную тему (данный вид является малоэффективным)

Событийный

Представляет собой информацию (характеристику) о компании, может быть в виде приветствия от имени первого лица компании. Чаще всего является составной частью буклета, посвященного какому-либо событию.

В публичных выступлениях схожим с байлайнером жанром является вступительная речь руководителя. В журналистике — колонка главного редактора. Но, как нам кажется, настоящий подъем жанр байлайнера испытывает именно сейчас в бурно развивающейся среде корпоративных блогов и сайтов.

Другой разновидностью этого жанра являются периодические байлайнеры. Это, например, традиционные обращения директоров к сотрудникам или клиентам, публикуемые в корпоративных изданиях. Регламентированных правил написания байлайнера нет. Есть только две необходимых составляющих: в начале — обращение-приветствие, в заключении — подпись первого лица (факсимиле). В остальном следует отталкиваться от информационного повода и стоящих перед PR-специалистом задач, а также помнить о том, что содержащаяся в байлайнере информация должна работать на пользу имиджа предприятия и лица, подписывающегося под текстом.

3.4. Лист вопросов и ответов

Лист вопросов-ответов представляет собой документ, содержащий наиболее частые вопросы, которые задаются объекту PR, и соответствующие ответы. Лист может быть подготовлен для мероприятий, на которых будут присутствовать представители прессы, для открытой печати или корпоративного буклета.

Лист вопросов-ответов предполагает гибкую структуру диалога, которая допускает обмен вопросов местами без потери общего смысла общения. Вместе с тем для листа вопросов-ответов должно быть характерно диалоговое единство: все задаваемые вопросы относятся к одной тематике.

Как правило, в лист включается 6-7 вопросов; листы с 4 пунктами и менее неэффективны, отвечать же на 8 и более для субъекта PR бывает затруднительно. Сами вопросы предполагают конкретику и не допускают просьб вроде «покажите» или «расскажите».

Лист вопросов-ответов начинается с заголовка и указания названия компании; далее следуют собственно вопросы и ответы (каждый с абзаца). Подписывать лист вопросов-ответов не нужно.

Итак, лист вопросов-ответов - текст, позволяющий в форме ответов на возможные или наиболее часто задаваемые вопросы поддерживать имиджевый капитал организации (фирмы) или интерес к рекламируемому товару (услуге). Грамотно составленный лист вопросов-ответов должен обязательно соответствовать "информационным ожиданиям" аудитории или ее конкретному сегменту. Круг вопросов, представленных в этом жанре, должен максимально полно освещать детали новостного события. Несомненно, что вопросы и ответы должны составлять текстовое единство, но текстовая структура листа вопросов-ответов открытая, то есть количество мини-диалоговых единств не является строго ограниченным.

Технология составления данного типа PR-текста относительно проста: сотрудник PR- или рекламной структуры сам составляет вопросы и ответы на них; это может быть и информация, извлеченная методом обычного интервью у должностного лица организации и оформленная соответствующим образом. Главное в этом жанре - представить в вопросно-ответной форме максимально полную информацию, которая создавала бы, как говорят, оптимальную коммуникационную среду, положительный имидж организации, фирмы или предоставляемых ими товаров и услуг.

Пример: Приведем для примера часть текста листа вопросов-ответов из пресс-кита, посвященного открытию в январе 2000 г. в Санкт-Петербурге двух магазинов высокой моды и аксессуаров "Французские штучки & DEFILE". Текст озаглавлен следующим образом: "Французские штучки & DEFILE". Наиболее часто задаваемые вопросы.

Почему вы открываете два магазина под одной крышей?

Мода не постоянна, изменчива, мы меняемся вместе с модой. Стиль живет дольше. И чтобы продлилась жизнь модной одежды, мы хотим дополнить ее аксессуарами. Причем не только аксессуарами, которые можно одеть, но и теми, которыми можно окружить себя, создав свой собственный мир. Поэтому для нас так важно создание единого стильного пространства практически под одной крышей.

В чем отличие между "Дефиле" и "Французскими штучками"? - Основная задача "Defile" - представить петербургским ценителям одежды новую русскую моду. Работы тех дизайнеров, о которых пишут глянцевые журналы, которые регулярно создают и показывают новые коллекции. Другая, не менее важная задача "Defile" - просветительская функция - стать не просто торговой маркой новой одежды, а также организатором модных показов в Санкт-Петербурге при поддержке Русского музея. - "ФРАНЦУЗСКИЕ ШТУЧКИ" можно назвать глобальным магазином аксессуаров. Что это значит? - Аксессуары, которые не только можно одеть на себя, а также аксессуары, которыми вы украшаете свой дом, дарите друзьям. Все новейшие тенденции в области французских изящных дополнений немедленно появляются в Петербурге.

Вы действительно будете привозить все аксессуары из Франции?

Да, мы действительно привозим аксессуары из Франции. Это связано с тем, что Франция является страной, где искусство декорации (украшения) себя и мира вокруг себя возведено в настоящий культ. Эта традиция кажется нам наиболее привлекательной для культурной экспансии на берегах Невы. Ведь существует же понятие "Петербургский стиль", внести в него элемент французского изящества и легкомыслия нам кажется вполне закономерным.

Текст ответов, как это видно, дается от 1-го лица множественного лица, где фирма (магазин) мыслится как обобщенный логический субъект. Лист вопросов-ответов можно считать "скрытым" интервью первого (ответственного) лица фирмы, что вносит в речевую структуру текста определенную субъективацию, элементы личностного начала. Тексты особенно ответов содержат различные средства выражения личностного начала, что обеспечивает одну из важных составляющих функции воздействия - эмоционально-экспрессивную, а это и является отличительной чертой листа вопросов-ответов как жанра и позволяет как раз во многом создавать оптимальную коммуникационную среду фирмы и ее продукции.

Рамки данного жанра дают возможность фокусировать внимание общественности на тех деталях новостного события, которые могут представляться для общественности наиболее актуальными, интересными, востребованными - в этом и заключается преимущества данного жанра.