1.5. Учасники проекту та адміністрування проекту
Учасниками управління проектами є юридичні або/та фізичні особи, які зобов’язанні виконати деякі дії, передбачені проектом, та інтереси яких будуть задіяні при реалізації проекту.
В число учасників можуть входити інвестори, банки, підрядчики, постачальники, гуртові покупці продукції, лізингодавці та інші фізичні чи юридичні особи. Учасником проекту може бути також держава (рис.1.9).
Автором головної ідеї проекту, його попереднього обґрунтування є ініціатор проекту. Ділова ініціатива по здійсненню проекту, як правило, належить замовнику. Замовник – це зацікавлена сторона в здійсненні проекту, майбутній власник та користувач результатів проекту. Він визначає основні вимоги та масштаби проекту, забезпечує фінансування проекту за рахунок власних коштів або коштів інвесторів, укладає угоди з виконавцями проекту, несе відповідальність по цих угодах та в цілому за проект перед суспільством та законом, керує процесом взаємодії між учасниками проекту.
Рис. 1.9. Учасники проекту
Якщо інвестор, тобто та сторона проекту, яка забезпечує його фінансування, не є замовником, то вкладення коштів у проект можуть здійснювати банки, інвестиційні фонди та інші кредитні організації. Тобто вони вступають у договірні відносини із замовником, контролюють виконання контрактів, здійснюють розрахунки з іншими сторонами по мірі виконання робіт. Ціллю інвесторів є максимізація прибутку на свої інвестиції від реалізації проекту. Вони є повноцінними партнерами проекту й власниками всього майна, яке придбане за рахунок інвестицій до того часу, поки не будуть виплачені всі кошти по контракту (кредитному договору) із замовником.
Свої повноваження по керівництву роботами зі здійснення проекту, а саме планування, контролю та координації робіт всіх учасників проекту, замовник та інвестор делегують керівнику проекту. Склад функцій та повноважень керівника проекту визначається контрактом із замовником. Перед керівником та його командою ставиться завдання керівництва та координації робіт протягом життєвого циклу проекту, до досягнення поставлених цілей та результатів при дотриманні встановлених термінів, бюджету та якості.
Команда проекту - це специфічна організаційна структура, яку очолює керівник проекту. Вона створюється на період здійснення проекту і завданням її є здійснення функцій управління проектом.
Склад команди залежить від характеристик проекту, а саме від його масштабу, складності тощо. Членами команди є: інженер проекту, керівник контрактів, контролер проекту, бухгалтер проекту, керівник відділу матеріально-технічного забезпечення, керівник робіт із проектування, керівник виробництвом (будівництвом тощо), адміністративний помічник. Крім того, учасниками проекту є: контрактор, або генеральний контрактор (сторона, яка бере на себе відповідальність за виконання робіт по контракту), субконтрактор (вступає в договірні відносини з контактором чи субконтрактором більш високого рівня), координатор робіт по експлуатації, проектувальник (юридична особа, що виконує за контрактом проектно-дослідницькі роботи в межах проекту), генеральний підрядчик (юридична особа, чия пропозиція прийнята замовником, несе відповідальність за виконання робіт відповідно до умов контракту), ліцензори (організації, що виділяють ліцензії на право володіння земельною ділянкою, проведення торгів, виконання окремих робіт тощо), постачальники, органи влади, власник земельної ділянки, виробник кінцевої продукції проекту, споживачі продукції. На здійснення проекту можуть впливати й інші сторони з оточення проекту, які можуть бути віднесені до учасників проекту, це: конкуренти основних учасників проекту, спонсори проекту, різні консалтингові, юридичні, посередницькі організації, що залучені в процес здійснення проекту.
Важливим елементом управління проектами є своєчасна та точна підготовка проектних матеріалів.
Проектні матеріали – це сукупність документів, що містять опис і обґрунтування проекту.
Існує також багато й інших елементів та характеристик, які відіграють важливу роль при управлінні проектами, а саме початкові умови, обмеження та вимоги до проекту, види забезпечення проекту, методи та техніка управління проектами тощо.
Крім цих основних учасників проекту на заході часто використовують посаду адміністратора проекту, який знімає з плечей керівника проекту адміністративний тягар (але не відповідальність), який зв’язаний з використанням на практиці системи управління проектом (це в основному планова та звітно-облікова служба). Це на 20-30% розвантажує керівника проекту.
Обов’язки адміністратора проекту:
1) Використовувати сучасні засоби і прийоми управління проектами для надання керівникам послуг в області планування, складання графіків, відслідкування звітності та темпів виконання робіт.
2) Забезпечення взаємодопомоги і найкращого використання ресурсів проекту.
3) Забезпечення керівників проекту і компаній, які здійснюють проект, вичерпною інформацією, яка дає можливість контролювати хід виконання проекту, його пріоритети та забезпечення ресурсами.
Адміністратор проекту рівноправний з керівником проекту (непідзвітний йому). Він підтримує робочі відносини з усіма учасниками проекту. Адміністратор має свій допоміжний персонал - помічників, секретарів, референтів.
Показником успішної роботи адміністратора є задоволеність керівників компанії станом звітності. Використовуючи інформацію адміністратора, вони можуть ефективно контролювати проект і приймати по ньому обґрунтовані рішення.
Рішення про необхідність використання при здійсненні проекту і Керівника (проект-менеджера) і Адміністратора приймається вищим керівництвом компанії, і залежить від його професійного підходу і традицій компанії.
Питання для обговорення
1. Що таке проект? Які різновиди проектів Ви знаєте?
2. Які ознаки відрізняють проекти від інших планів, програм?
3. Що таке управління проектами? В чому полягає об'єктивна необхідність управління проектами?
4. Що таке елементи системи управління проектами, їх склад і взаємозв’язок ?
5. Які основні умови управління проектами?
6. Які основні цілі управління проектами?
7. Які підходи до управління використовуються для досягнення цілей проектів? Дайте коротку характеристику.
8. Назвіть функції управління проектами. Проаналізуйте їх.
9. Які проекти Ви здійснювали у Вашому житті? Чи завжди вони завершувалися успішно?
10. Чи належить реконструкція підприємства, виведення на ринок нового продукту до проектної діяльності? Обґрунтуйте свою відповідь.
Тема 2. ОБҐРУНТУВАННЯ ПРОЕКТУ
2.1. Розробка концепції проекту
2.2. Структура проектного аналізу
2.3. Прогнозування ефективності проекту
Ключові поняття: ідея проекту, попередні дослідження, додаткові дослідження, передпроектне дослідження, технічна можливість виконання проекту, економічна можливість виконання проекту, техніко-економічний аналіз, фінансовий аналіз, загальноекономічний аналіз, оцінка ефективності проекту.
2.1. Розробка концепції проекту
Кожна ділова людина, інвестор або менеджер, які вирішили створити свій проект, повинні насамперед поставити собі такі запитання:
в який проект вигідно вкласти кошти?
скільки цих коштів буде потрібно?
коли вкладені кошти почнуть приносити прибуток?
який прибуток на вкладені кошти можна очікувати?
яка характеристика проекту?
де взяти гроші на проект? (якщо ви талановитий менеджер, а грошей на проект немає?)
Такі запитання і пошук відповідей на них і складають суть роботи по створенню концепції проекту.
Концепція проекту - це попередній план впровадження бізнес-ідеї проекту, який надається керівнику підприємства або потенційному інвестору з метою оцінки перспективності цієї бізнес-пропозиції. Метою оцінки є відбір з декількох альтернативних проектів найбільш перспективних.
Процес формування концепції та її обґрунтування починається на початковій фазі проекту, який передбачає:
- обґрунтування цілей проекту на основі вивчення ринку та аналізу виробничих можливостей;
попередню оцінку капітальних витрат на проект та прогноз оборотного капіталу;
оцінку тривалості проекту;
прогноз збільшення капіталу від реалізації проекту;
визначення джерел та розмірів фінансування;
визначення основних характеристик проекту тощо.
Стадія підготовки проекту поділяється на два етапи — попередня оцінка та додаткові дослідження, яка передбачає наступні етапи:
формування інвестиційного задуму (ідеї) проекту.
попередні дослідження інвестиційних можливостей.
Формування ідеї проекту починається з її появи, яка може бути обумовлена наступними причинами:
незадоволений попит,
надлишок ресурсів,
ініціатива підприємця (або допитливого ініціативного менеджера),
відповідна реакція на політичний тиск,
інтереси кредиторів,
поява виняткової нестандартної ситуації.
Такі ж причини відображають і основні цілі проекту.
Далі ідея проходить експертну оцінку і якщо вона схвалена, необхідно визначити перелік відомостей, які знадобляться для розробки проекту, а саме:
детальний та усебічний маркетинг,
інженерно-геологічні дослідження,
оцінка оточуючого середовища і місцевих джерел сировини,
соціально-культурна і професіональна характеристика населення.
Наступним кроком повинно бути оформлення аналітичної записки, в якій викладено суть проекту за наступними аспектами:
цілі проекту;
основні особливості і альтернативи проекту;
організаційні, фінансові, політичні і інші проблеми, які необхідно в подальшому вирішити;
необхідні заходи по розробці проекту.
Менеджерам необхідно знати основні критерії здійсненності ідеї проекту, а саме:
технологічна здійсненність;
довгострокова життєздатність;
економічна ефективність;
політична, соціальна, економічна та етична прийнятність;
організаційно-адміністративна забезпеченість.
При попередньому дослідженні інвестиційних можливостей необхідно дотримуватися таких основних стадій:
вивчення прогнозів економічного та соціального розвитку регіону, в якому здійснюється проект;
формування інвестиційного задуму інвестора проекту і вивчення умов для його здійснення;
передпроектні обґрунтування інвестицій в будівництво і вибір проекту;
підготовка декларації про наміри;
розробка попереднього плану проекту;
вибір та узгодження місця розташування об‘єкту;
екологічне обґрунтування проекту і його експертиза;
попередні інвестиційні рішення і завдання на розробку техніко-екологічного обґрунтування інвестицій.
В процесі вивчення і аналізу прогнозів розвитку регіону вивчають:
галузеві прогнози, містозабудівні прогнози;
генеральну схему розселення, природокористування та розміщення виробничих ресурсів і сил;
генеральні плани міст та інших населених пунктів;
територіальні комплексні схеми охорони природи і природокористування;
прогнози ділової активності іноземних та вітчизняних компаній в регіоні;
документи державного регулювання інвестиційної діяльності.
В процесі підготовки задуму інвестора необхідно детально проаналізувати наступні фактори:
природні ресурси;
попит на продукцію і послуги проекту;
стан експорту та імпорту;
вплив оточуючого середовища;
можливості кооперації із суміжниками;
можливості розширення і модернізації виробництва;
загальний інвестиційний клімат;
якість і вартість продукції;
можливі території під забудову.
Задум інвестора потрібно реалізувати у вигляді завдання (або вихідних даних) на розробку передпроектних обґрунтувань інвестицій в будівництво і в формі “Декларації про наміри”.
Декларація про наміри повинна містити такі дані:
інвестор (замовник), його адреса і реквізити;
місцезнаходження об‘єкту;
всебічна характеристика об‘єкту;
обґрунтування необхідності наміченої діяльності;
потреба в ресурсах при будівництві та експлуатації об’єкту;
перелік основних споруд та їх будівельна характеристика;
транспортне забезпечення;
можливий вплив на оточуюче середовище;
джерела фінансування;
терміни запланованого будівництва.
Цей етап проект-менеджер готує разом з проектним інститутом (за окремим договором), з інвестором (замовником), зацікавленими юридичними особами та спеціалістами із консалтингової фірми.
За результатами позитивного розгляду “Декларації про наміри” замовник приймає рішення про розробку “Обґрунтування інвестицій в будівництві”. Матеріали цих обґрунтувань направляються на відзив у відповідний орган виконавчої влади для оформлення “Акту вибору ділянки”.
В загальному випадку в склад “Обґрунтувань” включають такі дані:
вихідні дані;
продуктивність підприємства, номенклатуру його продукції;
основні технічні рішення;
забезпеченість підприємства ресурсами;
місце розміщення підприємства;
основні будівельні дані;
оцінка впливу на оточуюче середовище;
кадри і соціальний розвиток;
ефективність інвестицій;
висновки та пропозиції.
Цей етап виконується під керівництвом замовника (інвестора) проектною організацією або спеціалізованою консалтинговою фірмою.
Результат цього етапу - оцінка життєздатності проекту, висновки по матеріалах обґрунтувань і документи для прийняття попереднього інвестиційного рішення.
Для оцінки життєздатності проекту порівнюють варіанти проекту з точки зору вартості, термінів реалізації та прибутковості. Життєздатність проекту оцінюють з допомогою аналізу комерційної ефективності варіантів проекту, яку розраховують економісти по спеціальній методиці.
Концепцію проекту доводиться розробляти іще тоді, коли команда проекту ще не сформована. Як правило, цю роботу виконує спеціально створена замовником група, яка в більшості випадків складається із:
спеціалістів по маркетингу, які повинні дати відповідь на запитання: скільки і по якій ціні можна продати продукцію проекту;
виробників, які повинні оцінити ймовірну вартість продукції та вимоги до сировини;
фінансистів, які оцінюють витрати на проект і визначають основні джерела і розміри фінансування;
спеціалістів, які збирають інформацію про оточення проекту, законодавчих і нормативних актах і т.п., яка має суттєве значення для проекту.
Перед групою, яка зайнята розробкою концепції проекту, стоять наступні завдання:
збирання інформації, на основі якої будуть прийматися рішення - бути проекту чи не бути;
аналіз пропозицій на базі зібраної інформації, для чого створюється експертна система, яка дозволяє оцінити альтернативні ідеї проекту і виключити свідомо несприйнятливі варіанти;
підготувати рекомендації по прийняттю рішень замовником проекту, після чого як правило залишають для подальшого розгляду 2-3 варіанти.
В період роботи цієї групи замовник проекту проводить обговорення ходу розробки концепції проекту з членами групи і при необхідності з зовнішніми експертами-консультантами.
У заключних проектних дослідженнях, на основі яких приймаються інвестиційні рішення, використовують елементи попередніх етапів аналізу. Як правило, заключні дослідження складаються з таких частин: техніко-економічний аналіз, фінансовий аналіз та загальноекономічний аналіз.
При проведені техніко-економічного аналізу розглядаються питання технічних можливостей, питання ринку збуту та закупівель, потреб матеріалів з урахуванням використовуваної техніки тощо, при цьому враховується потреба в додатковій інформації з боку потенційних партнерів та інвесторів.
Фінансовий аналіз може складатися з таких етапів:
спільне представлення потоків надходжень та виплат проекту;
представлення джерел фінансування (власний та позиковий капітал);
складання планових балансів для зовнішнього представлення, планування ліквідності;
розрахунок економічної ефективності;
оцінка проекту за допомогою стандартних критеріїв інвестиційних розрахунків.
Загальноекономічний аналіз включає опис загальної економічної ситуації, спільне представлення витрат та вигод проекту, які торкаються національних економічних суб'єктів, переоцінку витрат та результатів за національно-економічними критеріями тощо.
Необхідно здійснити екологічну та соціальну експертизу майбутнього проекту та зробити загальні висновки. Екологічна експертиза дозволяє оцінити вплив проекту на навколишнє середовище за такими напрямками:
забруднення повітряного басейну, ґрунтів та водойм; зниження біологічної різноманітності; перевезення, використання або віддалення небезпечних чи токсичних відходів; засоленість та заболоченість земель. Соціальна експертиза дозволяє визначити масштаби впливу проекту на соціальне середовище, вигоди, які отримують мешканці регіону від реалізації проекту, а також можливий негативний вплив проекту на населення.
Проект може вважатися вивіреним і готовим для передачі на стадію детальної розробки та реалізації за дотримання таких умов:
проведено відбір альтернативних варіантів проекту, визначено основні переваги та недоліки;
ідентифіковано основні організаційні й політичні проблеми, які можуть вплинути на долю проекту, і визначено як вони можуть бути розв'язані;
визначені очікувані вигоди й витрати, можливий ризик та шанси реалізації;
існує цілковита підтримка як влади, так і інших учасників проекту.