1.4. Життєвий цикл проекту, його оточення та структуризація проекту
Кожному проекту притаманні наступні загальні властивості:
Проект виникає, існує і розвивається в певному оточенні, яке називається зовнішнім середовищем.
Склад проекту не залишається незмінним в процесі його реалізації (здійснення) і розвитку: в ньому можуть появлятися нові елементи або ж з нього можуть усуватися деякі зайві елементи.
Проект, як і всяка інша система, може бути розділений на окремі елементи, між якими підтримуються певні необхідні зв’язки.
Схематичне зображення проекту та його оточення приведено на рис. 1.5.
Рис. 1.5. Проект і його зовнішнє середовище
Таким чином, проект від початку зародження до ліквідації знаходиться у постійній взаємодії із зовнішнім середовищем.
Життєвим циклом проекту називається проміжок часу між моментом його задуму і моментом його ліквідації (закінчення).
Слід відмітити, що для різних учасників проекту події “початок проекту - кінець проекту” будуть різними. Наприклад, для інвесторів початок проекту пов’язаний з вкладенням коштів у підприємство. Закінченням проекту буде вилучення об’єкту з експлуатації та припинення отримання прибутку від вкладених коштів. Для інших учасників та виконавців його закінченням буде припинення виконання окремих етапів робіт.
Життєвий цикл проекту розбивають на фази (етапи, стадії).
Факт початку здійснення проекту і факт його ліквідації оформлюється офіційним документом (актом, протоколом і т.і.).
Для кращого розуміння значення кожної фази життєвого циклу проекту менеджерам необхідно чітко уявляти час і трудомісткість кожної фази проекту. Це наглядно показано на рис. 1.6.
Кожна фаза проекту може розділятися на підфази (підетапи) і в залежності від складності і специфіки проекту має свою назву.
Наприклад, орієнтовна тривалість основних фаз життєвого циклу проекту складає:
житлові багатоквартирні будинки:
концептуальна фаза - 1-4 роки,
робоче проектування - 1-3 роки,
будівництво (реалізація проекту) - 1-4 роки.
автомобільні шляхи і гавані:
концептуальна фаза - 1,5-10 років,
робоче проектування - 1-4 роки,
будівництво (реалізація проекту) - 1-3 роки.
Структура проекту являє собою “дерево” орієнтованих на продукт компонентів, які представлені устаткуванням, роботами, послугами та інформацією, отриманими в результаті реалізації проекту.
Коротше кажучи, структура проекту - організація зв’язків та взаємовідносин між його елементами.
Процес структуризації проекту можливо представити у вигляді послідовності дій, показаних на рис. 1.8.
Структура проекту визначає продукцію, яку необхідно розробити або продуктувати, зв’язувати елементи роботи, яку необхідно виконати - як між собою, так і з кінцевою метою проекту.
По відношенню до реальних проектів структура розподілу проекту повинна поєднувати розподіл на:
Рис. 1.6. Принципова схема чергування фаз реалізації проекту
Рис. 1.7. Витрати по фазах життєвого циклу.
Рис. 1.8. Етапи планування та розбивки проекту
компоненти продукції проекту,
етапи життєвого циклу,
елементи організаційної структури.
До основних задач структуризації проекту відносять наступні:
розбивка проекту на окремі блоки, які піддаються управлінню;
розподіл відповідальності за різні елементи проекту;
максимально точна оцінка необхідних витрат засобів, часу і матеріальних ресурсів;
створення єдиної бази для планування, складання кошторису та контролю за витратами;
узгодження робіт по проекту з системою ведення рахунків в компанії;
перехід від загальних цілей до більш конкретних задач, які виконуються підрозділами компанії;
визначення компонентів робіт (підрядів).