6.5. Роботи на етапі завершення проекту.
Етап завершення проекту передбачає експлуатаційні випробування, закриття контракту та здачу об’єкта замовнику. Проект може бути завершений після виконання всіх його робіт і як наслідок рішення про їх припинення. Мета експлуатаційних випробувань — одержати дані, що характеризують рівень результатів, досягнутих при виконанні робіт з реалізації проекту. Під час цих випробувань виявляють фактичні характеристики роботи устаткування, що підтверджують або спростовують доцільність вибраної технології. Під час експлуатаційних випробувань порівнюють реальні експлуатаційні характеристики проекту із запланованими показниками і виявляють розбіжності між ними; виявляють причини розбіжностей, розроблюють заходи з їх усунення і організовують відповідні роботи.
Для ефективного проведення експлуатаційних випробувань їх необхідно ретельно підготувати, спланувати і скоординувати. Цю роботу організовує й виконує координатор робіт з експлуатаційних випробувань під керівництвом проект-менеджера. Для планування й організації експлуатаційних випробувань складають графік їх здійснення. Вимоги до експлуатаційних випробувань визначаються гарантійними угодами між виконавцем (підрядчиком), постачальниками та замовником. Здійснення цих випробувань забезпечує захист прав усіх сторін проекту. Складається таке випробування з перевірки відповідності встановленого устаткування проекту; спостереження за його випробуваннями, початком робіт і впровадженням устаткування в експлуатацію; визначення відповідності вихідної сировини, яку використовують у процесі випробувань; визначення часу й умов випробування; встановлення при випробуванні відповідності змонтованого устаткування його паспортним даним; усунення невідповідностей проекту.
На експлуатаційні випробування істотно впливають будь-які недоробки й неполадки, тому необхідно щодня вносити інформацію про випробування до спеціального журналу, у якому фіксують також будь-які відхилення від запланованих показників. Цей журнал передають користувачу, тому що така інформація може стати йому у пригоді для подальшої роботи (на фазі експлуатації).
За результатами експлуатаційних випробувань складають звіт, де містяться реквізити організації, що здійснює випробування; назву технологічного процесу, який має бути випробуваний; мету випробування; порівняння фактичних і запланованих результатів; рекомендації за підсумками випробувань. До звіту додається щоденна інформація про випробування. Результати випробувань є підставою для передання підрядчиком відповідальності за об’єкт замовнику.
Останнім етапом завершення проекту є закриття контракту й підписання відповідних документів (здача об’єкта замовнику). Основні етапи закриття контракту — перевірка фінансової звітності, завершення невиконаних зобов’язань, паспортизація й остаточні розрахунки. Гарантійне обслуговування так само є етапом завершення проекту, який здійснюють після здачі об’єкта замовнику на основі гарантійних зобов’язань.
Перевірка фінансової звітності стосується звітності замовника й підрядчика. Перевірка звітності замовника передбачає перевірку повноти виписування фактури на сумарний обсяг завершених робіт; узгодження отриманих платежів із поданими рахунками-фактурами; перевірку наявності документації за змінами; контроль відрахувань замовника. Перевірка звітності виконавця охоплює перевірку платежів постачальникам і субпідрядчикам, а також відповідності суми замовлених закупівель за документами постачальників; виявлення прострочених платежів постачальнику; підтвердження відрахувань.
Результатом такої перевірки є дані для підготовки остаточних фінансових звітів за проектом.
Паспортизація — один із важливих елементів організації закриття контракту. Для її здійснення необхідно надати відповідну документацію, наприклад ту, що характеризує технічні умови використовуваної сировини й матеріалів. Це можуть бути сертифікати, тому що ними атестують продукцію. Усю документацію передають замовнику для реєстрації. У разі правильного управління проектом питання паспортизації вирішуються своєчасно, а не тільки на етапі закриття контракту.
Невиконані зобов’язання. Керівник проекту до закриття контракту повинен вирішити всі спірні питання за допомогою переговорів. Може бути також прийняте рішення про те, що окремі елементи проекту не будуть виконані. Остаточне рішення про виконання невиконаних зобов’язань приймає замовник.
Визначені на початку проекту обсяги робіт можуть виявитися надмірними у зв’язку зі змінами в контракті. Невиконані зобов’язання необхідно виявляти протягом усього періоду виконання контракту, і їх треба виконувати своєчасно, а не тільки на етапі закриття контракту, щоб уникнути зайвих витрат і нераціонального використання ресурсів. У результаті перевірки невиконаних зобов’язань визначають обсяги робіт, що не потребують додаткових зусиль і готових до закриття, а також робіт, що потребують завершення для виконання договірних зобов’язань. На етапі завершення проекту його керівник витребує в замовника перелік розбіжностей і недоліків, які необхідно усунути до приймання робіт. Цей перелік перевіряють на відповідність договірним зобов’язанням.
Гарантійне обслуговування об’єкта здійснюють після закриття контракту не проектною командою, а відповідною функціональною групою, якій передають технічну інформацію, креслення, устаткування, інструменти, засоби навчання, посібники з експлуатації, результати випробувань, відповідну документацію фірм-постачальників. Керівник проекту може залишатися головною особою й на цьому етапі. Умови гарантійного обслуговування зазначені в контракті. Приймання-здачу завершеного проекту (завершеного будівництвом об’єкта) оформлюють актом встановленої форми.
Питання для обговорення
Що таке контроль за виконанням проекту? З якою метою він проводиться?
2. Що є предметом та об’єктами контролю?
3. Які етапи включає в себе процес проведення контролю?
4. Які основні види контролю Ви знаєте? Коли вони проводяться?
5. Які основні завдання бюджетного контролю?
6. Які показники використовують для контролю виконання бюджету?
7. Як проводиться контроль виконання календарних планів?
8. Як та для чого складається звітність у системі контролю проектів?
9. Які вимоги ставляться до підготовки звітів та що є джерелами інформації?
10. Які методи та показники використовують для аналізу реалізації та виконання проекту?
Тема 7. УПРАВЛІННЯ РИЗИКАМИ ПРОЕКТІВ
7.1. Сутність і класифікація ризиків проектів
7.2. Причини виникнення та чинники впливу на динаміку ризиків
7.3. Основні методи аналізу ризиків
7.4. Оцінка та управління прибутком інвестиційних проектів за критерієм беззбитковості
7.5. Оцінка ризику інвестиційних проектів з урахуванням граничних шансів менеджера
7.6. Способи зниження ризиків проектів
Ключові поняття: ризик, виробничий ризик, фінансовий ризик, інвестиційний ризик, динамічний ризик, статистичний ризик, внутрішні ризики, зовнішні ризики, аналіз ризиків, страхування ризиків, часткові ризики.
7.1. Сутність і класифікація ризиків проектів
Розробка та реалізація проектів здійснюється за умов невизначеності й конфліктності, що породжуються змінами стану як внутрішнього так і зовнішнього середовищ, які обумовлюють можливість виникнення в ході реалізації проекту несприятливих умов, ситуацій та наслідків.
Урахування невизначеності, конфліктності й породжуваного ними ризику, як економічної категорії, є однією з магістральних ліній розвитку економічної теорії другої половини ХХ ст., і особливо гостро стосується актуальної проблеми сьогодення – управління проектами.
Невизначеність і конфліктність внутрішнього та зовнішнього середовища в процесі управління ризиками проектів безпосередньо пов’язані з відсутністю повної та достовірної інформації про умови їх реалізації.
В ринковій економіці ризик є невід'ємним атрибутом господарювання. Невизначеність приводить до того, що уникнути ризику неможливо. Але це не значить, що слід шукати такі рішення, в яких завчасно відомий результат, вони, як правило, неефективні. Необхідно навчитися передбачати ризик, оцінювати його розміри, планувати заходи щодо його запобігання. Ризик є складною економічно-управлінською категорією, при визначені якої має місце ряд протиріч.
Фактори невизначеності, конфліктності та породженого ними ризику необхідно враховувати в розрахунках ефективності якщо при різних можливих умовах реалізації витрати і результати по проекту різні.
При оцінці проектів найбільш істотними є наступні види невизначеності, конфліктності й обумовленого ними ризиків:
1) Ризик, пов‘язаний з нестабільністю економічного законодавства і поточної економічної ситуації в країні.
2) Зовнішньоекономічний ризик - обмеження по торгівлі, закриття кордонів і т.п.
3) Невизначеність економічної ситуації.
4) Недостатність або неточність інформації про параметри нової техніки і технології.
5) Коливання ринкової кон‘юнктури, цін, валютних курсів.
6) Виробничо-технологічний ризик (аварії, браки, недопостачання сировини).
7) Невизначеність цілей, інтересів і поведінки учасників проекту.
8) Неповнота і неточність інформації про фінансовий стан підприємств - учасників проекту.
Що стосується будівельних проектів, то виділяють такі види ризиків:
1) Помилки в проектно-кошторисній документації.
2) Недостатня кваліфікація спеціалістів.
3) Форс мажорні обставини - природні, політичні, цінові.
4) Непередбачені затримки поставок.
5) Низька якість вихідних матеріалів, сировини, устаткування.
6) Розрив контракту.
Найбільш розповсюдженою характеристикою ризику є загроза або небезпека виникнення невдач в тій чи іншій діяльності, небезпека виникнення несприятливих наслідків, змін зовнішнього середовища, які можуть викликати втрати ресурсів, збитки, а також небезпеку від якої слід застрахуватись.
За джерелами виникнення ризики класифікуються на:
- політичні;
- господарські;
- форс-мажорні.
Політичні ризики обумовлені:
- ризиком зміни державного устрою, частими змінами уряду;
- нестабільністю політичної влади;
- неадекватністю політичних рішень.
Господарські ризики можуть включати:
- ризик зміни податкового законодавства;
- ринковий ризик (відсутність попиту на товари та послуги);
- ризик капітальних вкладень (інфляція);
- ризик зміни цін постачальників;
- ризик затримки платежів за реалізовану продукцію;
- ризик неадекватного менеджменту тощо.
Форс-мажорні обставини включають:
- ризики землетрусу, повені, бурі, урагану, ін. стихійних лих;
- ризики виникнення міжнаціональних конфліктів;
- ризик втрати майна при пожежі.
Інвестори повинні бути впевненні, що прогнозованих доходів від проекту вистачить для покриття витрат, виплат заборгованостей та забезпечення окупності капіталовкладень. Мова йде про ризик нежиттєздатності проекту.
Управління ризиком проектів – це процес реагування на події та зміни ризиків в процесі виконання проекту.
При цьому важливим є проведення моніторингу ризиків. Моніторинг ризиків включає контроль ризиків протягом всього життєвого циклу проекту. Якісний моніторинг ризиків забезпечує управління інформацією, яка допомагає приймати ефективні рішення до настання ризикових подій. Модель організації робіт по управлінню ризиком представлена узагальненою блок-схемою на рис. 7.1.
Велика доля позикового капіталу при здійсненні проектів підвищує ризик порушення принципу ліквідності підприємства, тобто існує фінансовий ризик. Взагалі, фінансовий ризик поділяють на ризик ліквідності та ризик рентабельності. Договірні виплати платежів по кредиту, як правило, необхідно проводити і тоді, коли проект здійснюється не так успішно, як було заплановано. Результатом може бути ліквідація проекту, продаж за безцінь майна та втрата власного капіталу. При фінансуванні власним капіталом можна припинити виплату дивідендів та заплановані погашення аж до покращення ситуації з ліквідністю.
З іншого боку, отримання додаткового капіталу підвищує рентабельність власного капіталу. Це виникає тоді, коли проценти за додатковий сторонній капітал менші від прибутку від капіталу. Частіше не можливо взагалі відмовитись від використання в проекті стороннього капіталу, так як не вистачає прибутків для покриття витрат на необхідні інвестиції. Якщо отримані кошти зі сторони не ведуть до збільшення прибутку, то може скластися ситуація, коли рентабельність власного капіталу значно зменшується і в екстремальному випадку можна втратити і власний капітал. Навіть успішні проекти не можуть бути захищені від коливань. Тому планові щорічні доходи від проекту повинні перекривати максимальні річні виплати по заборгованості. При цьому для зниження ризику, який має назву ризик несплати заборгованості, формують резервний фонд, як можливість додаткового фінансування проекту, шляхом відрахувань визначеного відсотку від реалізації продукції проекту.
Податковий ризик включає: неможливість використати по тих або інших причинах податкові пільги, встановлені законодавством; зміну податкового законодавства та рішення податкової служби, які знижують податкові переваги.
Рис.7.1. Узагальнена блок-схема процесу управління ризиком
Інвесторів хвилює і ризик додаткових витрат, які пов’язані з несвоєчасним завершенням будівництва проекту через інфляцію, коливань курсів валют, екологічних проблем. Тому перед початком будівництва учасники проекту повинні прийти до згоди відносно гарантій його своєчасного завершення.
Ризик непередбачених змін вартісних оцінок проекту в результаті зміни початкових управлінських рішень, а також змін ринкових та політичних обставин носить назву динамічного. Зміни можуть привести як до втрат, так і до додаткових доходів.
Ризик втрат реальних активів внаслідок нанесення збитків власності та незадовільної організації називається статичним. Цей ризик призводить лише до втрат.
Виходячи з певної ймовірності виникнення небажаних ситуацій, необхідно побудувати діяльність таким чином, щоб зменшити ризик і пов’язані з ним втрати в майбутньому.
Необхідно також провести аналіз чутливості проекту. Він полягає в тому, що крім прогнозованих фінансових результатів, розрахованих для базового варіанту, виконується розрахунок ще для декількох екстремальних випадків:
- розрахунок за найгіршим сценарієм – коли зовнішні фактори максимально заважають здійсненню проекту;
- розрахунок за найкращим сценарієм – коли зовнішні фактори максимально сприяють здійсненню проекту.
За найгіршого сценарію реалізації проекту, повинна бути забезпечена прибутковість, яка гарантує виконання зобов’язань перед кредиторами або партнерами.