Документация, её сущность, значение и классификация

Одно из требований бухгалтерского учёта – обязательное документальное оформление всех хозяйственных документов осуществляют сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными операциями.

Документ (лат. documentum - свидетельство) – это письменное свидетельство о совершённой хозяйственной операции или о целесообразности и праве на её осуществление.

Первичный учётный документ – это документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент её совершения или непосредственно после её совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счета бухгалтерского учёта. В нём устанавливается ответственность отдельных исполнителей за выполнение ими хозяйственных операций.

Основные требования к содержанию и форме первичных документов изложены в статье 9 «Первичные учётные документы» Закона Республики Беларусь « О бухгалтерском учёте и отчётности».

Учётные документы должны заполняться на типовых бланках установленной формы со всеми необходимыми реквизитами. Обязательными реквизитами (показателями) документа являются: дата и место его составления; предприятие или его структурное подразделение; содержание хозяйственной операции; количественное и денежное измерение хозяйственной операции; наименование должностей, фамилии и личные подписи или иные признаки, машинные знаки, символы, однозначно идентифицирующие личность участников хозяйственной операции. В зависимости от хозяйственных операций и способа получения документа в него включаются и другие реквизиты.

Первичные документы могут составляться на бухгалтерских и машинных носителях информации.

Лица составлявшие и подписавшие первичный бухгалтерский документ, несут ответственность за достоверность содержащихся в нём данных. Внесение поправок, не подтверждённых заново всеми участниками хозяйственной операции, подписавшими документ, не допускается. В банковских и кассовых документах исправления вообще не допускаются.

На основании первичных документов делаются записи в учётных регистрах: журналах, ведомостях, книгах и др.

Порядок заполнения каждой из форм первичных документов, составление сводных регистров учёта устанавливаются и доводятся каждому ответственному исполнителю на основе плана документооборота в виде должностных инструкций.

Первичные бухгалтерские документы, а также учётные регистрации и формы бухгалтерской отчётности должны храниться в специальных помещениях (архивах), либо непосредственно в бухгалтерии предприятия в сейфах или специальных шкафах.

Изъятие первичных бухгалтерских документов у предприятий может производиться только органами дознания, предварительного следствия, налоговой инспекции, прокуратуры и милиции. Изъятие оформляется протоколом. Копия протокола под расписку вручается соответствующему должностному лицу предприятия. С разрешения и в присутствии представителей органов производящих изъятие можно снять копию с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия.

В случае пропажи или гибели первичных бухгалтерских документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию причин отсутствия документов. Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждённый руководителем.

Все первичные бухгалтерские документы принято классифицировать по ряду признаков. По назначению различают: распределительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные документы.

К распределительным относят документы, которые содержат указание, распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции: приказы, распоряжения, платёжные требования и поручения, и др.

К оправдательным (исполнительным) документам относятся совершения хозяйственной операции. Например: акты приёма-передачи и акты выбытия основных средств, авансовые отчёты материально-ответственных лиц и др.

Документы бухгалтерского оформления составляются в тех случаях, когда для записей хозяйственных операций нет других специальных документов. Это: бухгалтерские справки, справки-расчёты, ведомости, акты и др.

К комбинированным относят документы, которые содержат в себе элементы распределительных и исполнительных документов. Например: путевые листы автомобилей, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты и др.

По способу использования документы бывают разовые и накопительные. В разовых первичных документах оформляют одну или несколько хозяйственных операций за один приём. Это: наклодные на поступление и отпуск материальных ценностей, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры и др. Накопительные документы используются для оформления однородных хозяйственных операций за определённый период времени по мере их совершения. Это лимитно-заборные карты по отпуску материлов, наряды, рапорта и др. документы по учёту отработанного времени, выработки и заработной платы.

По способу отражения и обобщения учётной информации документы бывают первичные и сводные. Первичные документы составляются на каждую хозяйственную операцию в момент её совершения. Это документы предназначенные для отражения операций по поступлению и отпуску материалов, отгрузке продукции, разовых выплат через кассу и др. На основании первичных документов при необходимости составляют сводные документы, также как: расчётно-платёжные ведомости, отчёты материально-ответственных лиц, различные накопительные ведомости.

По количеству позиций (строк) документы подразделяются на однострочные и многострочные.

По месту составления (заполнения) различают внутренние и внешние документы. Внутренние документы например, требование-наклодная на отпуск материальных ценностей заполняется и используется на предприятии, где его составляли. Внешние документы также, как товарно-транспортные наклодные, поступают от других организаций вместе с материальными ценностями.

По форме и значимости различают унифицированные (типовые) и специализированные документы. Типовые формы бланков документов разрабатываются и тиражируются государственными органами в виде специальных альбомов. В настоящее время большинство используемых первичных бухгалтерских документов являются типовые. И только части документов, например по учёту выработки выпущенной готовой продукции в отдельных отраслях экономики являются специализированными для отдельных предприятий. Работа по унификации и стандартизации первичной учётной документации, в т.ч. для целей автоматизированной обработки информации, продолжается.

По способу заполнения различают документы оформляемые в ручную и документы созданные либо заполненные с помощью средств вычислительной техники.

По воспроизведению информации различают подлинники (оригиналы) документов, их копии и выписки из документов (например, фрагменты протоколов, резолюции, решения).

По срокам хранения различают документы с текущими (ограниченными) сроками хранения и документы постоянного хранения, также как уставы организаций.

Рассмотрим признаки классификации первичных бухгалтерских документов приведённые на рис. ___