1. Сущность и значение первичного учёта.

2. Документация, её сущность, значение и классификация.

3. Документооборот и его организация.

Сущность и значение первичного учёта

Важным элементом метода бухгалтерского учёта является наблюдение. Основная цель наблюдения – убедиться в том, что объект учёта или изменения в его составе, объёме, качестве и т. п. действительно имели место. Наблюдение в бухгалтерском учёте ведётся за теми объектами, которые составляют его предмет – основными средствами, материалами, средствами в процессе производства, денежными средствами, в т.ч. средствами в расчётах и др.

В бухгалтерском учёте для целей наблюдения используют два специфических способа или примера – это документация и инвентаризация.

Для ведения наблюдения всё имущество предприятия, включая денежные средства в кассе, закрепляется или передаётся на ответственное хранение и целевое использование конкретным должностным (материально-ответственным) лицам. Эти сотрудники не только отвечают за сохранность средств, но и обязаны каждый случай поступления, отпуска, выбытия или использования средств, оформлять соответствующим первичным документам.

Наблюдение за фактом совершения хозяйственной операции, количественное измерение изменений в составе средств или их источников и последующее составление документа в совокупности - представляют собой первичный учёт.

Первичный учёт представляет собой единый, повторяющийся во времени, организованный процесс сбора, измерения, регистрации, накапливания, хранения, передачи и первоначальной обработки информации.

Современные средства вычислительной техники позволяют не только обрабатывать информацию поступающую в ЭВМ и получать на её основе машинные регистры учёта, взамен традиционных ручных, но и производить сбор, измерение, регистрацию и передачу информации с мест её возникновения в места её централизованной обработки. Для этого используются специальные счётчики, датчики, устройства ввода и передачи информации.

В условиях автоматизированной обработки информации данные первичного учёта используются для создания и ведения автоматизированного банка данных.

Значение первичного учёта в общей системе хозяйственного учёта весьма велико и состоит в следующем:

• первичный учёт является основным источником первичной информации для всех видов хозяйственного учёта: бухгалтерского, статистического, оперативно-технического, а также используется для анализа производственно-хозяйственной, коммерческой и финансовой деятельности предприятия, для определения его места и поведения на рынке товаров, работ и услуг;

• данные первичного учёта используются для осуществления контрольно-ревизионной работы и аудиторских проверок;

• информация первичного учёта используется при планировании и прогнозировании деятельности предприятия, при определении его финансового состояния и положения в рыночной экономике;

• информация первичного учёта является основой для создания автоматизированного банка данных, необходимого для формирования систем свободных экономических показателей и показателей отчётности, реализуемых в подсистемах бухгалтерского учёта, анализа, материально-технического снабжения и др.;

• так как данные первичного учёта являются основой информации бухгалтерского, оперативно-технического и статистического учёта от их достоверности, сроков получения, обработки и систематизации зависят правильность и обоснованность принимаемых управленческих решений, ориентированных на изменяющуюся рыночную ситуацию.

Учётная бухгалтерская документация должна отвечать следующим основным требованиям:

• быть точной, т.е. соответствовать фактически производственным хозяйственным операциям по их характеру, коммерческому и денежному выражению;

• простой и доступной для понимания и использования, как учётному персоналу предприятия, так и другим потенциальным пользователям (работникам налоговых органов, банков, учредителям и т.д.);

• своевременно оформленной;

• рациональной, т.е. эффективно без лишних затрат составленной и оформленной.

В условиях использования ЭВМ для целей учёта документация должна также отвечать ряду специфических требований (наличие специальных знаков для кодовых обозначений, выделение зон и реквизитов подлежащих переносу на машинные носители и др.).

Практика показывает, что достоверность исходных первичных данных во многом зависит от способа её регистрации, передачи и систематизации. Точность исходной информации значительно повышается при использовании прогрессивных технических средств для её подсчёта, измерения и регистрации. Однако уровень автоматизации процессов сбора и регистрации информации, даже на предприятиях использующих современные персональные ЭВМ пока весьма низок.

Основными причинами этого являются:

• большой объём информации, подлежащей регистрации, т.к. даже на небольших предприятиях он составляет сотни тысяч показателей;

• большое количество мест возникновения и регистрации информации;

• технические сложности процессов регистрации и отобрания информации;

• высокая стоимость технических средств отображения и передачи информации;

• недостаточная методологическая и нормативная основа процессов автоматизированного сбора и передачи информации.

Подсчитано, что затраты предприятия на первичный учёт составляют 40-60% общих затрат времени на обработку информации, поэтому весьма важным представляется уменьшение этих затрат и тем самым ускорение и удешевление процессов учёта. При использовании ЭВМ этого можно достичь за счёт:

• унификация и стандартизация первичных документов;

• идентификация унификация однородных учётных показателей;

• сокращения и изъятия из первичных документов постоянных реквизитов и нормативно-справочных данных, запись их в память ЭВМ;

• замена бумажных первичных документов машинными носителями информации;

• обеспечение мест возникновения и регистрации информации техническими средствами, её восприятия, регистрации и передачи;

• внедрение комплексных интегрированных автоматизированных систем обработки информации, включая подсистемы бухгалтерского учёта и анализа на основе использования сетей ЭВМ.