2 По способу использования документы бывают
− разовые
−накопительные.
В разовых первичных документах оформляют одну или несколько хозяйственных операций за один приём. Это: накладные на поступление и отпуск материальных ценностей, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры и др.
Накопительные документы используются для оформления однородных хозяйственных операций за определённый период времени по мере их совершения.
Это лимитно-заборные карты по отпуску материалов, наряды, рапорта и др. документы по учёту отработанного времени, выработки и заработной платы.
3 По способу отражения и обобщения учётной информации
−первичные
− сводные
Первичные документы составляются на каждую хозяйственную операцию в момент её совершения. Это документы предназначенные для отражения операций по поступлению и отпуску материалов, отгрузке продукции, разовых выплат через кассу и др.
На основании первичных документов при необходимости составляют сводные документы, такие как: расчётно-платёжные ведомости, отчёты материально-ответственных лиц, различные накопительные ведомости.
4 По количеству позиций (строк)
− однострочные
− многострочные
5 По месту составления различают
−внутренние
−внешние
Внутренние документы, например, требование-накладная на отпуск материальных ценностей заполняется и используется в организации, где его составляли.
Внешние документы такие, как товарно-транспортные накладные, поступают от других организаций вместе с материальными ценностями.
6 По форме и значимости
−унифицированные (типовые)
−специализированные
7 По способу заполнения
−документы оформляемые вручную
−документы созданные либо заполненные с помощью средств вычислительной техники.
8 По воспроизведению информации различают
−подлинники (оригиналы) документов
−их копии и выписки из документов
9 По срокам хранения различают документы
− с текущими (ограниченными) сроками хранения
− документы постоянного хранения
Классификация первичных бухгалтерских документов приведена на рис. 5
Документооборот и его организация.
Документооборот – это установленный в организации порядок и последовательность движения документов с момента их составления до завершения арифметической и учётной обработки и сдачи в архив.
Документально этот порядок закрепляется в виде графиков документооборота, утверждаемых руководителем организации.
Основными этапами документооборота являются:
Составление и выписка документа в организации, либо получение его со стороны.
Проверка на законность оформления и выписки документа со стороны руководителей организации, подписание и утверждение документа.
Проверка документов на предмет полноты и достоверность их заполнения, правильности арифметических расчётов.
Бухгалтерская обработка документов.
Подготовка документов к архивному хранению.
Хранение документов в архиве организации.
2 Инвентаризация как способ первичного наблюдения хозяйственных операций
Инвентаризация – это процесс проверки соответствия фактического наличия имущества, денежных средств и средств в расчётах данным бухгалтерского учёта.
Объекты, сроки и порядок приведения инвентаризации определяются руководителем или собственником организации.
Результаты инвентаризации оформляются бухгалтерскими документами, удостоверенными подписями лиц – членов комиссии, проводивших инвентаризацию.
Инвентаризация в зависимости от полноты охвата может быть полной и частичной.
При полной инвентаризации проверке подлежат все виды имущества. Проводится она в конце года перед составлением годового отчёта, или в другие сроки по требованию финансовых, следственных и контрольных органов.
При частичной инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов имущества в определённых местах хранения.
В зависимости от основания проведения инвентаризации бывают плановые и внеплановые.
Внеплановые инвентаризации проводятся по требованиям контролирующих, финансовых или следственных органов и в основном внезапно.
Порядок проведения инвентаризации регулируется инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утверждённой Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь 30.11.2007 г. №180.
В соответствии с инструкцией руководитель организации издаёт приказ о проведённой инвентаризации. В крупных организациях для проведения инвентаризаций создаётся постоянно действующая инвентаризационная комиссия и рабочие инвентаризационные комиссии.
Проверка фактического наличия активов и обязательств проводится при обязательном присутствии материально-ответственных лиц, которые до начала инвентаризации должны сдать в бухгалтерию все приходные и расходные документы и отчёты и подтвердить распиской, что все активы, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие ценности списаны в расход.
Фактическое наличие активов при инвентаризации определяют путём их обязательного подсчёта, взвешивания, обмера.
Если по результатом инвентаризации выявлены отклонения, то кроме инвентаризационных ведомостей составляются специальные сличительные ведомости.
По каждому случаю выявленных отклонений комиссия берёт объяснения от материально-ответственных лиц.