Лабораторная работа №9 «Работа с таблицами данных»

Таблица данных формируется т.о., что бы набор данных, характеризующих один объект находились в одной строке (рисунок 19). При этом строки таблицы называют записями, а столбцы – полями записи.

ВАЖНО! При создании таблицы нельзя объединять ячейки, пропускать строки или столбцы.

Сортировка

Для сортировки таблицы необходимо, поставив курсор на таблицу данных, выбрать команду «Сортировка» из меню «Данные», после этого появится окно «Сортировка диапазона», в котором необходимо указать по каким столбцам, в какой последовательности и в каком направлении (по возрастанию или по убыванию) отсортировать таблицу.

Пример. Установив сортировку таблицы по Факультет, группа, Фамилия (рисунок 18), получим таблицу, отсортированную следующим образом: Первоначально таблица будет сгруппирована по порядку по полю Факультет, затем все строки каждого факультета будут отсортированы по группам, а каждая группа – по фамилиям (рисунок 19).

Рисунок 24 – Окно «Сортировка диапазона»

Рисунок 25 – результат сортировки по факультету, группе, Фамилии

Фильтрация данных

Для фильтрации данных существует 3 способа:

• форма данных;

• автофильтр;

• расширенный фильтр.

Автофильтр

Для включения автофильтра необходимо поставить курсор на таблицу данных и из меню «Данные | Фильтрация» выбрать команду «Автофильтр». Справа на каждом названии поля появится кнопка, открывающая всплывающее меню, в котором нужно выбрать необходимое значение поля или одно из условий (рисунок 20):

• все (отображение всех строк для заданного поля);

• первые десять;

• условие;

• пустые / не пустые (если в текущем столбце таблицы присутствует хотя бы одна пустая ячейка).

Выбор критерия «Условие» открывает диалоговое окно «Пользовательский автофильтр», который позволяет отфильтровать строки по заданному соответствию на основе критерия И / ИЛИ.

Рисунок 26

Пример. Определить студентов, сдавших физику на 3 и на 4 (рисунок 21).

Рисунок 27 – Окно критерия «Условие…»

Расширенный фильтр.

Для использования расширенного фильтра необходимо подготовить диапазон условий:

• на свободном месте (обычно над таблицей данных) создать несколько пустых строк;

• на верхнюю строку скопировать шапку таблицы, ниже будут записаны условия фильтрации;

• записать критерии фильтрации в диапазон условий;

• выбрать команду «Расширенный фильтр» из меню «Данные | Фильтр». В открывшемся диалоговом окне «Расширенный фильтр» указывается исходный диапазон (таблица данных) и диапазон условий, включая шапки таблиц, как исходной, так и диапазона условий.

ВАЖНО! НАЗВАНИЯ ПОЛЕЙ ТАБЛИЦЫ ДЛЯ ДИАПАЗОНА УСЛОВИЙ ЛУЧШЕ КОПИРОВАТЬ, Т.К. ПРИ НАБОРЕ МОГУТ ВОЗНИКНУТЬ ОПЕЧАТКИ, И НАЗВАНИЯ ПОЛЕЙ НЕ БУДУТ СОВПАДАТЬ, А ЗНАЧИТ, НЕ ПРОИЗОЙДЕТ ФИЛЬТРАЦИЯ.

Условия критерия фильтрации записываются следующем образом:

• условие И требует располагать критерий поиска в одной строке;

• условие ИЛИ требует располагать критерий поиска в разных строках;

• если в критерии используется формула, то название поля критерия не должно совпадать с названиями полей таблиц, т.е. поле условия проще назвать «УСЛОВИЕ».