5) Способи викладу інформації в документі. Основні вимоги до мови документа.

Складаючи текст документа, слід дотримуватися таких правил:

1) текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться....

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;

2) не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;

3) уживати стійкі (стандартизовані) сполучення відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку і под.;

4) використовувати синтаксичні конструкції на зразок: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом..; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; На Ваше прохання...;

5) дієприслівникові звороти вживати на початку речення: враховуючи...; беручи до уваги...; розглянувши. ..; вважаючи...;

6) використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови та зрозумілі для широкого кола читачів;

7) у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова - на початку речення);

8) щоб не спричинити загострення стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій - Вами ще не висловлені пропозиції....

Активну форму треба вживати лише у випадках, коли важливо вказати на конкретного виконавця: Університет не гарантує...;

9) використовувати інфінітивні конструкції: створити комісію...; відкликати працівників...;

10) у розпорядчих документах дієслівні конструкції слід вживати у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...;

11) використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами: р-н_у обл., км, напр., канд. філол. наук;

12) віддавати перевагу простим реченням, використовувати форми ввічливості: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний....

Оформлення сторінки

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату А4 (210 X 294 мм) та А5 (210 х 146 мм). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні береги: лівий - 30 мм, правий - 10 мм, верхній та нижній - 20мм.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, слід друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ 1,5

Голова Державного комітету 1

лісового господарства України 2

Підпис Ініціал(и), прізвище 1,5

6) Що належить до документації щодо особового складу? Заява. Види заяв. Реквізити заяв.

До цієї групи документів належать: заява, наказ щодо особового складу, автобіографія, резюме, характеристика, контракт із найму працівників, особовий листок з обліку кадрів, трудова книжка.

Заява

Заява - це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладено певне прохання. За походженням заяви бувають від організацій, установ (службові) та особисті, а за місцем виникнення - внутрішні й зовнішні. В особистій заяві реквізити рекомендується розташовувати у такій послідовності:

1) праворуч пишеться назва організації чи установи, до якої подається заява;

2) нижче у стовпчик - посада, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заяву адресовано тій організації, де працює її автор, домашню адресу зазначати не треба, достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ);

3) ще нижче посередині рядка пишеться слово Заява;

4) текст заяви слід починати з великої літери і з абзацу, чітко викладаючи прохання з коротким його обгрунтуванням;

5) після тексту ліворуч ставиться дата, а праворуч - підпис автора заяви.

Складна заява містить також відомості про те, які саме документи додаються на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (перелік документів подається після основного тексту перед підписом).

У заяві варто порушувати лише одне питання, не ускладнюючи текст зайвою інформацією, що не стосується справи.

Заява пишеться від руки в одному примірнику.

Зразки заяв:

Деканові природничо-географічного факультету

Національного педагогічного університету

імені Михайла Драгоманова доц. Командишку В. К.

студента II курсу відділення "Географія і фізкультура "

Возного Петра Миколайовича

Заява

Прошу допустити мене до складання іспитів. 4 січня я ліквідував академзаборгованість: склав залік з практичного курсу української мови.

15.01.2008 (Підпис)

Ректорові Чернігівського

державного педагогічного

університету

імені Тараса Шевченка

проф. Яковенку О. Ф.,

студента Харківського національного

університету імені В. Каразіна

Шевченка Сергія Івановича

Заява

У зв 'язку з переїздом моїх батьків на постійне проживання до м. Чернігова прошу зарахувати мене студентом III курсу фізико-математичного факультету спеціальності "Математика і фізика".

Додатки:

1. Витяг із залікової книжки на 2 арк. в 1 пр.

2. Характеристика, видана Харківським національним університетом на 1 арк. в 1 пр.

3. Свідоцтво про народження на 1 арк. в 1 пр.

4. Довідка про місце проживання на 1 арк. в 1 пр.

20.07.2007 (Підпис)