3. Комп'ютеризація ус­танови

Під комп'ютеризацією установи будемо розуміти реорга­нізацію та вдосконалення людської діяльності на основі засто­сування інформаційних технологій. Бурхливий розвиток галу­зей науки і техніки у 80-ті роки призвів до суттєвого зростання інформаційних потреб, інформаційних потоків і документо­обігу. Загальний обсяг повідомлень на той час лише між ком­паніями і фірмами США становив 1 000 мільярдів сторінок. У країнах Європи щорічно виробляється 60 мільярдів одиниць документів, лише на ділові листи витрачається більше ЗО тонн паперу. У світі виникло таке протиріччя, що найбільш чисельна армія працівників (співробітники установ, апарату управлін­ня) мають найнижчий рівень продуктивності праці. Цей факт можна пояснити тим, що у розвиток виробництва постійно вкладаються значні кошти, періодично здійснюється технічне переоснащення тощо. У сфері управління виробництвом зрос­тає документообіг, опрацюванням якого займаються діловоди та документознавці, але можливості людини обмежені. У США інтенсивно розробляється ідея «офісів майбутнього». Такий офіс стає місцем застосування різних технічних засобів, засо­бів організаційної та офісної техніки, засобів зв'язку в управ­лінській діяльності. Основними елементами офісу майбут­нього є:

• локальні комп'ютерні мережі;

• електронна пошта;

• телеконференції;

• системи редагування текстів тощо.

Виникла нова для установи проблема - робота людини з технікою (людино-машинна система). Відповідно до прийня­тої термінології установою називають контору (office), тобто будь-яку організацію або її підрозділ, інститут, міністерство тощо з великим обсягом діловодства і документації. Технічною основою контори раніше були перо, чорнила і ділові книги, а передавання кореспонденції здійснювалося за допомогою кур'єрів і депеш (листів).

Винахід у 80-х роках XIX століття друкарської машинки був першим «революційним» кроком у механізації конторсь­кої діяльності. Контора стала «механізованою». Шлях від та­кої контори до електронної зайняв 100 років. Поява спочатку телефону, телеграфу, розвиток транспортних комунікацій, а на початку XX століття фототелеграфу і копіювальної маши­ни - все це етапи становлення «електричної» контори. Після цього вже настала черга створення «електронної» контори. Ос­новна функція офісу полягає в опрацюванні інформаційних матеріалів із метою прийняття рішення. В конторах різних рівнів формується політика організації, звідси здійснюється керівництво щоденними операціями. У конторі збирають інформаційні матеріали з різних підрозділів та навколишнього світу, проводять наради, зустрічі, приймають рішення. Конто­ра є формою організації управлінської праці, тому вдоскона­лення її роботи є однією з основних умов підвищення ефектив­ності апарату управління. Виникає істотна проблема пошуку методів, спрямованих на підвищення ефективності роботи кон­тори. Дослідження розподілу робочого часу працівниками апа­рату управління компаній свідчать, що на бесіди, зустрічі та інші особисті контакти керівники витрачають 60% часу, фахівці - 33%, канцелярські працівники - 12%, секретарі -6% . Решта часу витрачається на опрацювання документів. Ме­неджер витрачає за день до 80% часу на здійснення 150-300 операцій інформаційного характеру.

В конторі виконують більш ніж ЗО видів робіт, але основною залишається опрацювання ділових інформаційних матеріалів.

Найхарактерніша для контори така діяльність:

1. здійснення комунікацій всередині організацій і між орга­нізаціями;

2. вивчення, пошук, накопичення і генерування інформа­ційних матеріалів, зокрема: читання документів, підготовлення звітів, листів, відповідей на листи, пошук необхідних да­них, ведення архівів тощо;

1. аналіз даних і прийняття рішень;

3. управління діяльністю установи;

4. обслуговування керівників, зокрема складання графі­ків нарад, робочих календарів керівників, зовнішніх заходів тощо;

5. обслуговування відвідувачів.

Назвемо три узагальнюючі функції сучасної контори:

• діловодство, або ведення документації;

• комунікація;

• прийняття рішень.

Сучасний стан інформаційних технологій дає змогу суттєво вдосконалити всі три названі функції. Таким чином, контора, як форма апарату управління, потребує вдосконалення, перед­усім це має вплинути на рутинні операції і забезпечити перехід у розумних межах до безпаперової технології. Автоматизація деяких функцій дає змогу зекономити 15% робочого часу, крім того, до 25% усіх конторських операцій можна виконувати вдома (при відповідному оснащенні робочого місця).

Для ав­томатизації роботи контори перш за все необхідні систе­ми, які дозволяють здійснити:

• генерування документів (опрацювання і редагування текстів);

• вдосконалення зберігання і пошуку документів у базах даних;

• забезпечення виведення інформаційних матеріалів із ком­п'ютера на мікрофіші та інші носії.

В електронній конторі здатність людини опрацьовувати інформаційні матеріали посилюють комп'ютерні засоби, це має вплинути на якісне покращення системи управління в цілому.

Одна з основних переваг електронної контори - це зни­ження витрат, які пов'язані з маніпуляцією текстами. На­приклад, у разі заміни шафи для картотеки на електронний файл вартість праці з опрацювання інформаційних матеріалів зменшується на 60%, а в разі заміни кошика для пошти на електронну пошту - ще на 40% .

До обладнання сучасного офісу належать:

• персональний комп'ютер;

• необхідне програмне забезпечення, зокрема, система для опрацювання текстів і пошукова система;

• принтер із високою якістю друкування;

• копіювальний апарат типу «ксерокс»;

• телефон із пам'яттю;

• факс-апарат із виходом до мережі передавання даних;

• зовнішні бази даних тощо.

В сучасному офісі кожен менеджер і фахівець матиме пря­мий доступ до необхідних йому для роботи інформаційних ма­теріалів, до комп'ютерів, іншого обладнання. Локальна мере­жа забезпечує доступ до комп'ютерів колег, спеціалізованих баз даних в установі і до пристроїв централізованого призна­чення. Комунікація в електронній конторі здійснюється за до­помогою мережі, яка може передавати великі інформаційні по­токи. Документи поширюються, в основному, на магнітних носіях, в електронній формі. Питання виключення паперових носіїв з обігу завжди є дискусійним¹. Здається, що повністю замінити папір комп'ютерними засобами дуже важко, а іноді й неможливо. Це можна пояснити психологією людського сприйняття повідомлень:

• координація руки і очей дає можливість швидко перегля­нути текст на папері;

• людина може оволодіти способами швидкісного читання документів;

• адаптація ока до різного рівня освітлення приміщення по­легшує сприйняття інформаційних матеріалів із паперу;

• очі пристосовані краще до роботи з віддзеркаленим світ­лом, ніж із внутрішнім, що генерує комп'ютер.

Перелік переваг і недоліків безпаперової технології можна продовжити. Суть полягає у більш повному використанні пере­ваг, що дає безпаперова технологія.