9.4 Бухгалтерский учет расходов на заграничные командировки

Расчеты с подотчетными лицами отражаются в бухгалтерском учете на счете 71. Бухгалтерский учет должен вестись в валюте РФ на основании пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции. Более подробно порядок пересчета определен в ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте».

В соответствии с п. 6 ПБУ 3/2006 при принятии решения о том, на какую дату нужно взять курс ЦБ РФ для пересчета валютных сумм в рубли, организации должны руководствоваться Перечнем дат совершения операций в иностранной валюте, приведенным в приложении к данному ПБУ. Пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации, средств на валютных счетах, денежных и платежных документов (например, дорожных чеков, находящихся в кассе организации), а также средств в расчетах (т.е. задолженности подотчетного лица перед организацией, или наоборот - задолженности организации перед подотчетным лицом, отражаемой на счете 71) должен производиться не только на дату совершения операции, но и на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности.

В результате осуществления переоценок на различные даты у организации возникают курсовые разницы. Они рассматриваются как прочие доходы или расходы и должны зачисляться на финансовые результаты, т.е. отражаться на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Пример

Частная стоматологическая клиника ООО «Улыбка» направляет своего врача-стоматолога Иванову В.П. на стажировку во Францию сроком с 17 по 28 января 2008 года. Авиабилеты были приобретены клиникой за 6 000 рублей по безналичному расчету 13 января 2008 года (вылет из Москвы в Париж вечером 14 января, возвращение в Москву утром 29 января).

Перед направлением Ивановой В.П. в командировку ей должны быть выданы: - авиабилеты,

- суточные в размере 65 евро за каждые сутки нахождения за рубежом (т.е. за 15 суток с 14 по 28 января включительно на сумму 65 х 15 = 975 евро), а также суточные в рублях в размере 100 руб. за тот день, когда она возвращается в Москву;

- деньги на оплату проживания в гостинице, ориентировочная стоимость которого составляет 150 евро в сутки за 15 суток (с 14 по 28 января), на общую сумму 150 х 15 = 2 250 евро.

Авансовый отчет был сдан и утвержден 31 января 2008 года в сумме 6 100 рублей и 2 925 евро (фактическая стоимость проживания составила 130 евро в сутки, т.е. 130 х 15 = 1 950 евро), неиспользованная наличная валюта была сдана в кассу, а из кассы - в банк в тот же день. Курс евро 31 января 2008 года был установлен ЦБ РФ на уровне 36,90 руб. за евро.

Бухгалтер ООО «Улыбка» отразит операции, связанные с загранкомандировкой Ивановой В.П., следующими записями:

13. Января 2008 года:

ДЕБЕТ 50-3 КРЕДИТ 76

• 6 000 руб. - получены авиабилеты;

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 51

• 6 000 руб. - оплачены авиабилеты;

14 Января 2008 года:

ДЕБЕТ 50, субсчет «Касса в валюте» КРЕДИТ 52

- 3 225 евро / 119 647,50 руб. (3 225 х 37,10) - получена наличная валюта на загранкомандировку стоматолога;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50, субсчет «Касса в валюте»

• 3 225 евро /119 647,50 руб. (3 225 х 37,10) - выдана валюта под отчет; ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1

• 100 руб. - выданы суточные в рублях под отчет;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-3

• 6 000 руб. - выданы авиабилеты под отчет;