Работа в субд Microsoft Access

1. Основные понятия.

• База данных – это организованная структура, предназначенная для хранения информации.

• Система управления базой данных – это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы данных, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализации информации.

• Структура базы данных определяет методы занесения данных и хранения их в базе.

Основными элементами базы данных являются

1. Таблицы.

Структуру таблицы составляют столбцы (поля) и строки (записи).

• Поля базы данных не просто определяют структуру базы – они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей.

Их основные свойства:

• Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц).

Имена полей могут

• содержать до 64 символов,

• состоять из букв, цифр,

• использовать специальные символы, исключая точку, восклицательный знак, апостроф и квадратные скобки,

• не может начинаться пробелом или специальным символом с номером по таблицам кодировки от 0 до 31,

• не должно быть слишком длинным, непонятным или не имеющим смысла и не должно содержать пробелов.

• Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Поле МЕМО – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65535 символов). Физически текст хранится не в поле. Он хранится в другом месте базы данных, а в поле хранится указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда.

Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный – специальный тип данных для хранения денежных сумм (связанный с особенностями округления и др). Это округленные цифры, обеспечивающие точный результат до 15 разрядов влево от десятичной точки и до четырех – вправо.

Счетчик – тип порядковой нумерации записей.

Логический – тип для хранения логических данных, которые могут принимать только два значения – ДА или НЕТ.

Поле объекта OLE – тип данных, предназначенный для хранения мультимедийных объектов. Реально эти объекты хранятся в другом месте внутренней структуры файла БД, а в таблице хранятся только указатели на них.

Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета.

Мастер подстановок – это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

• Размер поля – определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

• Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

• Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле.

• Подпись – определяет заголовок таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля).

• Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически.

• Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных.

• Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных.

• Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

• Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных.

• Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в этом поле, существенно ускоряются.

2. Запросы.

Вызывают данные из базы данных в соответствии с указанными критериями.

2. Формы.

Выводят на экран информацию из таблицы или запроса, основываясь на указанном пользователем формате. Позволяют просматривать, редактировать и распечатывать данные.

2. Отчет.

Выводит на экран и распечатывает форму из таблицы или запрос в зависимости от определенного пользователем формата, в отчете нельзя редактировать данные.

2. Макрос.

Автоматизирует наиболее часто выполняемые действия по работе с базой данных на основе указанных пользователем команд и событий.

2. Модуль.

Автоматизирует комплексные операции и предоставляет программисту более полный контроль, чем макрос; модули – это процедуры, написанные на языке программирования Visual Basic for Applications.