Лекція 4

Розділ 2 Технологія транспортно-експедиторської діяльності

Тема 2.1 Документальне оформлення доставки вантажів

2.1.1 Експедиторська документація

2.1.2 Транспортна документація на різних видах транспорту

2.1.3 Товаросупровідна документація

Домашне завдання:

2.1.4 Автоматизація та інформатизація документообігу

Електронний документообіг - єдиний механізм у роботі з доку­ментами, представленими в електронному вигляді.

Основними принципами електронного документообігу є:

- одноразова реєстрація документа,

- можливість паралельного виконання операцій,

- безпере­рвність руху документа,

- єдина база документальної інформації,

- ефективно організована система пошуку документа,

- розвинена сис­тема звітності за різними статусами і атрибутами документів.

Сис­тема автоматизації документообігу, система електронного докумен­тообігу - автоматизована багатовикористовувана система, що су­проводжує процес управління роботою ієрархічної організації з метою забезпечення виконання цієї організацією своїх функцій.

Системи автоматизованого документообігу діляться на: універ­сальні, унікальні і комбіновані.

В універсальних системах представ­лений стандартний набір функцій, який можна застосовувати для певної сфери бізнесу.

Унікальні або індивідуальні системи харак­теризуються хорошим рівнем взаємодії з бізнес-процесами підпри­ємства, але також відрізняються надзвичайно високою вартістю.

Комбіновані системи розробляються на основі стандартної платфо­рми, але містять у собі унікальні для конкретного підприємства модулі.

Існує чимало систем автоматизованого документообігу, най­більш

популярними є розробки фірм ACS Software, Action Tech­nologies, Adobe, AXS-One, Datamax Technologies, Hyland Software, IBM, Interlucent Internet Solutions, Ixos Software, Jetform, Keyfile, Kofax, Lotus Development, Microsoft, Mobius Management Systems, Novell, Oracle, OTG, Plexus, RedDot Solutions, Siemens Nixdorf, SER Solutions, Symantec, Tower Technology, TrueArc, Unisys та ін.

Нині системи електронного документообігу, раніше представля­ли собою фактично бази реєстрації документованої інформації, сьогодні значно розвинулися функціонально і автоматизують вже саму систему управління організацією. Звичайно, говорити про те, що всі системи електронного документообігу стали підтримувати систему управління організацією, не зовсім коректно, тому що іс­нують представники ринку електронного документообігу, що про­дають системи мінімального функціонала, які є швидше системами реєстрації документів. Але таких систем стає все менше.

Більшість сучасних систем електронного документообігу авто­матизують контроль виконання доручень, тобто підтримують мо­дель директивного менеджменту. Електронний документообіг на відміну від паперового стосується не стільки підрозділу, в зону від­повідальності яких входять документоорієнтовані процедури, скільки працівників підприємства. Таким чином консолідуючи всіх ключових працівників підприємства, сучасні системи електронного документообігу забезпечили покриття системи менеджменту орга­нізації, довівши її до кінцевих виконавців і топ-менеджерів.

Функціональність систем електронного документообігу нині є

стандартним процесом підходу до моделювання управлінських зав­дань. Можна виділити такі основні процеси (процедури) загального документообігу; обробку вхідної документації; підготовку вихідної кореспонденції обробку звернень клієнтів; підготовку організацій­ної, розпорядчої та внутрішньої нормативної документації; конт­роль виконання доручень.

Реалізацію процесу електронного документообігу при впрова­дженні

сучасних технічних рішень було здійснено на різних видах транспорту. Особливо актуальними є електронні документи на ав­томобільному, авіаційному та залізничному видах транспорту.

На автомобільному виді транспорту 2008 року було підписано

Додатковий протокол до конвенції CMR, що стосується впрова­дження електронної накладної (e-CMR) , що вступив у дію у 2011 році та має сприяти прискореному впровадженню електронної CMR для підвищення ефективності ланцюжка поставок. Зрештою перевагами цього рішення є можливість проводити обмін інформа­цією у електронному вигляді. На сьогодні цей протокол було рати­фіковано всього сімома країнами, що є також загалом негативним, через незначне поширення. Чимало країн вимагають також паперо­ву копію разом з e-CMR, що фактично нівелює використання елек­тронної технології. Проблеми використання цієї технології також пов'язані із неузгодженістю у використанні електронних підписів для нормативно-правових документів.

Відповідно до законодавчих змін щодо доставки вантажів, які вступили в дію у ЄС із початку 2009 року, інформація щодо пере­везення за процедурою МДП має бути завчасно подана в електро­нному вигляді в митний пост відправлення чи в'їзду до країн ЄС. Схожі вимоги були також введені і в інших країнах - учасницях Конвенції МДП. IRU було розроблено сервіс TIR-EPD, який спро­щує надання попередньої електронної інформації з -перевезення вповноваженим держателям книжок МДП. Зі свого боку, митні ор­гани можуть заздалегідь провести аналіз ризиків будучи впевнени­ми, що відповідна книжка МДП дійсна. Технологія TIR-EPD пе­редбачає безпечну інтеграцію невеликого програмного модуля в існуючу митну інформаційну систему, для забезпечення автоматич­ного обміну електронною інформацією з процедурами МДП між IRU та митним органом. Ні IRU, ні будь-яка інша сторона не мають доступу до бази даних митних органів. Клієнт TIR-EPD відправляє і отримує зашифровані повідомлення, що стосуються тільки опера­цій МДП. Перевагами TIR-EPD є: завчасне надання митним орга­нам повної інформації про вантажі; посилення контролю міжнарод­них вантажних перевезень збоку митних органів; сумісність із ін­формаційними системами UNCTAD; можливість перевізникам по­давати відомості про перевезення в декілька країн одночасно. TIR-EPD нині працює в 21-й країні: Білорусі, Бельгії, Болгарії, Бос-нії-Герцеговині, Угорщині, Німеччині, Грузії, Латвії, Литві, Мол­дові, Польщі, Росії, Румунії, Сербії, Словаччини, Словенії, Україні, Фінляндії, Франції, Чехії та Естонії .

Введення у дію електронної накладної СІМ/СМГС на залізниці здійснювалося за поетапним планом дій, що включав три етапи: 1) передача даних паперової накладної СІМ/СМГС електронним шляхом поряд з її застосуванням для попереднього інформування про відправку всіх учасників електронного обміну даними; 2) змі­шана система, яка передбачає використання для однієї відправки різних, наступних один за одним носіїв даних (паперової наклад­ної, електронної накладної, роздруківки); 3) електронна накладна СІМ/СМГС. Обмін електронними документами повинен гарантува­ти у відносинах між клієнтами і перевізниками, між митними ві­домствами та перевізниками, а також між самими перевізниками таку ж правову надійність, як і обмін паперовими документами. Доступ до інформації, яка міститься у накладній надається тільки тим учасникам, які уклали Договір щодо електронного обімну да­ними та одночасно, беруть участь у відповідному договорі переве­зення. Також право доступу мають компетентні адміністративні відомства в рамках їх повноважень. Розрізняють три види права доступу: читання, запис (включає в себе читання) і зміна (включає читання і запис). Право перевізника вносити і змінювати дані об­межується на тому перевізнику, який несе відповідальність за ван­таж. Фактичному перевізнику в сфері застосування СІМ не нада­ється право доступу, так як він не бере участі в договорі перевезен­ня .