Этапы подготовки и проведения мероприятия событийного маркетинга

№№

ЭТАПА

СОДЕРЖАНИЕ ЭТАПА

1.

Определение коммуникатором маркетингово - коммуникационной цели мероприятия и конкретизация целевой аудитории

2.

Оформление брифа на проведение мероприятия (заявки с четкой постановкой цели и желаемых результатов, с определением проблем, описанием конкурентов и дополнительной информацией)

3.

Предварительный анализ ситуации агентством-исполнителем; при необходимости проводится маркетинговое исследование

4.

Творческая работа, поиск основной креативной идеи события, которая объединит все акции, проводимые в его рамках

5.

Планирование конкретных мероприятий ивента, написание конкретного плана действий

6.

Распределение функций между конкретными исполнителями, координация их работы, обеспечение мероприятия необходимыми материальными ресурсами, решение логистических проблем, согласование финансовых проблем, обеспечение участия артистов, аппаратурного сопровождения, безопасности участников и пр.

7.

Непосредственная реализация плана мероприятия

8.

Анализ результатов, написание отчета заказчику, оформление финансовых документов

ЭТАП

СОДЕРЖАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1. Определение целей участия фирмы в работе выставки

Организация может преследовать следующие цели:

• поиск новых рынков;

• расширение числа покупателей;

• внедрение нового товара на рынок;

• поиск новых посредников;

• позиционирование своей продукции относительно товаров конкурентов;

• определение возможного спроса на новый товар;

• завязывание контактов в деловом мире страны - организатора выставки;

• формирование благоприятного имиджа фирмы на конкретном рынке;

• интенсификация рекламы нового товара;

• непосредственный сбыт продукции (в ходе выставки заключаются контракты, поэтому участие в ней может рассматриваться как один из каналов распределения).

2. Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма

• Анализ времени и места проведения выставки.

• Определение авторитета выставки/ярмарки на целевом рынке фирмы.

• Определение численного и качественного состава участников и посетителей.

• Определение уровня деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке.

• При этом необходимо учитывать возможные умышленные и неумышленные искажения публикуемых данных.

• Возможность предоставления выставочных площадей и услуг.

• Разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке изучение соответствия затрат возможностям фирмы.

• Окончательное решение вопроса, участие в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленных целей.

3.Подготовительно-организационный период

• Определение концепции и объема участия фирмы в работе выставки.

• Отбор и подготовка персонала для работы на выставке (коммерческого, обслуживающего, стендистов, переводчиков и т. д.).

• Разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий.

• Выбор возможного посредника (агента), оказывавшего услуги в обеспечении участия в выставке.

• Определение размеров необходимых выставочных площадей, объема различных материальных и финансовых ресурсов.

• Изучение возможностей экспорта в страну проведения выставки и ее таможенного законодательства.

• Установление деловых контактов с администрацией выставки, заключение контракта на выставочные услуги (так называемый бланковый договор).

• Вопросы страхования экспонатов и сотрудников.

4. Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке

• Окончательный отбор образцов продукции, которые будут демонстрироваться.

• Разработка стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений, возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжения и т. п.

• Генеральная компоновка экспозиции фирмы - распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

5. Работа в ходе функционирования выставки

Работа фирмы-участницы осуществляется на выставочной площадке, которая условно разбивается на три основные зоны:

• публичную (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты и т. п.);

• рабочую (место для проведения переговоров коммерческих представителей фирмы со специалистами и потенциальными заказчиками);

• служебную (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, специальной литературы, рекламных носителей, сувениров и т. п.).

6. Подведение итогов участия в работе выставки

Анализ результатов, написание отчетов, оформление финансовых документов.