Порядок запису операцій на позабалансових рахунках

Дебет	Кредит
С1 – наявність цінностей, які знаходяться у підприємства на відповідальному зберіганні, на початок періоду
Господарські операції , які викликають збільшення (+) залишку позабалансового рахунку	Господарські операції, які викликають зменшення (-) залишку позабалансового рахунку
Оборот – надходження цінностей, які не належать підприємству, і збільшення зобов’язань по їх поверненню	Оборот – вибуття цінностей, які на належать підприємству, і зменшення зобов’язань по їх поверненню
С2 – наявність цінностей, які знаходяться у підприємства на відповідальному зберіганні, на кінець періоду

С₁ – початкове сальдо (залишок на початок місяця);

С₂ – кінцеве сальдо (залишок на кінець місяця).

Усі господарські операції на позабалансових рахунках відображаються не подвійним записом (в дебет одного рахунку і в кредит іншого), а одностороннім, коли сума записується тільки в дебет або тільки в кредит позабалансового рахунку. Немає тут і кореспонденції рахунків (рис. 4.4.).

Наприклад, надходження матеріалів на відповідальне зберігання записується тільки по дебету позабалансового рахунку «Матеріальні цінності на відповідальному зберіганні», а їх вибуття – тільки по кредиту цього рахунку.

Позабалансові рахунки використовуються для обліку не тільки реальних матеріальних цінностей (основних засобів, матеріалів), але й умовних цінностей і розрахунків.

Під умовними цінностями розуміються бланки суворої звітності (путівки на санаторно-курортне лікування та інші цінні папери). До умовних розрахунків відносяться розрахунки з неплатоспроможними дебіторами по списаній на збитки заборгованості. Така заборгованість обліковується за балансом на протязі встановленого періоду часу. Цей термін встановлюється законодавством і означає термін, на протязі якого заборгованість може бути стягнута з боржника, якщо його матеріальне становище зміниться в бік поліпшення і він зможе покрити борги.

Отже, за допомогою бухгалтерських рахунків забезпечується відображення господарських операцій, а система рахунків створює передумови для балансового узагальнення ресурсів підприємства за їх складом і розміщенням та джерелами формування на відповідну дату.

4.2. Подвійний запис, його суть та значення. Оборотні відомості.

Усі господарські операції записуються на синтетичних і аналітичних рахунках бухгалтерського обліку з використанням методу подвійного запису.

Подвійний запис – спосіб взаємопов’язаного відображення господарської операції одночасно на двох рахунках в одній і тій же сумі. Його використання забезпечує можливість самоконтролю, так як дозволяє збалансувати підсумки записів на рахунках: сума оборотів по дебету усіх рахунків незалежно від їх виду повинна дорівнювати сумі оборотів по кредиту усіх рахунків. Нерівність – результат помилки у записах або підрахунках.

Кожна господарська операція аналізується (розглядається) з точки зору свого впливу (збільшення або зменшення) на господарські засоби і джерела їх утворення. Ці зміни (збільшення або зменшення) потім переносять в дебет і кредит відповідних взаємопов’язаних рахунків. Так як в дебет і кредит двох рахунків заноситься одна і та ж сума, то підсумки дебетових і кредитових оборотів і залишків повинні бути рівними. Якщо підсумки рівні, основне балансове рівняння забезпечене, тобто сума господарських засобів дорівнює сумі джерел їх утворення.

Метод подвійного запису, коли одна і та ж сума господарської операції відображається на двох взаємопов’язаних рахунках, є «наріжним каменем» бухгалтерського обліку. Він забезпечує балансове рівняння господарських засобів (активів) і джерел їх утворення (пасивів), має контрольне значення.

Взаємозв’язок між рахунками називається кореспонденцією рахунків. На рахунках бухгалтерського обліку всі господарські операції записуються у послідовності їх здійснення, тобто в хронологічному порядку. Така реєстрація господарських операцій одержала назву хронологічного запису.

Письмова вказівка в дебет і кредит якого рахунку потрібно записати суму називається проводкою. Наприклад, при надходженні грошей з поточного рахунку до каси підприємства роблять проводку Д-т «Каса» К-т «Поточний рахунок» на суму 1000 грн. Цю проводку за формою запису називають простою.

Проводки бувають прості і складні. Проста проводка зачіпає два рахунки, складна – більше двох рахунків. Наприклад, списано з поточного рахунку підприємства 50000 грн., з них: в касу – 10000 грн., в погашення заборгованості постачальникам – 35000 грн., бюджету – 5000 грн.

Приклад записи складною проводкою по рахунку «Поточний рахунок»:

Дебет «Каса» 10000 грн.

Дебет «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» 35000 грн.

Дебет «Розрахунки за податками і платежами» 5000 грн.

Кредит «Поточний рахунок» 50000 грн.

Запис на «Т-рахунках»:

Д -т 30 К-т Д-т 63 К-т

С₁ 2000 С₁ 60000

1. 10000 1) 35000

О б. 10000 Об. – Об. 35000 Об. –

С ₂ 12000 С₂ 25000

Д -т 64 К-т Д-т 31 К-т

С₁ 7000 С₁ 150000

1 ) 5000 1) 50000

О б. 5000 Об. – Об. – Об. 50000

С₂ 2000 С₂ 100000

Т-рахунки використовуються звичайно для наочності. На практиці усі господарські операції заносять спочатку в бухгалтерський журнал (журнал реєстрації господарських операцій) або у Головну книгу. Можливі і інші варіанти записів господарських операцій, які обумовлені вибором форми бухгалтерського обліку.

Після відображення на рахунках усіх господарських операцій за звітний період (місяць, квартал) записи узагальнюються. При цьому підсумовуються дебетові обороти (О_д) кожного рахунку, підсумовуються і кредитові обороти (О_к). Потім виводяться кінцеві залишки, які в нашому прикладі позначені символом С₂.

Порядок визначення залишків (сальдо) по рахунках на кінець місяця залежить від типу рахунку – активний він чи пасивний. На активному рахунку початкове сальдо (С₁) і кінцеве сальдо (С₂) можуть бути тільки дебетовими (С_1д і С_2д), на пасивних – кредитовими (С_1к і С_2к).

На активному рахунку сальдо розраховують за формулою:

С_2д = С₁ + О_д – О_к

В нашому прикладі ця формула для активного рахунку «Каса» буде виглядати так:

С_2д = 2000 + 10000 – 0 = 12000.

На пасивному рахунку розрахунок отримаємо інший:

С_2к = С₁ + О_к - О_д

В нашому прикладі для рахунку «Розрахунки з постачальниками і підрядниками» формула буде мати такий вигляд:

С_2к = 60000 + 0 – 35000 = 25000.

Узагальнення і взаємоперевірку бухгалтерських записів на синтетичних рахунках роблять в оборотній відомості, яка представляє собою зведення оборотів і залишків по рахунках. Її називають оборотною, оборотно-сальдовою відомістю, або оборотно-сальдовим балансом (таблиця 4.1.).

Таблиця 4.1.

Оборотна відомість по рахунках синтетичного обліку

за __________ місяць (грн.)

№№ рахунків	Залишок на початок місяця (С1)		Обороти за місяць		Залишок на кінець місяця (С2)
	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
10	-	-	-	-	-	-
…	…	…	…	…	…	…
30	2000	-	10000	-	12000	-
31	150000	-	-	50000	100000	-
44	-	85	-	-	-	85
63	-	60000	35000	-	-	25000
64	-	7000	5000	-	-	2000
та ін.
Разом	152000	152000	50000	50000	112000	112000

Характерна особливість оборотно-сальдової відомості – наявність трьох пар рівних підсумків:

1) сальдо на початок місяця (початкове сальдо) усіх рахунків по дебету дорівнює сумі початкових сальдо усіх рахунків по кредиту;

2) підсумки оборотів по дебету усіх рахунків однакові з підсумками оборотів по кредиту;

3) сальдо на кінець місяця по дебету усіх рахунків дорівнює підсумку сальдо на кінець місяця по кредиту усіх рахунків.

Оборотна відомість по синтетичних рахунках може мати форму шахового балансу, де сума господарської операції відображається один раз – по стовпцю з номером рахунку, по кредиту якого здійснена операція, і по рядку з номером рахунку, по дебету якого здійснена та ж операція (таблиця 4.2.).

Таблиця 4.2.

Шаховий баланс за ________ місяць (грн.)

Номера рахунків з оборотами по дебету	Номера рахунків з оборотами по кредиту							Разом
	10	…	30	31	63	64	та ін.
10
…
30				10000				10000
63				35000				35000
64				5000				5000
Та ін.
Разом				50000				50000

Форма шахового балансу не включає в себе залишки по рахунках на початок і кінець місяця. У ній узагальнені тільки дебетові та кредитові обороти по рахунках за місяць. Форма дозволяє легко перевірити рівність дебетових і кредитових оборотів по рахунках за місяць. Підсумок шахового балансу дорівнює сумі оборотів по дебету і кредиту оборотної відомості та сумі підсумку записів у журналі господарських операцій.

Оборотна відомість і шаховий баланс допомагають правильно побудувати важливу форму звітності – форму № 1 Баланс.