Қарапайым мәліметтер қоры

Қарапайым қорларды арнайы бағдарламалардың көмегінсіз-ақ жасап алуға болады. Файл мәліметтер қоры болып саналуы үшін, ондағы ақпараттың құрылымы (өрісі) болуы қажет және көршілес өрістердің мазмұнын жеңіл ажырату үшін форматталған болуы тиіс. Қарапайым қорларды тіптен мәтіндік редактор Блокнот арқылы жасауға да болады, яғни кәдімгі мәтіндік файл белгілі бір форматталудан кейін мәліметтер қоры болп саналуы мүмкін. Бұл қосымша алғашқы нүсқалардан бастап Оffice кешенді бағдарламасының құрамына еніп келеді, және ұзақ мерзімдік эволюциялардың әсерінен біршама өзгерістерге ұшырады. Біздің дәстүріміз бойынша Мicrosoft Office Access 2003 пен Мicrosoft Office Access 2007 нұсқаларының жұмыстық экрандарын салыстырып көрейік (сәйкесінше 1. және 2.суреттер).

Жедел старт

Мicrosoft Office Access 2007 нұсқасының экранында қосымшаларды жедел құруды қамтамасыз ететін Жедел старт деп аталатын жаңа бет пайда болды. Бұл жерде сіз "тышқанды екі рет шерту" арқылы мәліметтер қорын жасауға болатын, мәліметтер қорының кәсіби шаблондарын таба аласыз. Дербес жағдайда, сіз өзіңіздің жеке мәліметтер қорын жасап алуыңызға, немесе бұрыннан барларын пайдалануыңызға болады. Бұл жерде әңгіме араларында байланыс орнатылған, мәліметтері бар кестелер негізінде жасалынған реляциялық мәліметтер қоры туралы болып отыр.

1-сурет. Мicrosoft Office Access 2003жұмыстық экраны.

2-сурет. Мicrosoft Office Access 2007 жұмыстық экраны

Егер сіз бұғанға дейін мәтіндерді, электрондық кестелерді және презентацияларды құру мен өңдеуге пайдаланылатын бағдарламалармен, яғни, дәстүрлі "офистік" қосымшалармен жұмыс істеп келсеңіз, бұдан былай алғашында тек кәсіби бағдарламашылар ғана жасай алған, қосымшалар құруға мүмкіндік беретін бағдарламамен жұмыс істеуді үйренеміз. Әрине, Access –тегі МҚБЖ мүмкіншілігі мәліметтер қорын жасаудың кәсіби шеберінің құралы Огасlе –ден төмен, дегенмен олар "офистік" мәліметтер қорын жасауға әбден жеткілікті.

Осындай қордың арқасында сіз көптеген әртүрлі ақпараттарды жинауға және жүйелеуге, таңдап алынған (немесе алдын ала берілген) критерилерге сәйкес келетін обьектілерді іздеу мен сорттауға, мәліметтерді енгізуге арналған формалар құруға, сол сияқты қолда бар жазбалардың негізінде жасалынған есептерді түрлендіруге мүмкіндік аласыз.

Кез келген мәліметтер қоры үлкен көлемдегі ақпараттарды сақтауға арналған құрылымдар жиынтығын, сол сияқты мәліметтерді басқаруды жүзеге асыратын бағдарламалық модулдер жиынтығын құрайды. Мәліметтерді басқару дегеніміз таңдау, сорттау, тұжырымдау, сол сияқты басқа да іс әрекеттерді жүзеге асыру.

Мәліметтер қорында кодталған ақпарат негізінде бір кестенің немесе осындай обьектілер жиынтығының құрамында болады. Кестелер бір типтегі тізбектеле орналасқан жазбалардың жиынтығы – кестелер жолдары түрінде болады. Тұтынушылар өдерінің қалаулары бойынша кестелер жолдарын еркін меңгеруіне болады – оларға қосуға, жоюға немесе өзгертуге болады. Жазбалар құрылымы негізінен, өздеріне еркін ақпараттарды енгізуге болатын, ат берілген өрістердің (ұяшықтардың) жиынтығы. Сонымен, сіз мәліметтер қорының кестесінде бухгалтерияда еңбек ақы есептеуге сәйкес келетін өзіңіздің табельдік нөміріңіз сияқты қарапайым мәліметтерді кодттай аласыз, сол сияқты, атом бомбасын жасауға арналған безендірілген жазбалар түріндегі мәліметтердің күрделі құрылымын да сақтай аласыз. Соңғы ақпараттың ерекше құпия екендігін ескере отырып, сіз мәліметтер қорының әкімшілік құқындағы адам ретінде, оны қызыққұмар тұтынушылардан қорғай аласыз. Егер әртүрлі жазбалардың құрамына бір ғана типтегі өрістер енетін болса, олар кесте бағанын құрайды. .

Бір кестеге жататын жазбалар ереже бойынша басқа кестенің мәліметтерімен байланыс жасай алады. Мысалға, қызметкерлердің штаттық кестесі енгізілген кесте штаттық окладттар мен есептелінген сый ақылар туралы мәліметі бар кестемен байланыста болуы мүмкін. Бұл жерде біз мәліметтер қорындағы байланыс ұғымымен әрекет етіп отырмыз.

Мәліметтер қоры құрылымының тұтастай жиынтығы да бар, олардың көмегімен кестедегі мәліметтер өңделеді. Мысалға, формаларды пайдалана отырып, сіз көрінетін ақпаратқа форматталған енуді жүзеге асыра аласыз. Алдын ала жасалынған сұраныстарды пайдалана отырып, алдын ала анықталған шарттарға жауап беруші, мәліметтерді таңдау жүргізіледі.

Есептер әртүрлі деңгейлердегі тақырыптарды қамтитын, жазбалардың форматталған тізімдерін шығаруға (экранға немесе принтерге) арналған.

Мәліметтер қорының схемасы — бұл өрістер мен кестелер арасындағы байланыстар құрылымы.

Ассеss 2007 –мен жұмыс істеудің негіздері

Бірінші, біз кез келген бағдарламамен жұмысты неден бастаймыз , — оны орындауға жібереміз. Ассеss 2007 орындауға жіберу:

а) жұмыс стөліндегі бағдарлама жарлығын екі рет шерту;

б) жедел жіберу тақтасындағы бағдарлама жарлығын шерту;

в) Жіберу – Бағдарламалар – Microsoft Office – Microsoft Office Access 2007;

Microsoft Office Access 2007 орындауға жібергеннен кейін бағдарламаның алғашқы экраны пайда болады (3-суретті қараңыз).

3 -сурет. Бағдарламаның алғашқы экраны

« Бағдарламаның алғашқы экраны » терезесінде «Жаңа мәліметтер қоры» белгісін шерту. «Жаңа мәліметтер қоры» терезесінде файлдың атын енгізіңіз және мекен жайын көрсетіңіз. (4-суретті қараңыз.)

4-сурет. «Жаңа мәліметтер қоры» терезесі

Алғашқы экранның сол жағында Шаблондар категориясы орналасқан, онда өзіңіздің мәліметтер қорыңыздың шаблонын таңдай аласыз. Жұмыс экранының ортасында жаңа бос мәліметтер қорын таңдап алуыңызға немесе Интернеттен мәліметтер қорына қажетті шаблонды жүктеуіңізге болады.

А лғашқы экранның оң жағында жақын арада пайдаланылған мәліметтер қорының тізімі орналасады. (3-суретті қараңыз). Сіз жаңа мәліметтер қорын құрған кезден бастап, ол бұл тізімді толықтырады. Егер «Басқалар» пунктінде тышқанды шертсеңіз, өзіңіздің мәліметтер қорыңызды таңдап алуға болатын, файлдарды ашуға арналған стандартты терезе пайда болады. «Жасаңыз» ( 4-суретті қараңыз) терезесін шерткеннен соң, біраз уақыт өткеннен кейін Access 2007 жұмыстық экраны пайда болады (5-сурет).

5-сурет .Ассеss 2007 жұмыстық экраны