3.1.1. Классификация бухгалтерских документов

Разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость применения различных документов, для обеспечения правильного использования которых их классифицируют по определенным признакам (схема 3.2).

Схема 3.2. Классификация бухгалтерских документов

К организационно‑распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т. п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приемки и т. п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации. Информация, содержащаяся в оправдательных документах, заносится в учетные регистры.

Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный и оправдательный характер, такие документы относят к комбинированным. Комбинированный документ одновременно подтверждает распоряжение о выполнении какой‑либо операции, удостоверяет ее выполнение и содержит указание о порядке отражения этой операции на счетах бухгалтерского учета. Сочетание в одном документе признаков нескольких видов документов сокращает количество документов и упрощает их учетную обработку. К комбинированным документам относятся расходный кассовый ордер, авансовый отчет, лимитно‑заборная карта и др.

Документы учетного (бухгалтерского) оформления создаются бухгалтером для подготовки и оправдания учетных записей, не имеющих других документальных подтверждений. Такие документы составляют на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов, данных бухгалтерского учета, действующих указаний. Это различные расчеты и справки, выполняющие вспомогательную роль, их составляют для наглядного подтверждения выполненных записей (справка‑расчет о начислении амортизации, о распределении прибыли предприятия; справка на сторнирование ошибочно сделанной записи и др.). Информацию из таких документов также заносят в учетные регистры.

3.1.2. Унифицированные формы документов

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные документы должны быть составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утверждаемым Госкомстатом РФ.

Унификация (лат. uni – один и facere – делать) – установление единообразия, приведение к единой форме. Унификация форм первичных учетных документов производится для упрощения и облегчения составления и обработки документов. Она способствует рациональной организации учета, систематизирует его. В настоящее время действуют унифицированные формы по разделам учета, указанным в табл. 3.1.

Формы унифицированных документов, кроме обработки вручную, приспособлены для ведения учета в условиях механизированной обработки учетных данных. При необходимости в унифицированные формы могут быть внесены дополнительные реквизиты, при этом нельзя изменять реквизиты, предусмотренные формами. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно‑распорядительным документом предприятия. Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Таблица 3.1. Унифицированные формы по разделам учета

Документы, для которых не предусмотрены унифицированные формы, разрабатываются предприятием самостоятельно, но в этом случае они должны содержать обязательные реквизиты:

– наименование документа;

– дату составления документа;

– наименование организации, от имени которой составлен документ;

– содержание хозяйственной операции;

– измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

– наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

– личные подписи указанных лиц.

Разработанные на предприятии формы учетных документов необходимо утвердить в учетной политике.