4.2. Организация документооборота

Бухгалтерия предприятия осуществляет учетные работы в определенной последовательности по отдельным этапам, тесно связанным между собой. Основанием для записей в бухгалтерском учете служат документы, которые с момента составления и до сдачи в архив проходят определенный путь – совершают документооборот (схема 4.2).

Организуя документооборот, необходимо определить виды первичных документов, применяемых в данной организации, их перечень с указанием названий и номеров форм и, в зависимости от способов обработки и группировки учетных данных, установить требования к оформлению и содержанию документа. Все документы, служащие основанием для записей в бухгалтерском учете, должны представляться в бухгалтерию предприятия в установленном порядке к определенному сроку для проверки с точки зрения законности отраженных в них операций, правильности оформления и для последующей обработки и группировки.

Создание графика документооборота, т. е. определение порядка, сроков составления и прохождения отдельных документов, а также функций каждого исполнителя в составлении, оформлении и обработке документа, способствует рациональному использованию рабочего времени, создает условия для ритмичной работы и повышает ответственность каждого учетного работника за качество и сроки выполнения определенных работ.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. На начальном этапе работы по составлению графика документооборота устанавливаются:

– перечень первичных документов, применяемых на предприятии;

– круг лиц, которые обращаются с первичными документами; кто из работников предприятия имеет право подписывать данные документы и несет ответственность за правильность их оформления и своевременность представления в бухгалтерию (утверждается руководителем организации);

– рабочая схема функционирования отделов организации; порядок движения каждого документа между отделами организации и крайний срок представления документов конечному потребителю информации (бухгалтерии);

– график движения документов внутри бухгалтерии, позволяющий своевременно организовать начисление налогов и составление бухгалтерской отчетности.

Схема 4.2. Этапы документооборота

График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия и может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (табл. 4.2).

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. В обязанности работников организации включаются положения о создании и представлении документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота. Каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота.

Правила документооборота и технология обработки учетной информации, согласно п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», должны быть отражены в приказе по учетной политике организации.

Таблица 4.2. Пример графика документооборота на участке расчетов с персоналом по оплате труда