Федеральная архивная служба России

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Составление архивных описей

Методические рекомендации

Москва 2003

ББК79.3

Сост 667

Составление архивных описей: Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАД. — М., 2003. — 144 с.

В методических рекомендациях представлена методика подготовки архивных описей на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания в соответствии с современными нормативными тре­бованиями.

В рекомендациях предложена методика составления структурирован­ного заголовка дел (единиц хранения), дана методика организации дел и документов в пределах описи и составления справочного аппарата к ней, рассмотрена методика усовершенствования и переработки описи как со­ставная часть задачи повышения ее информативности, сформулированы основные требования к составлению архивной описи в электронном фор­мате и разработан порядок заполнения примерного перечня полей базы данных «Архивная опись».

В рекомендациях имеется 17 приложений.

Методические рекомендации предназначены работникам архивов, ру­кописных отделов библиотек и музеев, а также могут использоваться в учебных целях.

Составители (сотрудники ВНИИДАД):

с. н. с. Н. М. Андреева; с. н. с/7. И. Белянина (ответственный исполнитель);

зав. сектором, канд. ист. наук В. Г. Ларина

(руководитель темы, ответственный составитель);

с. н. с. А. В. Панова; с. н. с. Е. Н. Сахарова ответственный исполнитель)

Компьютерная верстка и техническое редактирование: М. Г. Нефёдова

ISBN 5-902258-09-Х

© Федеральная архивная служба России. 2003

© Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. 2003

Содержание

Введение ……….…………………..4

Раздел 1. Общие понятия об описи. Этапы ее составления……………….6

Раздел 2. Методика описания дел (единиц хранения) на основе

стандартизированных элементов описания………………………………….18

Раздел 3. Организация дел и документов в пределах описи……………...60

Раздел 4. Составление описи и справочного аппарата к ней……………..88

Раздел 5. Усовершенствование и переработка описи как

составная часть задачи повышения информативности……………………116

Раздел 6. Основные требования к составлению архивной

описи в электронном формате …………………………..126

Заключение …………………………..139

Приложения …………………………..140

Список источников и литературы …………………………………………..167

Введение

Политические и социально-экономические изменения жизни россий­ского государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов.

Обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Фе­дерации на современном этапе. Эффективность функционирования на­учно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России на­прямую зависит от качества составления архивных справочников.

Особое место в системе НСА занимает архивная опись — базовый справочник российских архивов. Значение описи определяется тем, что архивная опись, будучи учетным документом и справочником по содер­жанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, явля­ется основой для составления других типов архивных справочников: ка­талогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информа­ции. В связи с этим актуальной является задача подготовки методиче­ских рекомендаций по составлению архивных описей на основе стандар­тизированного описания.

Цель настоящих методических рекомендаций — разработать единые современные требования к составлению архивной описи в соответствии с новой редакцией «Основных правил работы государственных архивов России», методику подготовки архивной описи на основе стандартизи­рованных и унифицированных элементов описания.

Положения рекомендаций распространяются, в основном, на управ­ленческую документацию на бумажной основе, на документы по лично­му составу и личного происхождения.

Они рассчитаны на применение в государственных, муниципальных архивах, архивах организаций, могут использоваться в учебном процес­се, при повышении квалификации архивных работников.

Методические рекомендации состоят из введения, 6 разделов, заклю­чения, 17 приложений и списка источников и литературы.

В разделе 1 даны общие понятия об архивной описи и этапах ее со­ставления. Раздел 2 рассматривает методику описания единиц хранения на основе стандартизированных элементов описания. В разделе 3 пред­ставлена организация дел и документов в пределах описи. Раздел 4 по­священ составлению описи и справочного аппарата к ней. В разделе 5 рассмотрены целесообразные пути повышения информативности описи при ее усовершенствовании и переработке. В разделе 6 сформулированы основные требования к составлению архивной описи в электронном формате и представлен порядок заполнения примерного перечня полей баз данных «Архивная опись».

Рекомендации подготовлены сектором государственного учета и НСА Отдела архивоведения и археографии ВНИИДАД в соответствии с планом НИР.

Руководитель темы, ответственный составитель — к. и. н. Ларина В.Г.

Составители: с. н. с. Андреева Н.М. (разд. 4, п. 4.3, приложения №№ 2-15), с. н. с. Белянина Л.И. (ответственный исполнитель) (разд. 1, п. 1.5; разд. 2, 3; разд. 4, пп. 4.1, 4.2, общее редактирование), к. и. н., зав. секто­ром Ларина В.Г. (введение, разд. 6, заключение, приложение № 17, об­щее редактирование), с. н. с. Панова А.В. (техническое оформление тек­ста), с. н. с. Сахарова Е.Н. (ответственный исполнитель) (разд. 1, пп. 1.1-1.4; разд. 4, п. 4.3; разд. 5; приложения № 1, 16).

Выражаем искреннюю благодарность сотрудникам федеральных ар­хивов за помощь при подготовке данных рекомендаций, особенно специ­алистам ГАРФ (Копыловой О.Н., Котловой Т.Н., Олейникову О.В. и др.) и РГАСПИ (Иванову Ю.П., Розенталь СМ.) за предоставленные методи­ческие разработки для составления раздела 6.

Под общей редакцией канд. ист. наук Лариной В.Г.