Введение
Становление рыночных отношений в российской экономике привело к появлению новых самостоятельных направлений в отечественном менеджменте, которые возникли в результате переосмысления передовой зарубежной управленческой теории и практики, выработки оригинальных управленческих подходов, методов и средств. Наиболее значимое место в структуре современного российского менеджмента занимает управление проектами.
К настоящему времени управление проектами стало признанной во всем мире профессиональной деятельностью и модным направлением в условиях рынка. Методология и средства управления проектами широко используются во всех сферах проектно-ориентированной деятельности.
Развитие профессионального управления проектами превратило его в инструмент как управления созданием новых продуктов и услуг, так и целенаправленных изменений в рамках как отдельных организаций, так и целых социально-экономических систем.
В настоящее время 50% целенаправленной общественно полезной деятельности реализуется через различные проекты и программы. В то же время работники сферы управления сталкиваются с необходимостью осуществления различных изменений и развития организаций и систем в виде проектов или программ. Для нормального развития и эффективного функционирования современного рыночного, проектно-ориентированного общества, специалисты экономического профиля и управленческого аппарата должны быть знакомы с основами и возможностями управления проектами, хорошо ориентироваться и уметь применить на практике знания и навыки проектного управления. Этим и определяется роль и значение профессионализма в управлении проектами, а также необходимость изучения и актуальность курса «Управления проектами».
Дисциплина «Управление проектами» является самостоятельной профессиональной дисциплиной, имеющей свой набор знаний и навыков. В то же время, она неразрывно связана с такими дисциплинами как «Теория организации», «Основы менеджмента», «Экономика предприятия», «Инвестиционный менеджмент», «Управление персоналом», «Стратегический менеджмент», «Управление качеством», «Управление рисками» и др. При решении ряда практических задач необходимы навыки компьютерной грамотности, в частности знания Microsoft Excel и других программ.
Указанные навыки, связи дисциплины «Управление проектами» дают системное представление о комплексе знаний, обеспечивающим теоретический уровень и практическую направленность в подготовке специалистов по экономическим специальностям.
Тема 1. Основы управления проектами
1. Понятие проекта и управления проектами
2.Сущность управления проектами
3.Окружающая среда и участники проекта
Понятие «проект» объединяет разнообразные виды деятельности, характеризуемые рядом признаков, наиболее общими из которых являются: направленность на достижение конкретных целей, определенных результатов; координированное выполнение многочисленных, взаимосвязанных действий; ограниченная протяженность во времени, с определенным началом и концом. Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью.
Существует несколько определений термина «проект».
В.Даль определил проект, как «задуманное, предположенное дело, и самое изложение его на письме или в чертеже». Другие словари ограничиваются синонимами: схема, план, программа, чертеж.
С точки зрения системного подхода проект рассматривается как процесс перехода из исходного состояния в конечное – результат при участии ряда ограничений и механизмов.
Проект есть задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ его реализации. Проект включает в себя замысел, средства реализации и получаемые результаты, что по существу составляет элементы проекта (рис. 1):
Замысел
(проблема, задача)
Средства реализации
(решения)
Цели реализации
(результаты, решения)
Рис. 1.1. Основные элементы проекта
Среди многообразий определений, наиболее полно определение проекта может раскрыть фраза «Проект это комплекс мероприятий, направленный на...», продолжение же зависит от индивидуальных особенностей и специфики самой сущности проекта. В то же время имеются общие черты, характерные для всех проектов.
Каждый проект, во-первых, привязан к ограниченным ресурсам; во-вторых, подлежит контролю издержек и прибыли; в-третьих – хорошим является лишь тот проект, который доведен до конца.
Любой грамотный проект должен включать четыре этапа: замысел (концепция); разработка; реализация; завершение.
Проект должен обладать следующими признаками:
комплексная, инновационная, уникальная постановка задачи;
ограничение от повседневных производственных процессов;
сформулированная цель;
финансовые и кадровые рамки (планируемые ресурсы);
временные рамки: определенный старт и запланированное время завершения;
междисциплинарное сотрудничество нескольких специалистов или отделов;
собственная организационная форма;
заказчик – внешний или внутренний (внутри предприятия);
надзор контролирующих инстанций.
Успех проекта зависит от большого количества факторов, которые желательно заранее учесть, для предотвращения негативного хода событий. Настоящий проект отличает, прежде всего, пять вещей, которые нельзя упускать из виду, при решении задач управления проектом.
Проекты комплексны по своей сути.
Задачи проекта решаются, как правило, командой.
Пути решения часто не вполне очевидны и планируемы заранее.
Проекты лежат за пределами привычной профессиональной деятельности.
Проекты, как правило, затратоемки, при этом результат нередко бывает непредсказуемым.
В современном понимании проекты – то, что изменяет наш мир: строительство жилого дома или промышленного объекта, программа научно-исследовательских работ, реконструкция предприятия, создание новой организации, разработка новой техники и технологии, сооружение корабля; создание кинофильма, развитие региона – все это проекты.
Сам проект не следует понимать как особый вид деятельности по управлению чем либо. Проект – это всесторонний план, полноценная модель действия. Проект необходимо разрабатывать и реализовывать, что и составляет укрупненное содержания управления проектами.
Управление проектами – это процесс планирования, организации и управления задачами и ресурсами с целью достижения определенной цели, обычно при наличии ограничений по времени, ресурсам или затратам.
Управление проектами представляет собой открытую динамическую систему, которая состоит из связанных между собой работ, взаимодействует с окружающей средой, получая от нее необходимые ресурсы и предоставляя ей полученные результаты, а также находится под воздействием различных факторов риска. Таким образом, выделяются четыре базовых элемента управления проектами: работы; ресурсы; результаты; риски. Эти базовые элементы представляют собой объекты управления проектами.
При проектном управлении обязательно формулируются выраженные цели проекта, включающие как минимум, список планируемых результатов с критериями качества (область охвата), сроки выполнения и допустимый уровень затрат. Эта тройка – время, деньги и область охвата – согласно терминологии Microsoft Project называется треугольником проекта (рис 1.2.)1.
Время Деньги
Область охвата
Рис. 1.2. Графическое представление сущности управления проектами
Графическое представление сущности управления проектом имеет форму треугольника, что объясняется: во-первых, у треугольника обязательно три стороны. Поэтому при планировании проекта обязательно прописываются и календарь проекта, и смета проектных работ, и требования к выполнению задач; во-вторых, треугольник не всегда бывает равносторонним : время, деньги и область охвата могут оказывать разное влияние на проект; в-третьих, форма треугольника меняется, если меняется хотя бы одна его сторона – корректировка каждого элемента влияет на весь проект.
В идеально-типичном случае любой проект протекает в четыре этапа. В соответствие с ними в проектном управлении выделяют четыре ключевые задачи.
Формулирование задач. Этап, предваряющий собственно осуществление проекта. На этой стадии выполняются действия, необходимые для начала осуществления проекта.
Планирование – может рассматриваться как часть предварительных работ над проектом, но имеет место и на стадии осуществления проекта. Детализированное планирование в целях организационной и содержательной подготовки проекта.
Управление – является ключевым моментом. В течении всего периода работ над проектом, руководителю проекта необходимо контролировать их при помощи соответствующих инструментов управления.
Контроль служит для регулярного установления баланса между отдельными аспектами осуществления проекта. Он обеспечивает возможность корректирующего вмешательства в случае развития проекта в нежелательном направлении. Необходимой и существенной предпосылкой успешного контроля является информация и согласованность между всеми задействованными и ответственными лицами.
Сущность управления проектами заключается в сосредоточении прав и ответственности за достижение целей проекта у одного человека или небольшой группы. Этот человек – менеджер проекта – обеспечивает осуществление проекта, реализуя ключевые функции по управлению проектом.
В управлении проектами руководитель несет ответственность за: сроки, содержание, кадры, финансирование либо бюджет. При этом ответственность за проект может устанавливаться на двух уровнях управления – в зависимости от размера предприятия и количества текущих проектов.
Руководство или руководитель проекта осуществляет ответственное управление отдельным проектом, в первую очередь это касается содержания и сроков. Однако руководитель проекта становится менеджером проекта, если дополнительно к этому он несет личную и материальную ответственность за проект.
Управление проектами подразумевает планирование, координацию и контроль над несколькими проектами или подпроектами на предприятии. Менеджер проекта осуществляет наблюдение и управление отдельным проектом с позиций более высоких, чем руководитель проекта.
Проект как план деятельности в рамках той или иной предметной области имеет определенную структуру. Структурироваться проект может по различным принципам, но в любом случае проект является открытой экономической системой, взаимодействующей с окружающей его средой.
Предметная область проекта состоит из его целей и результатов, ограничений, а также факторов, влияющих на реализацию проекта. Нахождение предметной области проекта равнозначно его определению
Окружающая среда (окружение) проекта – это совокупность факторов и объектов, непосредственно не принимающих участие в проекте, но влияющих на проект и осуществляющих взаимодействие с проектом и отдельными его элементами. При этом выделяют непосредственное окружение проекта, т. е. факторы и объекты, взаимодействующие с проектом напрямую, и дальнее окружение проекта, т.е. факторы и объекты, взаимодействующие с проектом посредством других факторов и объектов, обычно входящих в непосредственное окружение.
Окружение проекта рассматривается как источник рисков проекта; при этом риск может рассматриваться и как опасность, и как возможность опасности, но в любом случае как отклонение от ранее принятых решений. Дальнее окружение проекта можно структурировать как совокупность внешних факторов.
В структуре непосредственного окружения проекта выделяют поставщиков продукции. работ, услуг, требующихся для проекта, и потребителей прямых и побочных результатов проекта.
В рамках самого проекта, а также окружения проекта взаимодействует совокупность участников проекта (см. Приложение 1), т.е. субъектов деятельности протекающей в рамках предметной области, подвергаемой проектному управлению. Такие участники могут быть активными (самостоятельно реализуют деятельность по проекту или деятельность, результаты которой влияют на проект) и пассивными (испытывают воздействие со стороны проекта). Кроме того, участники могут быть непосредственными (активными или пассивными), т.е. участниками самой деятельности по проекту, и косвенными (активными или пассивными), т.е. участниками деятельности, реализуемой объектами окружающей среды и влияющей на проект или испытывающей влияние проекта.
Состав участников проекта, их роли, распределение обязанностей, прав и ответственности зависят от типа, масштаба и сложности проекта, а также от жизненного цикла проекта. Тем не менее из числа активных непосредственных участников проекта выделяют наиболее важных, с наиболее стабильными ролями, это: инициатор проекта, заказчик, инвестор, руководитель проекта (проект-менеджер) и команда проекта. Помимо вышеуказанных важную роль играют контрактор, субконтрактор и потребитель продукции проекта.
Структура проекта включает и других участников. В типичном проекте задействованы органы государственной и местной власти; общественные группы населения, чьи интересы затрагиваются в ходе реализации проекта; спонсоры; консалтинговые, инжиниринговые и юридические организации, вовлеченные в процесс реализации проекта.