10.2.2. Фильтрация табличных данных

Фильтр – это быстрый и легкий способ поиска подмножества данных и работы с ними в списке. В отличие от сортировки, фильтр не меняет порядок записей в списке. При фильтрации временно скрываются строки, которые не требуется отображать. В отфильтрованном списке отображаются только строки, отвечающие условиям, заданным для столбца.

В Excel доступны две команды для фильтрации списков:

С помощью автофильтра можно создать три типа фильтров взаимоисключающих: по значениям списка, по формату или по условиям.

Расширенный фильтр позволяет задать более сложные условия фильтра. Вместо этого в отдельном диапазоне условий над списком вводятся условия, в соответствии с которыми требуется произвести фильтрацию.

Строки, отобранные при фильтрации в Excel, можно редактировать, форматировать, создавать на их основе диаграммы, выводить их на печать, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Отметим, что в качестве условия отбора можно использовать вычисляемое значение, являющееся результатом выполнения формулы. Формула, используемая для создания условия отбора, должна использовать относительную ссылку на заголовок столбца или на соответствующее поле в первой записи. Все остальные ссылки в формуле должны быть абсолютными ссылками, а формула – возвращать результат ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Освоим основные принципы работы со списками данных.

Задания и порядок их выполнения

Задание 1. Подготовьте таблицу в Microsoft Excel. Для этого:

1. Запустите табличный процессор Excel: Пуск ► Программы ► Microsoft Office ► Microsoft Office Excel 2010.

2. Откройте из вашей личной папки лист Иски рабочей книги Задание1.xlsx. Если вы не успели его подготовить ранее, то выполните задание 5 предыдущей темы.

3. Сохраните рабочую книгу в личной папке под именем База_данных.xlsx.

Задание 2. Активизируйте лист Иски, составьте список данных и присвойте ему имя Иски. Последовательность действий:

1. Выделите диапазон ячеек A2:Н12.

2. Установите параметр ленты Конструктор ► Параметры стилей ► Строка заголовка (дважды щёлкните по ней до появления галочки).

3. Выделите весь список данных и исполните команду Главная ► Формат ► Автоподбор ширины столбца, чтобы были полностью видны расположенные в ячейках данные.

Задание 3. Используя форму данных, добавьте в таблицу две дополнительные строки (записи) данных. Для этого:

1. Создайте форму данных:

1.1. Щёлкните ячейку в диапазоне или таблице, куда нужно добавить форму.

1.2. Чтобы добавить кнопку Форма на панель быстрого доступа, выполните указанные ниже действия:

1.2.1. Щёлкните кнопку Настройка панели быстрого доступа ( ) в строке заголовка и нажмите пункт Другие команды…

1.2.2. В поле Выбрать команды из выберите пункт Команды не на ленте и в списке найдите кнопку Форма ( ).

1.2.3. Нажмите кнопку Добавить, а затем – ОК.

1.3. На панели быстрого доступа нажмите кнопку Форма ( ). Заметим, что форму данных можно использовать для добавления, поиска, изменения и удаления строк в диапазоне или таблице.

2. Добавьте две строки (записи) данных:

2.1. В форме данных нажмите кнопку Добавить.

2.2. Введите в соответствующие поля (рис. 10.8) следующие данные (для перехода в другое поле нажимайте клавишу Таb, а к предыдущему – с помощью сочетания SHIFT + TAB или щёлкайте в нём мышью):

Номер дела: 10211

Истец: Петров П.П.

Ответчик: Бражкин Б.А.

Код судьи: 36202

Вид дела: уголовное

Цена иска:

Содержание иска: Злостное хулиганство

Дата заседания: 27.05.2012

4. Нажмите кнопку Добавить и аналогичным образом в соответствующие поля введите следующие данные:

Номер дела: 10212

Истец: Пеньков И.А.

Ответчик: ООО «Пошив»

Код судьи: 36203

Вид дела: гражданское

Цена иска: 12 000р.

Содержание иска: Брак изделия

Дата заседания: 29.04.2012

5. Щёлкните кнопку Закрыть.

Рис. 10.8. Окно формы

6. Обратите внимание на добавленные в таблицу записи. При добавлении строк с помощью формы данных таблицы и диапазоны расширяются вниз. Если при этом могут быть перезаписаны какие-либо данные, то появляется сообщение Невозможно расширить список или базу данных. Измените расположение данных так, чтобы диапазон или таблица могли расширяться вниз от последней строки.

Задание 4. Отсортируйте данные в таблице и найдите нужные данные. В Excel 2010 инструменты для сортировки есть сразу на двух лентах: на ленте Главная в группе Редактирование – кнопка Сортировка и фильтр ( ) и на ленте Данные – кнопки Сортировка ( ) и Фильтр ( ). Последовательность действий:

1. Сделайте активной ячейку А2 и исполните команду меню Сортировка. Возникнет окно «Сортировка» (рис. 10.9).

2. В верхнем поле «Сортировать по» окна щёлкните кнопку раскрытия списка и выберите «Дата заседания». Установите Порядок для параметра «От старых к новым».

3. Нажмите кнопку Добавить уровень и аналогичным образом установите во втором поле («Затем по») «Цена иска» значение параметра «По возрастанию» и щёлкните кнопку ОК.

4. Убедитесь, что данные в таблице располагаются в заданном вами порядке.

Рис. 10.9. Окно «Сортировка»

5. Найдите с помощью Формы нужные данные. Для этого:

5.1. Нажмите кнопку Форма ( ) и в появившемся окне щёлкните кнопку Критерии. Над кнопками окна возникнет надпись «Критерии».

5.2. В поле «Вид дела» введите условие «гражданское» и щёлкните кнопку Далее. В форме данных будут отображаться сведения только по гражданским делам.

5.3. Щёлкая кнопки Далее и Назад убедитесь, что таким условиям отвечают семь исков из 12. Щёлкните кнопку Закрыть.

6. Найдите с помощью Списка нужные данные. Для этого:

6.1. Щёлкните по кнопке , отображаемой в правом нижнем углу ячейки Е2 (поле «Вид дела» заголовка списка).

6.2. В появившемся окне щёлкните по строке «гражданское». В таблице будут отображаться только семь записей с гражданскими делами.

6.3. Щёлкните по кнопке , отображаемой в правом нижнем углу ячейки Е2 (поле «Вид дела» заголовка списка).

6.4. В появившемся окне щёлкните по строке «уголовное». В таблице будут отображаться только пять записей.

6.5. Щёлкните по кнопке , отображаемой в правом нижнем углу ячейки Е2 (поле «Вид дела» заголовка списка).

6.6. В появившемся окне щёлкните по строке «Все». В таблице будут отображаться все двенадцать записей.

6.7. Щёлкните по кнопке , отображаемой в правом нижнем углу ячейки Н2 (поле «Дата заседания» заголовка списка).

6.8. В появившемся окне щёлкните по строке «Фильтр по дате». Появится ниспадающее меню.

6.9. В верхних окнах ниспадающего меню выберите условие «После …» и «28.03.2012». Нажмите кнопку ОК. В таблице будут отображаться только восемь записей, удовлетворяющие данному условию.

6.10. Щёлкните по кнопке , отображаемой в правом нижнем углу ячейки Н2 (поле «Дата заседания» заголовка списка).

6.11. В появившемся окне щёлкните по строке «Фильтр по дате» и выберите условие «между»: 19.03.2012 и 20.04.2012. Убедитесь, что оба условия связаны логическим союзом «И» и нажмите кнопку ОК. В таблице будут отображаться только девять записей, удовлетворяющие данному условию.

6.12. Щёлкните по кнопке , отображаемой в правом нижнем углу ячейки Н2 (поле «Дата заседания» заголовка списка).

6.13. В появившемся окне щёлкните по строке «Все». В таблице будут отображаться все двенадцать записей.

7. Найдите необходимые данные (записи по делам, для которых: цена иска > 14000 р., дата заседания – позднее марта 2012 года) с помощью расширенного фильтра. Для этого:

7.1. Выделите диапазон ячеек A2:Н2 с названиями полей и скопируйте его в строку 16, начиная с ячейки А16.

7.2. Найдите для чего введите в ячейку F17: > 14000, в ячейку H17: > 31.03.2012.

7.3. Выделите диапазон ячеек A16:Н17.

7.4. Исполните команду ленты Данные ► Дополнительно ( ) (группа Сортировка и фильтр). Возникнет окно «Расширенный фильтр».

7.5. В поле «Обработка» этого окна включите режим «Скопировать результат в другое место».

7.6. Убедитесь, что в окне «Расширенный фильтр» в поле «Исходный диапазон:» указан диапазон ячеек базы данных, а в поле «Диапазон условий:» указан диапазон ячеек с установленными вами критериями. В поле «Поместить результат в диапазон» введите (набрав с клавиатуры или отметив мышью) диапазон ячеек в абсолютных адресах: $A$19:$Н$19 и щёлкните кнопку ОК.

7.7. Проверьте, что со строки 20 рабочего листа вывелась информация о двух делах (номера дел: 10203, 10207).

7.9. Измените содержимое ячейки F17: > 8000. Повторите п.п. 7.4 – 7.6.

7.10. Проверьте, что со строки 20 рабочего листа вывелась информация о четырёх исках (номера дел: 1203, 10207, 10206, 10212).

7.11. Измените содержимое ячейки Н17: >18.03.2012. Повторите п.п. 7.4 – 7.6.

7.12. Проверьте, что со строки 20 рабочего листа вывелась информация о семи исках.

Задание 5. Создайте новую таблицу. Последовательность действий:

1. Добавьте новый лист, присвоив ему имя Судьи.

2. На рабочем листе Судьи введите данные и оформите таблицу по образцу, представленному на рис. 10.10.

Рис. 10.10. Содержимое рабочего листа Судьи

3. Составьте список данных и присвойте ему имя Судьи.

4. С помощью расширенного фильтра отфильтруйте записи по судьям, которые отвечают следующим условиям: Дни приёма: = пнд; стаж работы: > 10.