Контрольные вопросы
1. Виды и обозначение операторов Excel.
2. Порядок указания диапазонов ячеек, участвующих в вычислениях.
3. Содержание концепции относительной адресации.
4. Порядок объединения ячеек.
5. Правила использования автозаполнения ячеек ЭТ.
6. Порядок построения диаграмм.
7. Порядок импорта таблицы во внешние приложения.
Тема 10.2. Работа со списками базы данных в табличном процессоре Excel
Цель занятия – освоить принципы работы со списками данных в табличном процессоре Excel.
Теоретические сведения
10.2.1. Особенности применения списков данных
Если объём информации в таблице большой, гораздо удобнее воспринимать её, когда данные определённым образом упорядочены.
Списки Microsoft Excel предоставляют пользователю средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе.
Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно управлять и анализировать независимо от данных, не вошедших в список. Например, используя только данные из списка, можно фильтровать столбцы, добавлять строки итоговых значений и создавать отчёт сводной таблицы.
На листе можно задать несколько списков, что позволяет гибко делить данные на отдельные хорошо управляемые наборы.
При создании списка Excel (Данные ► Список ► Создать список) процесс распознавания и изменения содержимого списка можно упростить за счёт средств списка и визуальных элементов (рис. 10.7):
1 – к каждому столбцу списка по умолчанию применяется Автофильтр, кнопки которого расположены в строке заголовков, что позволяет быстро фильтровать и сортировать данные;
2
Рис. 10.7. Средства
списка
3 – строка со звездочкой (*) называется строкой вставки. Ввод данных в это строку приводит к автоматическому добавлению данных в список и расширению рамки вокруг списка;
4 – в список можно добавить строку итогов. При щелчке мышью по ячейке в строке итогов появляется раскрывающийся список обобщённых функций;
5 – изменить размер списка можно с помощью перемещения метки изменения размера, находящейся в нижнем углу рамки списка.
Для упрощения ввода данных в Excel 2010 или ограничения записей определёнными элементами можно создать раскрывающийся список допустимых записей, который составляется из любых ячеек в книге. При создании раскрывающегося списка для ячейки в ней отображается стрелка. Для ввода данных в эту ячейку щёлкните стрелку, а затем введите необходимые данные.
Для создания раскрывающегося списка из диапазона ячеек используется команда Проверка данных в группе Работа с данными на ленте Данные.
Основные преимущества списков:
сортировка и фильтрация списков. Списки можно сортировать по возрастанию, по убыванию или в заданном пользователем порядке. Можно также фильтровать списки, чтобы отображать только данные, соответствующие указанному критерию;
обеспечение целостности данных. Для списков, не соединённых со списками SharePoint, можно использовать встроенные в Excel средства проверки данных. Например, в определённом столбце списка можно разрешить использовать только числа или даты.
форматирование объектов списка. Ячейки списка можно форматировать точно так же, как и ячейки листа;
совместимость со списками Windows SharePoint Services.
Однако и этого может оказаться недостаточным для проведения анализа. Возникнет необходимость «отфильтровывать» данные в таблице таким образом, чтобы в ней отображались только те строки, которые удовлетворяют заданным условиям, а ненужные строки были скрыты.