8. «Журнал учета обращений»

Розділ "Журнал учета обращений" дозволяє організувати облік вхідних повідомлень клієнтів, що необхідно для зменшення ймовірності "втрати" обігу клієнта (партнера та ін.) по тому або іншому питанню . Із цим розділом у компанії звичайно працюють секретарі й диспетчери, на яких у першу чергу виходять вхідні телефонні дзвінки .

8.1. Введення інформації.

8.1.1. Зареєструйте такі підкаталоги в дереві каталогу розділу «Журнал учета обращений»: «Дирекция», «Отдел полиграфии», «Отдел сувениров», «Личные обращения».

• Відкрийте розділ Учет → Журнал учета обращений. Створіть у панелі каталогу потрібні розділи (див. см. попередні завдання).

8.1.2. Диспетчером Федорчук Мариной 10.03.05 було приняте повідомлення на адресу Ильина Сергея з відділу поліграфии від фірми «Ромикс» з проханням передзвонити Коновалову Дмитрию по тел. 2236901.

Активізуйте потрібний підкаталог. У панелі Список обращений оберіть з контекстного меню команду Добавить. Відкриється вікно Обращение: Добавление (рис. 2.22). Заповніть поля цієї форми:

• Поступило – за замовчуванням у полі проставляється поточні дата й час отримання повідомлення;

• Приоритет – встановлюється ступінь важливості повідомлення (від 1 до 9);

• Принял – имя сотрудника, который принял повідомлення, выбирается из словаря;

• В адрес – співробітник, на адресу якого прийняте повідомлення;

• К лиент: Регистрационный номер, Мнемокод, Контактное лицо, Обязательство – у випадку, якщо дзвонять із конкретної організації, телефоніст повинен перевірити чи зареєстрована така організація в Системі. Для цього в полі вноситься назва організації (краще ввести частину слова з назви й поставити зірочку, якщо в системі є організації зі схожою назвою, при натисканні на кнопку система відкриє вікно з назвами всіх підходящих організацій зареєстрованих у Системі. Диспетчер вибирає потрібну організацію. Це робиться для того, щоб не відбулася помилка із занесенням обігу у вигляді хроніки в помилково обрану організацію).

Рис. 2.22. Вікно Обращение: Добавление

• Содержание обращения – вноситься зміст повідомлення;

• Регистрация в хронике рабочего места – прапорець ставиться для того, щоб повідомлення продублювався в хроніку в розділі Карты рабочих мест.

8.1.3. Перевірте наявність повідомлення в розділі «Клиенты и потенциальные клиенты».

• Відкрийте роздел Учет → Клиенты и потенциальные клиенты. Відкриється вікно Организации. Активізуйте підкаталог Клиенты по полиграфии (якщо Ви не знаєте в якому підкаталозі перебуває потрібна Вам організація, Ви можете знайти її в базі аналогічно виконанню завдання 4.2.1), у верхній панелі Организации відобразяться організації із цього підкаталогу (якщо в панелі немає ніякої інформації, перевірте параметри відбору: команда Отобрать з контекстного меню).

• Встановіть курсор на потрібній організації й перевірте в нижній панелі у вкладці Хроніка наявність створеного Вами повідомлення.

8.1.4. Секретарем Костенко Лилией 15.03.05 було приняте повідомлення на адресу Павлова Юрия з відділу маркетингу з проханням перезвонити дому.

Виконаєте завдання аналогічно завданню 7.1.2.