5.1. Веденння інформації

5.1.1. Створіть у дереві каталогу такі підрозділи контрагентів: «Обзвон», «Переговоры», «Клиенты по полиграфии», «Клиенты по сувенирам», «Партнеры», «Автоматически созданные».

Відкрийте розділ Учет → Клиенты и Потенциальные клиенты. У розділі 4.1.1. був створений розділ Клиенты по полиграфии з підприємством Ромикс и «Etoile Кo». Створіть у панелі каталогу інші розділи.

5.1.2. Створіть організацію СП «Віола» (виробництво будматеріалів), для якої ми виготовляли листівки А5:

• розробка макету листівки А5 у період з 05.03.05 по 12.03.05, відповідальний Ільїн Сергій;

• друк листівок А5 у період з 13.03.05 по 16.03.05, відповідальний Власов Данило.

У вікні Организации у панелі каталогу подвійним клацанням миші активізуйте розділ Клиенты по полиграфии (вводимо дані про цю організацію у даному розділі, оскільки вони замовляли у нас розробку та виготовлення рекламної поліграфії) (рис. 2.14). Правою кнопкою миші відкрийте контекстне меню в панелі Организации, оберіть команду Добавить. На екрані з’явиться форма Добавление. Заповніть поля цієї форми:

Вкладка Общие:

• Мнемокод организации, Полное наименование – введіть скорочену і повну назву організації;

• Регистрационный номер – вноситься номер організації в Системі, який задає користувач на свій розсуд;

Р ис. 2.14. Заповнення даними форм розділу Клиенты по полиграфии

• Код, телефон и факс, Прочие телефоны – вносяться відповідні координати (введіть їх на свій вибір);

• Состояние – користувач на свій розсуд може вказати для даної організації вид стану. Доцільно було вказати такі види станів організацій: Прозвон (контакти з організацією ще не налагоджені, з'ясовується контактна інформація), Переговоры (первинні контакти налагоджені, ідуть переговори про співробітництво, рішення про покупку , можливість зробити замовлення і т.д.), Разовый клиент (організація, яка лише раз робила замовлення в компанії, щось одного разу купила та ін.), Клиент (організація, котра є постійним клієнтом). Натисканням кнопки відкривається вікно словника Общие понятия з інформацією про види Состояний (якщо такі вже є).

Якщо потрібних понять немає, створіть їх одразу , вибравши з контекстного меню команду Добавить. Внесіть потрібні дані у поля і натисніть кнопку Записать. Заведіть одразу всі перераховані вище поняття, не виходячи з вікна словника. Виберіть потрібне поняття (у цьому випадку Разовый клиент), і натисніть кнопку Выбрать.

• Особая отметка – користувач може створити свій список Особых отметок, який обумовлюється специфікою діяльності або звичок користувача. Це поле дає користувачеві можливість введення додаткової ознаки для структурування інформації. Поле заповнюється в такий же спосіб, як поле Состояние.

• Отрасль – вид діяльності даної організації (для зручності наступної класифікації заведіть максимум можливих понять для цього поля). Заповніть його в такий же спосіб, як поле Состояние та Особая отметка.

Вкладка Координаты (заполните поля этой вкладки на своё усмотрение):

• Регион, Индекс, Город, Адрес –координати організації;

• InterNet, E-mail –назва веб-сайта, і електронна адреса;

• Маршрут – інформація про те, як добиратися до організації (вид міського транспорту, внутрішній номер телефону і т.д.).

Вкладка Прочие:

• Дата последнего контакта, Связаться не позднее – проставте дату останнього контакту (за замовчуванням система проставляє дату останньої хроніки) і дату, коли потрібно наступного разу зв'язатися з даною організацією;

• Неотработанные обращения, Неоплаченные счета, Незакрытые акты, Договора – кнопки перегляду активні лише у випадку наявності даних понять для поточної організації;

• Контактное лицо – співробітник організації, з ким можна буде зв'язатися у випадку виникнення якихось питань;

• Примечания – вносяться примітки.

Вкладка Персоны:

• Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Телефон – тут зберігається список і коротка характеристика співробітників організації, які можуть знадобиться користувачам Системи.

Натиснть клавішу Записать.

Щ об внести дані про об'єкт співробітництва з організацією (у цьому випадку об'єктом співробітництва є Виготовлення листівки А5), установите курсор на тільки що створену організацію у верхній панелі Организации, клацнувши правою кнопкою миші в нижній панелі у вкладці Объекты викличте контекстне меню и оберіть команду Добавить. Відкриється форма Виола: Добавление (рис. 2.15). Заповніть поля цієї форми:

Рис. 2.15. Форма Виола: Добавление

• Объект – мнемокод товару (послуги), котрий є об’єктом співробітництва;

• Артикул – артикул товару (послуги);

• Контактное лицо, Телефоны – Дані контактної особи, з яким можна зв'язатися з питань, пов'язаних з даним напрямком робіт;

• Состояние – стан даного направлення співробітництва. Користувач на свій розсуд може вказати для даної організації вид стану.

Таким чином, користувач має можливість групувати організації на категорії не тільки в загальному вигляді, але й у розрізі кожного напрямку співробітництва з даною організацією. Наприклад, у цьому випадку ми зможемо відстежити, які організації активно співробітничають із нами по виготовленню рекламної поліграфії, а які по виготовленню сувенірної продукції. При необхідності зможемо зробити вибірку організацій, які тільки раз замовляли в нас продукцію, а які зовсім не працюють із нами по якімсь напрямкові й дати цю інформацію в роботу менеджерам для з'ясування ситуації й налагодження контактів. Подібні дії допоможуть компанії більш правильно організовувати збутову політику компанії.

• Обслуживает – співробітник нашої компанії, який обслуговує даного клієнта. Натисканням кнопки , ви викличте словник Сотрудники, з котрого Вам необхідно обрати потрібного співробітника і натиснути кнопку Выбрать.

Дата последнего контакта – установлюється дата останнього контакту з організацією пов'язаного з даним робітником місцем (об'єктом співробітництва). Натисніть кнопку Записать.

Тепер клікніть у нижній панелі на вкладку Обязательства.

Під Обязательствами у системі розуміються етапи або напрямки роботи з конкретного робочого місця (об'єкту ). Тобто , якщо об'єктом у цьому випадку є Виготовлення листівка А5, то зобов'язаннями по цьому об'єкту служать два зобов'язання: розробка макета листівки й друк листівки. Зобов'язання обумовлюються специфікою об'єкта й загальною діяльністю компанії.

Оберіть з контекстного меню команду Добавить. З’явиться форма Виола: Добавление Запвніть поля цієї форми:

Объект обслуживания – виберіть зі списку об'єкт, до якого будуть віднесені зобов'язання.

Обязательство – натисніть кнопку , відкриється вікно словника Номенклатор товаров и услуг:

• Заведіть в панелі каталогу розділ Виды обязательств. Активізуйте йог подвійним клацанням миші.

• У панелі Список товаров и услуг заведіть потрібний вид зобов'язання (ви можете не виходячи з активного вікна створити одразу кілька видів зобов'язань) (рис. 2.16). Зобов'язаннями в цьому випадку будуть "Макетування" і "Печатка". Ви можете назвати ці зобов'язання на свій розсуд.

Рис. 2.16. Зобовязання панелі Список товаров и услуг

• Встановіть курсор на потрібний вид зобов'язання і натисніть клавішу Выбрать.

Начало работ, Окончание работ – дати початку й закінчення робіт з даного зобов'язання (введіть дати згідно із завданням).

Документ – документ, на підставі якого проводяться роботи;

Ответственный – зі словника вибирається співробітник, який відповідальний за даний вид зобов'язань (у нашому випадку таким співробітником виступає менеджер відділу поліграфії Ільїн С.)

Вкладка "Хроника" у формі зобов'язань складається із хронік контактів, які стосувалися безпосередньо даного виду зобов'язань. Як правило, ця інформація генерується з інших розділів системи.

В нижній панелі також є вкладка Хроника, у ній зібрані хроніки по всіх робочих об'єктах співробітництва й усім зобов'язанням у загальну таблицю. Ця інформація також генерується з інших розділів Системи («Журнал обращений», «Журнал учета рабочего времени», «Маркетинг и Сбыт») (рис. 2.17).

Рис. 2.17. Заповнена форма Клиенты и Потенциальные клиенты

Хроника є таблицею, у якій зібрані всі контакти, пов'язані з конкретною організацією, із вказівкою хто, коли, яким чином, де з якого приводу контактував. Це може бути відвідування клієнтом офісу, відвідування співробітником офісу клієнта, телефонний дзвінок від клієнта, телефонний дзвінок клієнтові з офісу та ін. Переглянути хроніку можна:

1. У таблиці "Хроника контактов" головного вікна розділу "Клиенты и потенциальные клиенты".

2. У розділі "Маркетинг и Сбыт", установивши в параметрах відбору прапорець «Показывать всю хронику по организации».

5.1.3. Створіть організацію ООО «Экстрим» (роздрібна торгівля), яка замовила в нас комплексний дизайн свого офісу. Обслуговує цю компанію менеджер відділу дизайну Лямкин Константин. Компанія перебуває в стадії проектування, якої керує. Відобразите дану інформацію в Системі.

Виконаєте завдання аналогічно попередньому.