9.4. Електронні комунікації

Майже кожна компанія на сьогоднішній день має як мінімум частину електронних інформаційних комунікацій, що поєднують в собі:

Інтранет для ефективної спільної роботи службовців компанії;

Інтернет, що забезпечує вихід, до загальнодоступних серверів надає доступ до Інтернет - послуг;

Контакт - центри, що дозволяють інтегрувати послуги для тих, хто не має постійного доступу в Інтернет;

Поштову службу для розсилки матеріалів в письмовій формі (документи, страхові поліси тощо).

А також всілякі електронні програмні засоби офісного спілкування між співробітниками (корпоративний чат або форум). Дійсно, з розвитком Інтернету завдання спілкування зі співробітниками та отримання зворотного зв'язку стала куди легше.

Але майже ніде електронні комунікації не є єдиним засобом передачі інформації, оскільки дуже висока вірогідність, що важлива інформація просто загубиться в купі електронних листів. У 43% випадків електронні комунікації супроводжуються оперативними нарадами і інструктажем.

Тим не менше, число компаній, в яких звичайні співробітники мають можливість донести свої погляди і точки зору безпосередньо до вищого менеджменту, залишається досить малим.Найбільше зміна в комунікаціях відбувається завдяки новим електронним ЗМІ: електронна пошта, системи, що з'єднують людей всередині організації, Web-сайти, - все це відкриває нові сфери діяльності для встановлення зв'язків з громадськістю і всередині компанії.

Створюючи систему внутрішніх комунікацій у компанії, необхідно використовувати засоби, які найбільше підходять для вирішення даної проблеми. Наприклад, для внутрішніх комунікацій з простими робітниками на виробництві простіше створити локальну радіомережу, що дає ряд переваг, таких як масовий охоплення аудиторії і відповідна реакція. У випадку якщо в компанії більшість персоналу працює за персональним комп'ютером, простіше робити електронні розсилки.

Зараз кожна компанія намагається створити корпоративний веб-сайт для здійснення двостороннього зв'язку із зовнішнім світом. З часом з'явилася ідея створити щось подібне для здійснення зв'язку з власними співробітниками.

Внутрішній сайт компанії необхідний, в першу чергу, для швидкого інформування персоналу та негайної зворотнього зв'язку. Вчасно отримана співробітниками інформація дозволяє оперативно реагувати на швидкозмінні тенденції ринку, а також запобігати чутки, що спотворюють реальність. Попередження небезпечних для репутації компанії дій дозволяє економити значні суми при мінімальних витратах.

Проблема зв'язку між центральним офісом і філіями робить проблематичним оперативне спілкування і зв'язок між співробітниками.

В основному, електронні комунікації можна представити чотирма різновидами, в залежності від їх величини і складності:

Внутрішньо-корпоративна розсилка по електронній пошті;

Електронна сторінка для співробітників компанії на зовнішньому корпоративному сайті;

Внутрішньо-корпоративний веб-сайт;

Внутрішній портал компанії.

Внутрішньо-корпоративна розсилка по електронній пошті, напевно, найпоширеніший спосіб оповіщення співробітників про будь-яких новинах або майбутні події у більшості компаній. Такий практиці сприяє наявність практично на кожному комп'ютері програм Outlook або The bat.

Основною перевагою такого роду спілкування є те, що багато-користувальницьке повідомлення дозволяє доставити необхідну інформацію кожному із співробітників компанії, не відволікаючи їх від робочого процесу. При цьому зберігається інтерактивне спілкування між відправником та одержувачем інформації.

Електронне спілкування все глибше проникає в офісні простору по всьому світу. З одного боку, це данина моді, але з іншого - психологічний виверт. Для людей, схильних до інтроверсії, електронна комунікація дає можливість висловити те, що ніколи не буде сказано при особистому контакті. Інтернет зробив комунікаційний простір практично нескінченним. У той же час багато прихильників електронного листування як з клієнтами і партнерами, так і з колегами-сусідами сподіваються на те, що електронне листування дозволяє зберігати конфіденційність.