5.3. Концептуальна структура інформаційної системи підприємства

Інформаційна модель має, з одного боку, внутрішній замкнений цикл, а з іншого — відкритий, оскільки існує зв’язок її з зовнішнім середовищем. Замкнений цикл полягає в тому, що його початок — керівна система (вироблення завдань, прийняття рішень тощо) — здійснює свій вплив завдяки інформаційній системі і зворотному зв’язку, які діють на об’єкті через систему автоматизованого збирання й обробки інформації. Тому й відбувається вплив її не лише на керовану систему, а й на блок умовно-постійної інформації.

Тому концептуальна структура ІС підприємства побудована на таких основних принципах:

наявність комплексів комп’ютерів, що використовуються як АРМ і поєднані однією мережею, що має вихід на глобальні мережі;

наявність централізованого комп’ютера (сервер) з умовно-постійною інформацією і розподіленими базами даних;

збір (за допомогою комп’ютера) у ритмі виробництва первинної (фактичної) інформації в мінімально необхідному складі, яка характеризує всі операції і процеси, що відбуваються на об’єкті управління;

системна обробка первинної інформації разом з умовно-постійною здійснюється так, щоб вихідна інформація видавалася в максимально необхідному складі й забезпечувала всі потреби управління об’єктом, включаючи облік, звітність, аналіз, вироблення та прийняття рішень;

розробка та прийняття управлінських рішень базується на інформації, яка є об’єктивною, вірогідною та всебічно характеризує виробничо-господарську та іншу діяльність об’єкта управління на кожен даний момент.

5.4. Відділ інформаційного обслуговування.

Сьогодні всі великі комерційні структури розвинених держав мають у своєму штаті підрозділи, які займаються інформаційною діяльністю. В одних фірмах - це інформаційно-аналітичний відділ, в інших - відділ маркетингу, на який керівництво фірми поряд з іншими покладає й інформаційно-аналітичні завдання. Часто все залежить від ступеня розуміння керівництвом фірми ступеня важливості інформаційно - аналітичної роботи для безпеки всіх сторін діяльності будь-якої комерційної структури.

Основна мета функціонування такої служби - це забезпечення оперативного одержання керівником та іншими службами максимального обсягу якісної й конкретної інформації, необхідної їм для прийняття більш обґрунтованих і зважених рішень, адекватного реагування на події, що відбуваються, а також одержання своєчасних рекомендацій і пропозицій. Наявність якісної інформації у керівництва допомагає не тільки при прийнятті яких-небудь рішень, але може зіграти на його користь при проведенні переговорів або дискусій.

Основні аспекти інформаційної діяльності і нові завдання інформаційної служби підприємства можуть бути представлені як:

- проведення досліджень ринку збуту продукції підприємства або участь у такій роботі;

- проведення й організація рекламних кампаній;

- проведення маркетингу інформаційної продукції й послуг на підприємстві в інтересах маркетингу його продукції.

Як й у маркетингу будь-яких товарів, важливим є підвищення якості інформаційної продукції й послуг і зниження витрат інформаційного виробництва, надання фахівцям підприємства можливості вигідного співробітництва з інформаційною службою, кращого в порівнянні з іншими каналами комунікації.

Тому маркетинг інформаційної продукції й послуг на підприємстві повинен переслідувати, як мінімум, дві мети:

1) реалізація завдань маркетингу продукції підприємства в частині його інформаційних аспектів;

2) забезпечення ефективної діяльності інформаційної служби підприємства в умовах ринкової економіки.

Для досягнення першої мети необхідно:

- створити й вести інформаційну базу, що включає інформацію про сильні й слабкі сторони свого підприємства і його продукції, а також відомості про конкурентів;

- забезпечити надходження на підприємство необхідної науково-технічної й кон'юктурно-економічної інформації;

- забезпечити обробку й розподіл цієї інформації «за належіностю» між підрозділами підприємства;

- створити комунікації для вільної циркуляції ідей всіх учасників маркетингу до споживача з метою координації зусиль у створенні продукції, що задовольняє потреби даного сегмента ринку.

Для досягнення другої мети необхідно провести:

- визначення можливостей інформаційної служби й номенклатури виконуваних робіт і послуг, що виконуються;

- дослідження й сегментацію ринку інформаційної продукції й послуг на підприємстві;

- рекламу інформаційних робіт і послуг, заходу щодо стимулювання збуту;

- заходи щодо зменшення витрат інформаційного виробництва;

- оцінку ефективності заходів маркетингу інформаційної продукції й послуг на підприємстві з наступним корегуванням плану маркетингу.

Досить важливо, щоб поряд з кількісними оцінками в інформації втримувалися також якісні характеристики. Особливо коштовні відомості прогнозного характеру, що дають подання про намічені структурні зміни й нові тенденції й ті, що мають принципове значення для розробки стратегій маркетингу.

Участь інформаційної служби в маркетингових дослідженнях може здійснюватися за допомогою рішення двох рівнозначних завдань:

- створення й ведення фактографічних баз даних, що містять кількісну інформацію (списки постачальників, дані про фірми, продукцію й т.д.)

- проведення на цій базі оглядово-аналітичної діяльності, результатом якої є одержання прогнозних оцінок стану ринку продукції підприємства.

Рішення даних завдань можливо на основі створення автоматизованих банків даних у рамках інформаційної служби підприємства.

Ефективність стратегії маркетингу, реалізація його цілей залежать від якості інформації, на основі якої ця стратегія розвивається. Тому основним завданням участі інформаційної служби в маркетингу продукції підприємства є створення й підтримка системи інформації, що забезпечує оперативне надходження достовірних відомостей, необхідних для успішної маркетингової діяльності підприємства.

Таким чином, позначаються основні завдання, що стоять перед інформаційною службою:

1) збір, обробка й аналіз зовнішньої інформації;

2) збір, обробка й аналіз внутрішньої інформації;

3) на основі проведеного аналізу вироблення відповідних рекомендацій і пропозицій;

4) оперативне, повне наочне надання результатів аналізу, що відповідають висновків і вироблених рекомендацій;

5) довгострокове зберігання всієї зібраної інформації для наступного її використання в роботі;

6) рішення нестандартних завдань аналізу діяльності фірми

Виходячи із завдань, що стоять перед службою, можна позначити її функціональну структуру, що забезпечує найбільш ефективне її функціонування. Функціонально ІС підрозділяється на 3 напрямки - аналітичне, інформаційне й технічне. Аналітичний й інформаційний напрямки є основними. Основні завдання аналітичного - це напрямки 1,2,3 й 6 з вище зазначеного списку. Аналітичний підрозділ розділяється на дві складові. Одна з них орієнтована на рішення стратегічних завдань (виявлення тенденцій, прогнозування, стратегічне планування), друга - моніторинг поточних подій і рішення тактичних завдань. Основними завданнями інформаційного напрямку є 4 й 5, а також частина від завдань 1 й 2 - збір й обробка інформації. Технічний підрозділ є допоміжним. Він займається рішенням технічних питань, пов'язаних з пунктами 4 й 5, і надає відповідну допомогу при рішенні завдань 1,2,3 й 6.