Работа со списками и базами данных в Excel

Цели работы:

• познакомиться с использованием электронной таблицы как базы данных;

• научиться осуществлять поиск информации в базе данных по различным критериям;

• научиться производить сортировку информации.

В наши дни на рынке Windows нет недостатка в программах, предназначенных для работы с базами данных. Сюда относится пакет Access, входящий в комплекс Microsoft Office, а также Windows-версии FoxPro, Paradox, dBASE и другие. Эти высококлассные программы представляют собой системы управления базами данных, разработанными для операции со сложными взаимосвязанными таблицами, запросами и отчетами.

Однако когда приходится работать с простыми таблицами данных, можно спокойно обойтись без этих систем. Excel - более чем подходящий инструмент для работы с файлами баз данных (или списками в терминах Excel). Можно создать форму для элемента базы данных, можно сортировать данные, суммировать их, осуществлять выборки записей по критериям и многое другое.

Основные понятия баз данных

Область таблицы можно рассматривать как базу данных (список). Столбцы этой таблицы называются полями, а строки называются записями.

Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных:

• первая строка базы данных (таблицы Excel) должен содержать неповторяющиеся имена полей;

• остальные ряды базы данных содержат записи, которые не должны быть пустыми рядами;

• информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т.е. только цифры или только текст.

Формирование данных списка

Это можно сделать, вводя данные непосредственно в электронную таблицу или используя форму.

Наиболее простой метод ввода информации в базу данных — это впечатывание данных в ячейки электронной таблицы. Ввод и удаление записей и полей осуществляется аналогично таким же действием над рядами и столбцами обычной электронной таблицы.

Чтобы сделать ввод данных более простым и эффективным, можно использовать экранные формы, с помощью которых можно добавлять, редактировать, удалять записи, осуществлять поиск в базе данных значительно быстрее.

Ф ормы – это окно диалога, упрощающее управление базой данных. Вот некоторые аспекты работы с формой:

- в окне расположена только одна запись, доступная для редактирования или добавления;

- в форме можно увидеть значительно больше полей записи, чем в табличном поле и списке. Фактически, в зависимости от размера экрана, можно видеть не менее 18 полей в одной форме;

- когда удаляете или добавляете записи с помощью формы, Excel автоматически перестраивает интервал списка;

- работа с помощью формы в высшей степени безопасна для данных. Excel предотвращает путаницу данных при добавлении записей и требует подтверждения при удаления записей. Полезной особенностью форм является то, что Excel создаст форму автоматически, основываясь на структуре базы данных. Чтобы посмотреть форму, выделите ячейки базы данных и затем выберите функцию Форма в меню Данные. Форма списка абитуриентов приведена на рис. 8.1.

Сортировка данных в ячейках

Данные в ячейках можно сортировать по возрастанию и по убыванию, используя одновременно до трёх ключей. Excel может использовать заголовки полей для «названий» полей (рис. 8.2).

Порядок сортировки:

1. Выделите (включая заголовки) те ячейки, строки и столбцы, которые вы собираетесь сортировать.

2. Выберите Данные, Сортировка.

3. Укажите первый ключ для сортировки. Если столбцы подписаны, их названия будут в списке.

4. Задайте тип сортировки – по возрастанию или по убыванию. Если нужна дополнительная сортировка, перейдите ко второму критерию и выберите нужный пункт.

5. Когда все параметры сортировки будут установлены, щелкните на OK и проверьте результаты.