4. Права працівників на підписання бухгалтерських документів

Керівник підприємства на початку року видає наказ про призначення осіб, які мають право підписувати документи на здійснення господарських операцій, у тому числі одержання і відпуск із складів підприємства окремих видів матеріальних цінностей на ті чи інші господарські потреби. Перелік осіб, яким надано право підписувати документи, оформляється як додаток до наказу про облікову політику (табл.6. 1) (дод. А).

Таблиця 6.1

Перелік посадових осіб, яким надано право підпису документів

Назва документів	Посадові особи, що мають право на підпис
Фінансові звіти	Керівник підприємства, головний бухгалтер
Регістри бухгалтерського обліку	Бухгалтер-виконавець, головний бухгалтер
Розрахунково-платіжні документи	Керівник підприємства, головний бухгалтер
Касові документи	Керівник підприємства, головний бухгалтер
Господарські договори	Керівник підприємства, головний бухгалтер
Виробничі і матеріальні звіти	Матеріально-відповідальні особи, які уклали договір про повну матеріальну відповідальність
Документи на прийом і відпуск товарно-матеріальних цінностей	Спеціалісти з постачання і збуту, матеріально-відповідальні особи на прийом, керівник підприємства і головний бухгалтер – на відпуск
Документи на приймання основних засобів	Керівник підприємства. Головний інженер
Матеріали інвентаризації	Голова і члени інвентаризаційної комісії, матеріально-відповідальна особа. Затверджує керівник підприємства
Статистична і оперативна звітність	Керівник підприємства або його заступник, головний бухгалтер
Акти на списання і звіти про використання бланків суворої звітності	Підготовляють документи відповідальні особи за їх облік та використання. Затверджує керівник підприємства

Збереження майна на підприємствах усіх форм власності забезпечується внутрішньогосподарським контролем за станом і рухом усіх його активів. Одним з найбільш дієвих заходів, що дозволяє здійснювати такий контроль, є закріплення об’єктів обліку за матеріально-відповідальними особами. При визначенні їх переліку враховують:

• вік працівника, особи, які не досягли 18-річного віку не можуть призначатись матеріально-відповідальними особами;

• ознайомлення працівника із наказом (посадовою інструкцією) про його функціональні (посадові) обов’язки;

• посада чи роботи включені до переліку, затвердженому у порядку встановленому Кабінетом Міністрів України.

До переліку посад, з якими може бути підписаний договір про повну матеріальну відповідальність, належать:

• завідуючі касами, завідуючі камерами зберігання, завідувачі складами та їх заступники;

• старші контролери-заступники і контролери-касири; старші контролери і контролери; старші касири і касири, а також інші працівники, які виконують обов’язки касирів;

• завідуючі (при відсутності завідуючих відділами і секціями) магазинами та їх заступники; завідуючі товарними секціями (відділами), відділами магазинів та їх заступники; начальники цехів і ділянок підприємств торгівлі та їх заступники;

• завідувачі підприємствами громадського харчування та їх заступники; завідуючі виробництвом, начальники цехів та їх заступники, старші адміністратори і адміністратори залів підприємств громадського харчування;

• завідуючі заготівельними пунктами;

• агенти з постачання; експедитори з перевезення вантажів, інкасатори та інші.

Списки матеріально-відповідальних осіб визначаються на підставі складених договорів про матеріальну відповідальність. Закріплення матеріальної відповідальності здійснюється у наказі про облікову політику, де зазначається прізвище, ім’я та по-батькові працівника, його посада, яку він обіймає, та сфера матеріальної відповідальності.

У фінансово-господарській діяльності підприємства неминуче виникають операції, пов’язані із придбанням товарно-матеріальних цінностей або оплатою послуг за готівку. З цією метою кожне підприємство затверджує перелік підзвітних осіб, який є підставою для видачі їм готівки під звіт для покриття витрат за зазначеними операціями. До переліку посадових осіб та працівників підприємства, які мають право на отримання готівки під звіт, належать:

• секретар;

• керівники структурних підрозділів та їх заступники;

• завідуючий господарством;

• працівники відділу збуту;

• працівники відділу постачання;

• інженер з охорони праці.

У розпорядчому документі підприємства доцільно вказувати не прізвище, ім’я та по-батькові працівників, яким дозволено отримувати готівку під звіт, а відповідну посаду, щоб уникнути необхідності внесення змін до нього у випадку звільнення того чи іншого працівника.