6.1.3 Проектирование системы менеджмента на предприятии

Система менед-жмента

Направления

анализа

Что следует

проанализировать

по теме исследования

(заполнить студенту)

Что следует

запроектировать

(запланировать)

1

2

3

4

Органи-зация (организационная структура организа-ционное обеспече-ние)

1. Стратегия в области организации

Привести существующую (из интервью директора) или указать на ее отсутствие, что чаще всего и бывает.

Сформулировать необходимую стратегию.

Реорганизация (тип выбирается в зависимости от выявленных проблем):

1.Смена организационно-правовой формы – переход от одной формы общества, товарищества к другой.

2.Создание нового предприятия (подразделения) в рамках фирмы

3.Децентрализация управления (разукрупнение структуры - дивизионализация, внутрихозяйственный расчет, внедрение элементов проектной структуры) - 4.Централизация управления (укрупнение структуры аппарата производства и аппарата управления ).

5.Функционализация – перестройка бизнес-структуры с ориентацией на основные функции деятельности данной организации (продуктовая, территориальная, потребительская структуры).

2. Структура

Тип структуры. Сформировать фактически сложившуюся структуру управления. Степень сложности (этажей организации), централизации (степень самостоятельности подразделений), гибкости (в условиях рынка), подвижности (число реорганизаций), скоординированности аппарата управления и аппарата производства. Управляющий персонал (численность, структура). Соотношение управляющих и управляемых (например 1:10). Соответствие фактической нагрузки на управляющего нормам управляемости

3.Связи управления

Связи внешние и внутренние (управления и трудовые) – указать типы существующих документов, формирующих каналы связи, их количество в сравнении с потребностью.

Проектирование связей управления:

- внешних – устав, учредительный договор; договор с директором; типовая схема коммерческого контракта;

- внутренних – коллективный договор, правила трудового распорядка, контракт с временным работником, должностные инструкции.

4. Обобщающая характеристика организации в целом

Обеспечиваемая организацией скорость, координация и эффективность управления. Соответствие организации управления стратегии, функциям управления, структуре бизнеса (деятельности вообще).

Коммуникации (связи, каналы связей)

1. Политика в области коммуникаций

Есть ли вообще какая-то политика развития коммуникаций (чаще всего ее просто нет, что и следует подчеркнуть).

Сформулировать политику в области коммуникаций (набор целей в ближайшей перспективе - от 1 до 3,5 лет).

2.Внешние коммуникации

Устные - – телефон, личный контакт, степень формализация связи

Документальные

- внешние – типы используемых коммерческих договоров, обязательная отчетность налоговая и статистическая.

- внутренние – организационные, распорядительные, справочно – информационные, кадровые, лично-официальные документы

Электронные:

- внешние - использование Интернета;

- внутренние - наличие интрасети (локальной вычислительной сети).

1.Типовая схема коммерческого контракта –

2.Схема проведения переговоров по крупным контрактам.

3.Модель торгового приглашения

4.График рекламной компании.

5.График налоговых платежей, статистической отчетности.

3.Внутренние коммуникации

Проект локальной вычислительной сети (это наиболее выигрышный вариант для дипломной работы специалиста).

Менед-жер личность

1.Выбор линейного или функциональ-ного руководителя в качестве конкретного объекта исследования

Перечислить всех имеющихся руководителей с четким разделением их на линейных и функциональных. Обоснование выбора руководителя.

1.Разработка памятки - рекомендации об отношениях с подчиненными.

2.Разработка плана индивидуального плана самосовершенствования (самоменеджмента) менеджера.

3.Разработка рекомендаций «как строить отношения с руководство коллегами по горизонтали».

4.Разработка перечня типовых ситуаций поведения прямо противоположного типа (либеральное и авторитарное), то есть ситуационного поведения.

2.Оценка личных качеств

ФИО, возраст, облик, имидж. Перечислить личные качества согласно собственных наблюдений и интервью с сотрудниками

3.Оценка типа руководителя

Авторитарный, либеральный, ситуационный. Насколько этот тип адекватен обстановке в организации.

4.Стиль отношений

Каков стиль отношений с подчиненными и вышестоящим руководством.

Мотива-ция работни-ков (в первую очередь работни-ков аппарата управления)

1. Материальное стимулирова-ние

Описать используемые формы и системы оплаты труда рабочих и управляющих.

Сформировать положение об оплате труда, в том числе и более подробно оплата труда руководителей.

2. Администра-тивное стимулирова-ние

Описать существующие формы административного поощрения и наказания.

Разработать усовершенствованный вариант раздела кол.договора об административном стимулировании, а если кол.договора нет, то отдельно положение об административном стимулировании работников.

3. Морально – психологи-ческое стимулирование

Описать практику поведения хотя бы одного руководителя (со слов подчиненных сотрудников), лучше всего – директора.

Сформировать социально-психологическую службу (отдельного работника) на объекте исследования – положение о структуре и функциях.

Организационно – распоря-дитель-ные методы управле-ния

1.Документы распорядительного типа.

Классификация, наличие, количество в единицу времени. Соответствие стандарту.

Сформировать фирменный стандарт распорядительного документа на основе общегосударственного стандарта.

2.Документы, регламенти-рующие организацию на объекте исследования.

Устав и учредительный договор. Положения о подразделениях. Договоры с работниками, коллективный договор и раздел дисциплины. Штатное расписание и должностные инструкции. Документы имеющиеся в наличии должны быть сгруппированы, подсчитаны и кратко описаны. Особ уделить внимание отсутствующим документам.

Разработать модели отсутствующих документов на уровне схемы (по стандарту).

3.Оценка дисциплины и документы, регламентирующие дисциплину на объекте исследования.

Показатели оценки уровня дисциплины (прогулы и простои, уровень использования рабочего времени и пр.). Формы дисциплинарной ответственности.

Разработать положение о дисциплинарной ответственности в данной организации. Особо подчеркнуть показатели уровня дисциплины в качестве критерия работы подразделения. его менеджера.

Психоло-гические методы управле-ния

1. Руководитель и малая производственная (управленчес-кая) группа как конкретный объект исследования

Выбрать для исследования группу с ее руководителем (производственного или управленческого характера). Установить тип личности выбранного руководителя данной организации - авторитарный, либеральный или ведет себя по ситуации. Описать состав группы методами социометрии. Установить есть ли неформальный лидер. Каков характер отношений и уровень коллективизма в группе.

Оптимизация состава малой группы работников с помощью методов социометрии.

2.Методы психологичес-кого принуждения и побуждения (мотивации) работников

Использует ли их данный руководитель и как. Существуют ли документы регламентирующие отношения сотрудников. Есть ли разработанные в организации для руководителей различного уровня инструкции, памятки, рекомендации по организации рациональных отношений с подчиненными.

1.Разработка памятки - рекомендации об отношениях с подчиненными.

2.Разработка рекомендаций «как строить отношения с руководством и коллегами по горизонтали».

4.Разработка перечня типовых ситуаций поведения прямо противоположного типа (либеральное и авторитарное), то есть ситуационного поведения.

3.Методы профессионального отбора и обучения.

Используются ли таковые на объекте исследования вообще.

Разработать тест для профотбора работников (руководителей) определенной профессии.

Социальные методы управления

1. Политика руководства в этой области.

Есть ли какая-либо политика руководства в этой области.

Сформулировать политику.

2.Организация социального управления

Кто, где и как занимается социальным управлением.

В крупной организации создать социальную службу отдельно или в составе отдела кадров. В малой функции такой службы распределить между некоторыми работниками аппарата управления.

3.Социальные исследования

Выполнялись ли когда социологические опросы – цель, результаты.

Подготовить (организовать) социологический опрос с целью выявления наиболее актуальных направлений социальной работы.

4. Социальное планирование – наличие или отсутствие.

Есть ли планы, прогнозы социального характера. Реализуются ли мероприятия социального плана – отдых работников, их детей. медицинское обслуживание, повышение квалификации.

Сформировать социальный план развития коллектива.

5.Социальное регулирован-ие и нормирование

Используются ли такие методы как торжественное собрание, чествование ветеранов, вечера, конкурсы, смотры. В области нормирования – правила трудового распорядка, правила производственного этикета, кодекс чести работника фирмы.

Разработать план мероприятий социального регулирования и нормирования в организации – объекте исследования (перспектива от 2 до 5 лет).

Техноло-гия управле-ния (менеджмента)

1.2.1.Функции управления общие и специальные

Аналитическое описание согласно пункта 2.1 ниже.

Запроектировать мероприятия в соответствии с выбранным направлением (см. 2.1 или 2.2).

1.2.2.Управле-ние информацион-ными потоками

Аналитическое описание согласно пункта 2.2 ниже.

Выявить наиболее актуальное направление развития для данной организации – 1.2.1 или 1.2.2.

Функции управле-ния

1.Общие (объектные или целевые) функции

2. Специальные (структурные или операционные) функции

Отметить наличие или отсутствие стратегии в данной области.

Описать организационно выделенные функции управления (об этом говорит организационная структура):

- общие или целевые – общее (генеральное), коммерческое, производственное, финансово - экономическое, кадровое, информационное управление;

- специальные или структурные в рамках каждой из общих функций – планирование, организация, контроль, стимулирование, регулирование.

Сформулировать стратегию.

Разработать методику того вида функционального управления, которое является сегодня ключевым для данной организации:

- общее (генеральное) управление на уровне директора;

- коммерческое управление (маркетинг, организация сбыта, снабжения);

- производственное управление (операционный менеджмент);

- финансово-экономическое управление;

- управление персоналом;

- управление информационными потоками.

Конкретные рекомендации приведены ниже (см. конкретный пункт функционального управления).

Общие функции (целевые, объект-ные)

1.Стратеги-ческое управление

Есть ли сформулированная стратегия.

Сформировать основные регламенты по операционным функциям генерального управления – планирование, организация, контроль и регулирование. Конкретно это могут быть следующие разработки:

1.Сформулировать стратегию управления на перспективу в 3-5 лет (корпоративную, деловую и функциональную).

2.Провести реорганизацию предприятия (создать новое предприятие, подразделение) -

3.Составить бизнес-план под выбранную стратегию, требующую инвестиций

4.Создать систему текущего мониторинга основных показателей состояния и движения организации (ежедневный просмотр) на основе использования компьютерных технологий -

Общее (генеральное) управле-ние на уровне дирек-тора

2.Оперативно-тактическое управление

С помощью каких инструментов, приемов директор следит за текущим состоянием дел: оперативки систематические или случайные, подача директору определенной системы показателей ежедневно (раз в неделю) или только по требованию.

Экономические методы управле-ния (контрол-линг)

1.Стратегия

Есть ли какая-либо стратегия в области управления затратами

Сформулировать стратегию.

2.Затраты ресурсов

Какая система контроля (в том числе учета) затрат существует в данной организации.

1.Сформировать основные регламенты по операционным функциям контроллинга – планирование, организация, контроль и регулирование в области затрат.

2.Мероприятия совершенствования контроля затрат ресурсов – оргмероприятия (ответственный за контроллинг), установка приборов контроля, нормоконтроль, методы стимулирования работников.

3.Разработать план оргтехмероприятий повышения эффективности производства.

3.Эффектив-ность производства

Как оценивается эффективность производства в данной организации – система показателей, регламент оценки.

Система показателей оценки эффективности. Максимизация прибыли методами микроэкономики.

Управле-ние трудовыми ресурсми (здесь имеются в виду рабочие)

1.Стратегия

Описать, если есть

1.Сформулировать стратегию

2.Запроектировать организационные мероприятия – найти или создать должность, в перечень функциональныхобязанностей которого будет включена функция «управление трудовыми ресурсами» (обычно это специалист по труду и зарплате, инженер по технике безопасности).

3.Сформировать основные регламенты по операционным функциям управления трудовыми ресурсами – планирование, организация, контроль и регулирование.

4.Разработать (применить стандартную) методику анализа и планирования трудовых ресурсов в качестве пособия для работника, отвечающего за данный участок работы.

5.Если такая методика есть, то разработать план мероприятий по улучшению использования трудовых ресурсов на основе выполненного (см. слева) анализа.

2.Организация управления

Кто (должность) занимается анализом и планированием трудовых ресурсов.

3.Наличие трудовых ресурсов

Привести существующий или выполнить стандартный анализ из области экономики труда – среднесписочная, списочная, явочная численность. Как планируется численность рабочих.

4.Движение трудовых ресурсов

Привести существующий или выполнить стандартный анализ из области экономики труда – оборот рабочей силы, персонала, текучесть.

5. Использование рабочего времени

Привести существующий или выполнить стандартный анализ из области экономики труда – баланс рабочего времени. Как планируется использование рабочего времени.

6. Продуктив-ность труда

Привести существующий или выполнить стандартный анализ из области экономики труда – натуральная и стоимостная оценка производительности труда. Планируется ли производительность труда.

7. Зарплата

Установить сложившийся уровень, системы и формы оплаты труда рабочих и служащих.

8.Охрана труда (ОТ) и техника безопасности (ТБ)

Кто из управленческого персонала занимается охраной труда и ТБ. Оценка уровня травматизма. Существующие мероприятия ОТиТБ. Планы и отчеты в этой области.

Коммер-ция (коммер-ческий менедж-мент, марке-тинг)

1.Сбыт (маркетинг, организация сбыта)

Описать:

- кто занимается (подразделение, работник);

- деловую (бизнес) стратегию;

- товарную политику (оценка спроса, доля фирмы);

- ценовую политику;

- коммуникационную политику;

- организацию сбыта (каналы реализации, сделки, юридическое сопровождение)

1.Сформулировать деловую стратегию.

2.Запроектировать оргмероприятия – кто будет заниматься маркетингом (служба, отдельный работник), если этой работой вообще никто не занимается.

3.Разработать маркетинг программу для одного вида товара или методику составления такой программы.

4.Разработать мероприятия совершенствования существующей организации сбыта.

2.Снабжение (обеспечение материально - техническими ресурсами)

Описать:

- кто занимается этой работой;

- как планируется потребность в ресурсах

- организация поставок (кто, где, когда и как);

- складское хозяйство;

- есть ли профессиональное управление запасами (компьютерные программы и соответствующее планирование)

1.Запроектировать оргмероприятия – кто будет заниматься организацией сбыта (служба, отдельный работник), если этой работой вообще никто не занимается или эта работа не имеет четко не указана для определенного работника. Если таковая работа ведется, то уточнить функциональные обязанности.

2.Сформировать основные регламенты по операционным функциям снабжения – планирование, организация, контроль и регулирование.

3.Предложить методику оптимального управления запасами.

3.Внешнеэко-номическая деятельность (ВЭД)

Описать:

-кто занимается этой работой;

- зарубежных партнеров (поиск, контакты);

- объем импорта и экспорта в год (тыс. д.е. и %)

- совместные проекты;

- таможенное оформление грузов по импорту или экспорту (описать, изобразить технологию).

1.Если эта работа еще не получила четкого организационного оформления, запроектировать службу (специалиста), которая будет специально заниматься ВЭД в данной организации.

2.Сформировать основные регламенты по основным операционным функциям ВЭД – планирование, организация, контроль и регулирование.

Финан-совый менеджмент (в том числе бухгалтерский и управленческий учет)

1.Анализ баланса – активы и кредитоспособность

Выполнить анализ по методике, использованной в контрольной работе №5 по курсу «планирование»

1.Сформулировать стратегию.

2.Если необходимо, запроектировать оргмероприятия – кто будет (должен) заниматься финансовым менеджментом (служба, должности).

3.Сформировать основные регламенты по операционным функциям финансового менеджмента – планирование, организация, контроль и регулирование. Конкретно это может означать выполнение следующих разработок (или одной разработки):

а)Привести методику «чтения» баланса для менеджера.

б)Разработать методику бюджетирования или привести ее в виде конкретной разработки

в)Предложить методику инвестиционного планирования или выполнить таковое в виде примера (по конкретной инвестиционной программе

г)Разработать положение об управленческом учете.

2.Бюджетиро-вание, как форма текущего планирования

Существуют ли плановые и отчетные бюджеты - БДР, БДДС, ББЛ. Если есть привести пример.

3.Инвестици-онное планирование

Есть ли таковое - разрабатывался ли на данной фирме бизнес-план и какова его структура, окупаемость инвестиций.

4.Учет бухгалтерский и управленчес-кий

Постановка бухгалтерского учета (кто, где, когда и как). Существует ли управленческий учет.

Специ-альные (опера-ционные функции)

1.Выбор общей функции, в рамках которой будет рассматриваться операция «планирования»

Назвать перечень общих функций (управление: коммерцией, производством, персоналом, финансово-экономическое,стратегическое, проектное). Указать ту общую функцию, которая избирается для анализа «планирования» и обосновать этот выбор.

1.В рамках коммерческого планирования – составить маркетинг-программу нового или модернизированного продукта

2.В рамках производственного планирования – разработать план оргтехмероприятий повышения эффективности производства –

3.В рамках финансово-экономического планирования – разработать систему бюджетирования

4.В рамках кадрового планирования – разработать программу совершенствования кадрового потенциала предприятия

5.В рамках планирования информационных потоков – разработать или предложить к внедрению систему электронного документооборота.

Функция

Плани-рования

1.Организация плановой работы

Кто, когда и где занимается плановой работой – участники, сроки, место.

2.Технология плановой работы

Методика планирования – структурно-логическая схема, таблицы. Кто принимает окончательное решение, когда и как.

Принятие

решений

1.Принятие индивидуаль-ных решений в рамках оперативного управления

ФИО руководителя, принятие решений которого анализируется (именно того, кто ведет планерки).

Организация планерки – место, время, периодичность, кто постоянно ведет, а кто замещает. Информационная основа – документы или живые отчеты.

Проведение планерки – стенограмма 1-ой планерки; кто, где и когда проводил, сколько присутствовало, рассматривавшиеся вопросы, стиль проведения и атмосфера, принятые решения.

Разработать инструкцию по проведению ежедневного (еженедельного) производственного совещания (планерки) в данной организации.

2.Принятие коллективных решений в рамках перспективного управления

ФИО директора организации; возраст, облик, имидж.

Организация совещания – есть ли план, процесс подготовки, документы.

Проведение проблемного совещания – стенограмма, место и время, продолжительность, тема и основной докладчик, прения, принятые решения.

Разработать инструкцию по организации проведения проблемных совещаний в данной организации.

3.Эффектив-ность совещаний

Общее впечатление об эффективности двух вышеупомянутых типов совещания и принятия решений.

Разработать систему мероприятий повышения эффективности проведения совещаний.

Функция организации деятельности (процесс)

1.Выбор общей функции, в рамках которой будет рассматриваться операция «планирования»

Назвать перечень общих функций (управление: коммерцией, производством, персоналом, финансово-экономическое, стратегическое, проектное). Указать ту общую функцию, которая избирается для анализа «организации» и обосновать этот выбор. Тип организации – установочная, повторяющаяся, регулирующая.

В рамках соответствующего управления (коммерческого, производственного, финансового, кадрового или информационного) - разработать инструкцию по организации работы соответствующего отдела в аппарате управления в форме календарного или сетевого плана, плана-графика, структурно-логической схемы с пошаговой инструкцией и др.

2.Подготовка к процессу организации

Кто занимается организацией, когда и где. Какие документы (материалы) нужны для начла процесса и что рассчитывается на ходу.

3.Технология организации

Методика – график процесса (календарный, сетевой, структурно-логический).

Подфун-кция организа-ции взаимо-действие подразде-лений

1. Организацион-ная сторона взаимодей-ствия

Методика планирования – описать по этапам (хорошо если это будет на плакате). Кто принимает окончательное решение по разработанному плану, когда и как.

Разработать инструкцию по организацию взаимодействия отделов (служб, подразделений организации) в форме:

- организационной структуры взаимодействия;

- плана-графика взаимодействия или иной форме – например, оперограммы взаимодействия;

- сокращение времени взаимодействия присохранении или увеличении производительности каждой из взаимодействующих сторон;

- экономический эффект улучшения взаимодействия.

2. Технология взаимодей-ствия

Изобразить структурно-логическую схему технологии работы каждой из взаимодействующих сторон (подразделений или служб).

3.Точки соприкоснове-ния в процессе взаимосвязан-ных операций

Указать точки соприкосновения по времени, месту и цели взаимодействия. Наиболее слабые точки, делающие процесс взаимодействия неэффективным или мало эффективным.

4. Формализация процесса взаимодей-ствия

Есть ли инструкция, график. план, схема процесса взаимодействия.

Функция

контроля

1.Контроль на входе процесса

Кто, когда и как осуществляет контроль на данной стадии.

Наличие норм и нормативов ресурсов, процесса и результатов.

Есть ли и как поставлен самоконтроль работников.

1.Запроектировать технологию контроля (входного, операционного или выходного) определенного процесса производства или коммерции в форме инструкции, карты-схемы.

2.Составить бизнес-план внедрения новых (капиталоемких) средств контроля соответствующих процессов производства (перемещения).

2.Контроль операционные (текущий)

3.Контроль на выходе процесса

4.Стратегия

Есть ли сформулированная стратегия (политика) в этой области на объекте исследования (положение, инструкция, графики).

Управле-ние информацион-ными потока-ми (делопроизводство, информационное обеспечение управления, контроль исполнения документов)

1.Основные группы создаваемых и обрабатыва-емых документов.

Взять стандартную классификацию документов и приложить ее к практике работы данной организации – писать какие есть и каких нет,

1.Разработать стандарты организационно - распорядительной документации данной организации.

2.Запроектировать схему контроля исполнения документов.

3.Сформировать номенклатуру дел в обычном и электронном варианте (база данных) и инструкцию по передаче документов на хранение и поиск.

4.Составить проект внедрения системы электронного документооборота.

2.Документооборот – движение и контроль исполнения документов.

Изобразить хотя бы одну оперограмму движения документа и структурно-логическую схему контроля исполнения документа.

3. Архивиро-вание (номенклатура дел).

Описать в табличной форме существующую в данной организации номенклатуру дел.

4. Наличие и использование системы электронного документооборота.

Сообщить используется ли какая-нибудь система электронного документооборота (ее наименование и стоимость).