Кесте менюін пайдалану
Нұсқасы салынған кестелерді толықтыра отырып өңдеу ісі Кесте (Таблица) менюі арқылы орындалады. Оның құрамында кестеге қосымша бағаналар немесе қатарлар қосатын, екі бағананы (қатарды) біріктіретін, қажет емес бағаналарды (қатарды) алып тастайтын, мәліметтерді сұрыптайтын т.б. командалар бар. Бұл менюдің ең бір жақсы мүмкіндіктерінің бірі – алдын ала терілген мәтіндерді кестеге түрлендіру десе де болады.
Тор сызықтарын бейнелеу және жасыру. Тор сызықтары кесте ұяларының мөлшерін белгілеп көрсету үшін қолданалады. Кесте –Торды бейнелеу (таблица – Отображать сетку) командасы тор сызықтарын бейнелеп көрсетуге, ал, Кесте-Торды жасыру (таблица Скрыть сетку) командасы жасыруға мүмкіндік береді. Бұл команда ауыстырғыштар тобына жатады, яғни оны біріншірет орындау нәтижесінде экраннан тор сызықтары алынып тасталса, комнаданы қайтадан орындай – тор сызықтарын қайтадан экран бетіне шығарады.
Кестедегі мәліметтерді жылжыту және олардың көшірмесін алу. Кестенің торларындағы, қатарларындағы және бағаналарындағы мәліметтерді жылжыту және олардың көшірмесін алу кезінде алмастыру буферін де пайдалана аламыз. Ол үшін Түзету (Правка) менюіндегі Қиып алу (Вырезать- Ctrl+X) Көшірме алу (Копировать Ctrl+C) және Енгізу (Вставить – Ctrl+V) командаларын орындап немесе стандартты басқару тақтасындағы соларға сәйкес батырмаларды шерту қажет.
Бағаналар енін өзгерту
Тышқан көмегімен бағана еніні өзгерту үшін тышқан курсорын бағананың оң жақ шекарасына жеткіземіз. Соның нәтижесінде курсор оңға және солға қарай бағытталған тілсызық түріне айналып, бағана еніні өзгерту мүмкіндігіне ие боламыз. Енді тышқан батырмасын басып, қажетnі бағана енін алғанша маркерді жылжыту қажет, тек сонан кейін ғана тышқан батырмасын босатамыз.
Егеh жылжытпас бұрын сіз толығымен бір бағананы таңдап алсаңыз, онда тек сол бағана мен шекаралас бағанының ендері өзгереді. Ал егер бірде –бір ұяшықты таңдамайтын болсаңыз, онда сол курсор тұрған бағана ені ғана өзгертілетін болады. Алайда, егер де сіз алдымен бір немесt бірнеше ұяшықтарды (бірақ барлық баған емес) таңдап алатын болсаңыз, онда тек таңдап аланған ұяшықтар ені өзгеретін болады.
Кесте менюіндегі «Кестенің қасиеті» командасы бір команданың көлемінде бірден бірнеше бағаналардың енін бірдей етіп орнатуға, сондай-ақ білгілі бір мәнге тең бағаналардың әрқайсысының ендірен бөлек-бөлек анықтауға мүмкіндік береді. Бұдан басқа бұл команданың көмегімен бағаналар ені мен биіктігін өзгертуге болады.
Қатарлар мен бағаналарды нөмірлеу
Word кестенің ұяшығын және жолын нөмірлеуге мүмкіндік береді. Нөмірлеу үшін нөмірленетін ұяшықты, жолды, бағанды белгілеу қажет. Сонан кейін Формат – Список (тізім) командасын орындап, нөмірленген бүктемесін (вкладку) ашу және ұсынылған стильдердің сәйкес келетінін таңдау. Алдын ала анықталған стилді өзгерту үшін нөмірленген бүктемесін (вкладку) ашып, ¤згерту (Изменить) батырмасын басу арқылы Нөмірленген тізімді өзгерту (Изменение нумерованного списка) диалогтық терезесінен нөмірлеу параметрлерінің стилін өзгертіңіз. Нөмірлеуді қосу үшін форматтау саймандар тақтасындағы нөмірленген тізім батырмасын басу қажет.
Кестені бірнеше бөліктерге бөлу
Кестелермен жұмыс істеу барысында бір кестені оның арасына мәтін немесе сурет қосу үшін екі бөлікке бөлу қажет болуы мүмкін. Осындай кезде кестені екіге бөлу үшін, курсорды бөліну сызығынан кейінгі қатарға орналастырып алып, Кесте – Кестені бөлу (Таблица – разбить таблицу) командасын орындау қажет немесе Ctrl + Shift + Enter пернелерін басу керек. Мұның нәтижесінде кесте екі бөлікке бөлінеді, ал екі бөліктің арасына нормалды стильмен форматталған абзац маркері қойылады. Егер де сіз бөлуді тоқтатқыңыз келсе, яғни бұл әрекетті болдырмау үшін абзац маркерін алып тастаңыз.
Кестедегі мәліметтердің бағытын өзгерту
Кесте ішіндегі мәтіндерді көлденең немесе жоғарыдан төмен не керісінше тік бағытта жазуға болады. Ол үшін:
1. Қажетті ұяшықты белгілеу.
2. Формат – Мәтін бағыты (Направление текста) немесе кестенің жанама менюінен Мәтін бағыты командасын орындау.
3. Сұхбат терезесінен өзімізге ұнаған бағытты таңдап аламыз.
Кестені сұрыптау.
Кестенің ішіндегі берілгендер реттелген болуы қажет. Ол үшін кестені сұрыптау командасын орындау қажет. Мәтінді, санды және берілгендерді өсу, кему ретімен сұрыптауға болады. Кестені сұрыптау Кесте – сұрыптау (Таблица–сортировка) командасы арқылы орындалады. (команданы орындамас бұрын кестені ерекшелеп алу қажет). Белгілердің үлкендігіне қарай және сұрыптау түрлері қолданушылардың таңдауы бойынша жүргізіледі. Сұрыптауды бір, екі немесе үш кілтпен жүргізуге болады. Сұрыптау кілті – Word сұрыптауға міндетті кесте мәтіні және бағаны. Сұрыптаудың қарапайым түрі бір бағандағы жолды мәні бойынша сұрыптайды. Егер бірнеше параметрлер арқылы сұрыптау қажет болса онда құрылымды кілт қолданылады, яғни екі немесе үш бағандағы жолдар мәні бойынша сұрыпталады. Тізімді сұрыптау (сортировать) үшін ең қажет баған, онан кейін екінші, соңынан үшінші баған таңдалынады.
Кестеде есептеулер жасау
Кестеде есептеулер жасауға болады. Word сандарды қосуды, алуды, көбейтуді, бөлуді және де басқа да бірнеше есептеулерді яғни ең үлкен және ең кіші, орта мәндерін табуды сонымен қатар логикалық функцияларды қолдануға мүмкіндік береді. ¦яшыққа формуланы енгізу Кесте – Формула (Таблица–Формула) командасы арқылы орындалады.
Формула = (тең) таңбасынан басталады, ұяшықтың адресінен, кіріктірілген функцияның атауынан, математикалық амалдардың сандық тұрақтыларынан, бетбелгілерге сілтемелерден тұрады. ¦яшық адресі әріптерден және цифрлардан тұрады (әріп – баған аты, цифр – жол аты).
¦яшықтар адресін қарау режімінен есептеулер нәтижесін қарау үшін көрсеткішті кесте ауданына орналастырып, <Shift>+<F9> пернесін басу қажет. Егер санды өзгертетін болсаңыз, онда есептеуді жаңарту үшін ұяшықты белгілеп <F9> пернесін басу қажет.
Функциямен жұмыс жасау үшін арнайы ұяшыққа сілтемелерді қолдану қажет: ABOVE, BELOW, LEFT, RIGHT (үстінде, астында, сол жағында, оң жағында)
Төлем түбіртегін жасау (счет-квитанция) (кесте құру, кестеде есептеулер жүргізу).
Кестелерді форматтау
Кестедегі мәліметті жеңіл әрі тез оқуға мүмкін беретіндей етіп форматтауға болады.
Торлар ішіндегі мәліметті форматтау үішін әдетте мәтінді форматтау тәсілдерін де қолдануға болады. Формат командасы ұсынатын барлық әрекеттерді (бұрыннан таныс) қолдануға болады. Мысалы, қатар аралық интервалды анықтап, оның шеттерін туралауға және ол үшін жанама меню қолдануға мүмкіндік бар.
Бұдан басқа да тікелей кестені әшекейлеу элементтерін қосуға болады (кестенің бөлу сызықтары, оны жиектеу т.с.с) кестені әшекейлеуге арналған алдын-ала анықталған стильдер арқылы кестені форматтауға болады.
Кесте – Автоформат (Таблица – Автоформат) командасы кестені әшекейлеудің алдын ала анықталған стильдерін қолдану арқасында оны безендіруге қажетті қысқартуға мүмкіндік береді. Олардың көмегімен ұяшықтарды жиектеу мен іштерін бояуды, шрифт түрі мен сондай-ақ торлардың мөлшерін олардың ішіндегі мәліметке сәйкес автоматты түрде өзгерту параметрлерін жылдам анықтауға болады.
Кестені форматтау үшін курсорды кесте ішіне орналастыру керек.
(Жиектеу, Қаріп, Автотаңдау, Ішін бояу, Түсі) Нәтижесін “‡лгі” бөлігінен көріп отырамыз. Ал, автоформатты кестені тек белгілі бір бөлігіне қолдану үшін, “Әшекейлеуді өзгерту” (изменить оформление) бөлігінде форматы өзгертілетін кесте бөлігін атап көрсету қажет ( мысалы, Тақырып қатар, Бірінші бағаны, Соңғы қатар, Соңғы бағана, т.с.с) Ең соңында ОК ботырмасын шерту керек.
¦яшықты (қатарларды) нөмірлеу үшін нөмірлеуге қажетті бағананы, қатарды немесе торларды белгілеп алған соң:
меню қатарындағы формат – Тізім (Формат- Список)
кестенің жанама менюіндегі Тізім командасын орындау;
“Форматтау” тақтасында орналасқан “Нөмірленген тізім” батырмасы көмегімен ұяшықтарды өте тез нөмірлеп алуға болады. Алайда, бұл жағдайда нөмірлеу үшін “Тізім” (Список) сұхбат терезесіндегі анықталған стиль қолданылатын болады.
Нөмірлеу белгілеп алған бағана немесе қатар, торға тәуелді жүргізіледі. Форматтарын ашылған сұхбат терезесінде ауыстыруды алдыңғы сабақтардан білеміз
Word екі құжаттан – мәліметтер арнасы мен шаблоннан жаңа бір құжат жасауға мүмкіндік береді. Бұл мүмкіндікті әдетте бірнеше сөздермен ғана ерекшеленген құжаттарды тираждау үшін қолданады. Тәжірибе жүзінде мұндай құжаттар толтыру кезінде тек аты-жөні, мекен-жайы, жеке куәліктің номерімен ғана ерекшеленетін КЕЛІСІМ ШАРТТАР, ХАТТАР, ФАКСТЕР, ШАҚЫРУ БИЛЕТТЕРІ, КОНВЕРТТЕР және т.б. болуы мүмкін. Шаблон белгілі бір аймақтар аттарының орнына сәйкес арналар мәліметтерінің қойылуын қамтамасыз ететіндей жасалады. Арна – құрамында кестесі бар файл. Кестенің бірінші жолында аймақтардың аттары, ал келесі жолдарда басқа мәліметтер орналасқан. Арналар мен шаблондардың бірігуі СЛИЯНИЕ деп аталады.
Көрнекілік үшін аты-жөні, мекен-жайы және хабарландырумен ерекшеленетін ШАҚЫРУ БИЛЕТТЕРІН құрастырайық.
Жұмысты орындау барысы:
Сервис => Хаттар мен рассылкалар => Слияние... => Негізгі құжатты таңдайсыздар (Хаттар, Электрондық хаттар, Конверттер, Жапсырмалар, Каталог). Келесі батырмасына басыңыз. Құжаттың ашылуы.
Құжатты таңдау => Ағымдағы құжат.
Шақыру билетінің мәтінін теріңіз (1 мысалды қарау). Келесі батырмасын басыңыз. Қабылдаушыны таңдау.
Қабылдаушыны таңдау => Тізім жасау => Жасау (Создать)
Мекен-жайлардың жаңа тізімі => Настройка... «Мекен-жайлар тізімі настройкасы» терезесі арқылы жаңа аймақтар қосуға, ретін өзгертуге, керексіз аймақтарды өшіруге болады. Біздің мысалымызға мына аймақтар қажет: Аты, Тегі, Жынысы, Индекс, Қала, Мекен-жай, Телефон.
«Адресаттардың жаңа тізімі» терезесінде қонақтар туралы мәліметтерді енгізіп, «Мәлімет құру» (Создать запись) батырмасына шертіңіз. 5 адамдық тізім жасаңыз. Жабу. Осы құжатты өз қалтаңызда Менің қонақтарым атымен сақтаңыз.
Келесі батырмасына шертіңіз. Хат жасау.
Негізгі құжатқа аймақтар аттарын енгізу. Шақыру билеті сөздерінен кейін шақырудың сол жақ бұрышына жүгіргіні орнатыңыз. Слияние аймағын қою => Қажетті аймақты белгілеу және оны шерту => Жабу. Тыныс белгілерін және аймақтар арасындағы пробелдерді қойыңыз.
Шартты аймақты қою. Курсорды тақырып ауысатын жерге қою керек (мысалға, Уважаемый – ая) Þ Добавить поле Word Þ IF… THEN … ELSE: IF : поле «Пол» Þ равно Þ муж Þ «Вставить текст» Уважаемый Þ «В противном случае» Þ Уважаемая Þ ОК) Аймақтар арасында пробел қойылу керек. (мысал 2)
Далее Завершение слияния –ге басыңыз
Келесі қадамда хаттың бөлігін өзгертуге болады.
Мысал 1
Шақыру билеті
Сізді, «КазТрансГаз» когмпаниясының 12.02.1999 жылы сағат 17 00 – де болатын ашылу салтанатына шақырамыз.
Мекен-жайымыз: АЛМАТЫ қаласы, БАЙТУРСЫНОВА көшесі № 77 үй.
Комапанияның ашылу салтанатына арналған фуршет сағ. 2000-де АЛМАТЫ қаласы, КАЛДАЯКОВ көшесі, №,177 үйде орналасқан «Арай» мейрамханасында болады.
Мысал 2. Шақыру билеті
«Тегі» «Аты»
«Индекс», «Қала», «Мекен-жайы_1»
«Үй_телефоны»
Құрметті «Аты» «Тегі»!
Сізді, «КазТрансГаз» когмпаниясының 12.02.1999 жылы сағат 17 00 – де болатын ашылу салтанатына шақырамыз.
Мекен-жайымыз: АЛМАТЫ қаласы, БАЙТУРСЫНОВА көшесі № 77 үй.
Комапанияның ашылу салтанатына арналған фуршет сағ. 2000-де АЛМАТЫ қаласы, КАЛДАЯКОВ көшесі, №,177 үйде орналасқан «Арай» мейрамханасында болады.
2 сурет. Добавление гиперссылки терезесі