Лабораторная работа № 2
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ КОЛЛЕКТИВНОЙ РАБОТЫ НАД ЭЛЕКТРОННОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ.
При использовании средства сравнения и объединения любых двух документов Microsoft Word отображает различия между ними в виде исправлений. Исправления производятся при использовании меню Сервис командой Исправления. При этом открывается панель инструментов Рецензирование. Эту панель также можно открыть, щелкнув правой кнопкой мыши в области панелей управления. Откроется список панелей. Выберите Рецензирование. На панели выберите в окне Отобразить для проверки. Здесь имеется возможность изменять вид документа на экране (исходный документ, исправления в исходном документе, измененный документ, исправления в измененном документе). Окно Показать и расположенные далее кнопки позволяют выбрать дополнительные опции.
Объединение примечаний и исправлений, внесенных несколькими рецензентами:
Откройте документ, в котором предполагается объединить все исправления.
В меню Сервис выберите команду Сравнить и объединить исправления.
Выберите один из документов, содержащих исправления, которые предстоит объединить.
Щелкните стрелку, расположенную рядом с кнопкой Объединить, а затем выберите команду Объединить в текущий документ.
Повторите шаги 2—4, пока все копии документа не будут объединены.
Примечание.
Для получения наилучших результатов при объединении исправлений, сделанных несколькими рецензентами, в меню Сервис выберите команду Параметры и убедитесь, что флажок сохранить случайное число для повышения точности слияния установлен.
Можно хранить только один набор изменений форматирования, поэтому при слиянии нескольких документов может появиться запрос, хранить ли форматирование исходного документа или использовать форматирование измененного документа. Если нет необходимости отслеживать изменения форматирования, то в диалоговом окне Сравнить и объединить документы снимите флажок Найти форматирование.
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 3
ТЕХНОЛОГИЯ ПРОГРАММИРОВАНИЯ ПРИЛОЖЕНИЙ MICROSOFT OFFICE НА ЯЗЫКЕ VBA
Visual Basic for Applications (VBA) – это объектно-ориентированный язык программирования, предназначенный для создания офисных документов. Макрос это последовательность команд, которая автоматизирует некоторые функции. Для записи макросов в офисных приложениях используется макросистема VBA (Visual Basic for Applications). В VBA объединились возможность языков программирования высокого уровня и средства объектно-ориентированных приложений Microsoft Office. Используя стандартные методы программирования вместе с огромными библиотеками объектов, можно создавать мощные, полностью автоматизированные приложения. VBA встроен в MS Office и приложения Office, а VB- отдельная программа, разработанная для самостоятельных, автономных приложений под WINDOWS. VBA-макрос (процедура) может быть двух типов: подпрограммой и функцией.
VBA- подпрограмма – подобие новой команды, которая может быть выполнена либо пользователем, либо другим макросом. В файле приложения (например, в рабочей книге EXCEL) может содержаться произвольное число подпрограмм. Функция всегда возвращает единственное значение. VBA-функцию можно запустить из другой VBA-процедуры или использовать в формулах точно так же, как встроенные функции приложения.
Макросы Microsoft Excel — это простые, легко адаптируемые и вместе с тем мощные инструменты, позволяющие пользователю экономить свое время и работать более продуктивно. Циклы, представляющие собой разновидность макросов, особенно полезны при работе с диапазонами данных.
После выполнения лабораторной работы вы сможете:
Добавлять макрос в книгу.
Использовать циклы для работы с диапазонами данных.
Настраивать поставляемые образцы VBA-кода для работы со своими данными.
Макросы Excel — это фрагменты кода, которые хранятся в книге и позволяют автоматизировать некоторые процедуры систематизации данных. Они значительно облегчают работу.
В большинстве программ Office, включая Excel, в качестве языка программирования макросов используется Visual Basic для приложений (VBA). Возможно, вы уже создавали макросы в Excel, выполняя последовательность каких-либо действий, которые автоматически сохранялись программой. При записи макроса Excel происходит запись кода VBA, описывающего выполняемые действия, в модуль, прикрепленный к книге. Модуль можно рассматривать как контейнер, вмещающий ряд макросов. Для удобства запоминания приводим список определений.
Макрос: фрагмент кода, выполняющий определенное действие и имеющий уникальное имя.
Модуль: контейнер для хранения макросов, закрепленный за книгой.
Откройте редактор Visual Basic. Для этого в меню Сервис выделите пункт Макрос и выберите команду Редактор Visual Basic. Это может быть выполнено с помощью сочетания клавиш Alt+F11.
Рис. 2. Открытие редактора Visual Basic.
Вставка модуля — контейнера для хранения макросов.
Прежде чем писать макрос, необходимо решить, где он будет располагаться, модули прикрепляются к книге с помощью объемлющего контейнера, называемого проектом VBA. Для добавления нового модуля в редакторе Visual Basic следует выбрать команду Module в меню Insert (меню редактора, а не электронной таблицы). При этом внутри основного окна редактора Visual Basic откроется пустое окно модуля.
Рис. 3. Вставка модуля
Чтобы написать собственно макрос, введите в окне модуля слово Sub. Затем через пробел введите имя макроса. Например, если вы ввели Sub MyMacro, это означает, что создан макрос с именем MyMacro. Редактор Visual Basic автоматически вставит вслед за строкой Sub строку, содержащую End Sub. Итак, у вас есть начало и конец, осталось лишь написать что-нибудь в промежутке — там, где как раз есть пустое место.
Рис. 4. Присвоение имени макросу
Предположим, вы выполнили все эти действия и создали макрос. Поскольку сейчас между строкой Sub и строкой End Sub ничего нет, этот макрос на самом деле ничего и не будет делать. Чтобы он стал продуктивным, необходимо добавить код. Рассмотрим пример. Допустим, требуется вывести простое сообщение. Между строкой Sub и строкой End Sub введите:
Рис. 5. Добавление кода макроса
Слово MsgBox — это ключевое слово VBA для обозначения окна сообщения. Язык VBA требует скрупулезной точности: необходимо ввести буквально то, что написано выше, и обязательно поставить остальную часть текста этой строки кода в кавычки. Если выполнить этот макрос в Excel, появится окно сообщения, содержащее текст Мой первый макрос и кнопку ОК, которая позволяет закрыть окно.
Совет
Если вы хотите создать собственный пример кода, удобнее всего сначала записать макрос для требуемого действия. Выделите в меню Сервис пункт Макрос и выберите команду Начать запись. Закончив запись макроса, откройте редактор Visual Basic и посмотрите, как действует его код. Выделите в меню Сервис пункт Макрос, выберите команду Макросы и найдите записанный макрос. Чтобы просмотреть его код, выделите имя макроса и нажмите кнопку Изменить.
При обработке данных бывают очень полезны макросы, называемые циклами, которые автоматически выполняют одни и те же действия повторно. Пользователю, работающему с большими массивами данных или с массивами разных размеров, циклы позволяют сэкономить немало времени и сил.
Предположим, вы хотите подсчитать количество строк в диапазоне данных, который может быть небольшим, а может — весьма солидным. Для этого следует использовать цикл Do…Loop. Он выполняет заданное действие столько раз, сколько необходимо. При этом подсчитывается число всех строк, найденных в диапазоне. Или предположим, что требуется выполнить одно действие в двух диапазонах данных, содержащих различное число строк. И в этом случае будет полезен цикл Do…Loop. Он выполнится столько раз, сколько необходимо для каждого из диапазонов. Цикл определит, сколько раз следует повторить действие из заданных вами условий. Повтор прекратится, как только обнаружится определенный фрагмент данных, например пустая строка или некий текст.
Рис. 6. В цикле Do…Loop производится подсчет строк в диапазоне данных до обнаружения пустой строки.
В качестве условия выхода из цикла Do...Loop применяется условие While или условие Until. Цикл выполняется, пока заданное утверждение остается истинным (While) или пока оно не становится истинным (Until). Так, чтобы задать цикл, прекращающийся при обнаружении пустой ячейки в первом столбце, следует использовать условие While:
В соответствии с этим условием While цикл выполняется до тех пор, пока обрабатываемая им ячейка не окажется пустой. Обрабатываемая строка задана номером x, и первая ячейка этой строки имеет координаты (x,1). Комбинация знаков <> означает «не равно». Кавычки, между которыми ничего нет, обозначают пустую ячейку.
Если цикл требуется выполнять до обнаружения ячейки, содержащей число 365, используйте условие Until. В любом случае именно вы предоставляете программе сведения, помогающие ей определить, когда следует выйти из цикла.
Цикл For Each…Next используется для выполнения некоторого действия над каждой ячейкой диапазона данных. Предположим, например, что в выделенном диапазоне требуется повсюду изобразить слово «ОК» более темным шрифтом по сравнению с остальным текстом. Код будет выглядеть примерно следующим образом:
Здесь «MyCell» указывает текущую ячейку, обрабатываемую в цикле, а «For Each» означает, что в цикле перебираются все ячейки выделенного фрагмента. При обнаружении ячейки, содержащей только слово «ОК», это слово выделяется темным шрифтом. (Внешний вид текста контролируется свойством Font, а атрибут Bold означает полужирное начертание.)
Циклы Do…Loop и For Each…Next весьма эффективны в простейших случаях. Теперь мы немного повысим уровень сложности, перейдя к рассмотрению вложенных циклов. Они используются, когда необходимо выполнить какое-либо действие в нескольких диапазонах данных или несколько раз в одном диапазоне данных. Аналогией вложенных циклов может служить вращение Земли вокруг Солнца. Один полный оборот вокруг Солнца (год) можно считать внешним циклом, а один оборот Земли вокруг своей оси (сутки) — внутренним циклом, вложенным во внешний цикл. В течение каждого года выполняется 365 внутренних циклов, и каждое 1 января внешний цикл повторяется:
Разумеется, этот код не будет выполняться в Excel, но он наглядно показывает, что каждый большой цикл (оборот вокруг Солнца) включает 365 маленьких циклов (оборотов Земли вокруг своей оси).
Или же рассмотрим процедуру, реально выполнимую в Excel. Предположим, что необходимо удалить с листа лишние повторяющиеся строки. Для этого достаточно сравнить первую строку с каждой последующей и удалить все дубликаты, если они будут обнаружены, затем сравнить вторую строку с каждой последующей и т. д. Внешний цикл обеспечивает повторение этого процесса для каждой строки. Во внутреннем цикле будет производиться фактическое сравнение и удаление строк.
Данные, содержащиеся в ячейке, можно получать в коде макроса цикла двумя разными способами. Один из них предусматривает использование свойства Cells, а второй — использование свойства Range. В VBA обычно бывает легче и удобнее работать со свойством Cells, поскольку изменять описываемые им значения проще. Свойство Range идентифицирует строки и столбцы на листе с помощью чисел и букв, а в свойстве Cells и строки, и столбцы обозначаются числами. Добавление +1 к таким числам позволяет легко переходить в цикле от строки к строке и от столбца к столбцу, а вот реализовать в коде переход от одной буквы к следующей за ней не так просто.
Совет.
При необходимости в электронной таблице можно задать отображение номеров столбцов вместо буквенных обозначений. Выберите в меню Сервис команду Параметры и перейдите на вкладку Общие. Установите флажок «Стиль ссылок R1C1». Если позже потребуется вернуть прежние обозначения, снимите этот флажок.
Мы предложим вашему вниманию три различных примера программного кода, которые выполняют действия с данными. Ознакомившись с этими примерами, вы сможете скорректировать их так, чтобы их можно было использовать для работы с вашими собственными данными.
Этот макрос позволяет объединить значения двух столбцов, включая их в третий столбец и разделяя при этом пробелом, например, это будут соответственно столбцы «Имя», «Фамилия» и «Полное имя». Вы можете подумать: «Все это можно сделать с помощью формулы. Зачем здесь нужен макрос?». И будете совершенно правы. В Excel многое можно сделать, используя формулы, и данный процесс следует признать кандидатом номер один на применение формулы. Однако этот пример также наглядно демонстрирует, как работает цикл Do…Loop и какие возможности он открывает перед пользователем.
В этом примере имя и фамилия копируются в столбец «Полное имя» и между ними вставляется пробел. Эта операция выполняется, пока значение Cells(x,3) непустое. Переменная x используется для отслеживания текущего номера строки, и увеличение x означает переход к следующей строке. Столбцы заданы фиксированными значениями 3, 4 и 5, представляющими соответственно столбцы C, D и E.
Совет.
Изучая эти макросы VBA, внимательно читайте текст комментариев, выделенный зеленым цветом. Работая в редакторе Visual Basic, можно вставлять дополнительные комментарии; для этого достаточно ввести апостроф в начале новой строки. VBA будет игнорировать эту строку при выполнении макроса.
С помощью следующего макроса можно задать цвета фона для ячеек выделенного диапазона. Если в ячейке содержится слово «книга», фон будет красным; ячейки со словом «фильм» приобретут зеленый цвет, ячейки с любым другим значением — синий цвет, пустые ячейки останутся неокрашенными.
Этот процесс можно выполнить с помощью средства условного форматирования. Однако данный пример программы показывает, как можно с помощью цикла обработать все ячейки в выделенном диапазоне.
Здесь MyCell — переменная, которая используется для отслеживания ячейки, обрабатываемой в цикле в данный момент. Звездочки в примере кода позволяют программе найти указанный текст, даже если он окружен другим текстом. Как видно из рисунка, эта программа ищет не только текст, начинающийся с прописной буквы. Она найдет и ячейку «Книга», и ячейку «Прочесть книгу». Чтобы обеспечить такую возможность, необходимо задать соответствующий режим перед входом в макрос.
В самом начале модуля, прежде чем вводить Sub или вставлять какой-либо другой код, введите следующее:
Если задать этот параметр, то в следующем за ним коде, в котором используется оператор Like, регистр символов обрабатываемого текста будет игнорироваться. Если бы этот параметр не был задан, в нашем примере программы цвет фона изменялся бы лишь при обнаружении искомого текста, начинающегося с прописной буквы.
С помощью третьего макроса можно удалить строки, содержащие повторяющиеся значения в столбцах D и F. Особенность этого макроса в том, что его можно, слегка изменив, применять для удаления повторяющихся значений в других столбцах данных.
Примечание.
Соблюдайте осторожность при запуске этого макроса! Он действительно удалит данные из электронной таблицы. А для выполненного макроса не предусмотрена команда Отменить. Что сделано, то сделано. Для надежности сначала скопируйте данные, а затем выполните макрос в копии и проверьте результаты.
Во внутреннем цикле отыскиваются и удаляются строки, дублирующие начальную строку. Внешний цикл используется для перехода от начальной строки вниз по выделенному фрагменту и обработки каждой строки, в ходе которой эта строка сравнивается со всеми строками, следующими за ней в выделенном диапазоне.