Глоссарий

Акт – документ, составленный комиссией из нескольких лиц и подтверждающий установленные факты или события.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами организации-автора документа.

Виза – подпись руководителя, должностного лица, означающая согласие с содержанием документа.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Гарантийное письмо – письмо, представляющее собой гарантийное обязательство.

Гриф – пометка, указывающая на особый характер или особый способ пользования документом («секретно», «срочно», «лично»).

Дата – юридически значимый реквизит документа. Датой документа является дата его подписания, утверждения, события. Датой факсового или электронного отправления является дата его пересылки.

Деловое письменное общение – межличностное целенаправленное общение, осуществляемое посредством документного текста,

служащее способом организации и оптимизации того или

иного вида предметной деятельности: управленческой,

производственной, финансовой, коммерческой и т.д.

Деловая письменная речь – целостная целенаправленная речевая структура, обеспечивающая деловое общение с помощью письменного текста.

Деловое письмо – вид корреспонденции, направляемый от имени одной организации, учреждения и т.д. другой организации, учреждению. При этом отправитель и получатель делового письма выступают как юридические, а не частные лица. К деловой корреспонденции относят дипломатическую, служебную и коммерческую корреспонденцию.

Доверенность – документ, дающий его предъявителю полномочия на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор – документ, закрепляющий соглашение двух или нескольких сторон.

Договорное письмо – один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки договора.

Докладная записка – документ, адресованный руководству организации, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ (документируемая информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документирование – регламентированный процесс записи информации на

бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу.

Документная коммуникация – целенаправленная деятельность, ориентированная на передачу документируемой информации.

Документооборот - движение документов в организации с момента их

создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.

Коммуникативная неудача – недостижение инициатором общения

коммуникативной цели, а также отсутствие взаимодействия, взаимопонимания и согласия между участниками общения.

Композиция (структура) документа – последовательное расположение его составных частей – аспектов.

Контракт – договор об установлении, изменении или прекращении правовых отношений, то же, что «договор».

Номер входящего письма – регистрационный номер документа, проставляемый секретарем организации-адресата.

Номер исходящего письма – регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа; 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Официальный документ – документ, составленный (изготовленный),

выданный или находящийся в обороте государственных (муниципальных) органов, учреждений, организаций и предприятий и отвечающий определенным требованиям. В более широком понимании официальными считают документы, создаваемые человеком в ходе его служебной деятельности, что позволяет считать термины официальные документы и служебные документы синонимами. Официальные (служебные) документы противопоставляются документам личного происхождения: личная переписка, воспоминания (мемуары), дневники.

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями.

Претензия – письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения заключенных ранее договоров, разного рода обязательств.

Распорядительные документы – документы, в которых фиксируется решение административных и организационных вопросов.

Регламентированность – подчинение установленным правилам и

ограничениям.

Реквизиты документов – обязательные информационные элементы оформления официальных документов.

Рекламация – заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или выполненной работе, то же, что и претензия.

Речевое действие – содержание ключевого глагола, с помощью которого реализуется основная коммуникативная цель адресанта (просьба, требование, приказ, приглашение и т.п.).

Речевая ситуация – совокупность условий, обеспечивающих речевую коммуникацию, определяющих характер ее развития, содержание и особенности речевого оформления.

Решение – 1) правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или руководящей инстанцией государственного органа; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела или спорного вопроса.

Служебный документ – общее название жанров письменной деловой речи, функционирующих в сфере служебной деятельности. По функциональному назначению служебные документы делятся на: организационно-распорядительные, информационно-справочные, финансовые и учетные документы, служебные письма.

Сопроводительное письмо – письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов или других материальных ценностей.

Социальные роли – коммуникативные роли, обусловленные социальным статусом и целями говорящих: партнер – партнер, руководитель – подчиненный, продавец – покупатель.

Справка – документ, содержащий запрашиваемую информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий.

Стандартизация официальных бумаг – установление в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов.

Типовой текст – это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания документа.

Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации.

Унификация служебных документов – сокращение видов документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций.

Унификация языка служебных документов – приведение к единообразию системы языковых средств, используемых при создании документных текстов: сокращение диапазона употребляемых единиц языка, формирование единых критериев их отбора, использование языковых клише.

Формуляр документа – совокупность реквизитов документа,

расположенных в установленном порядке.

Циркулярное письмо – письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Юридическое лицо – организация, учреждение, предприятие, фирма, выступающая в качестве единого, самостоятельного носителя прав и обязанностей. Юридическое лицо имеет свое фирменное наименование, устав, юридический адрес, а также печать и расчетный счет в банке.

Языковая формула (клише) – шаблонный фрагмент высказывания (словосочетание, предложение, сверхфразовое единство), передающий функционально-смысловой аспект текста: прошу оказать содействие в…; извещаем Вас о том, что…

1 М.В. Колтунова Деловое общение: Нормы, риторика, этикет. – М., 2002. С. 21 - 22

1 Рогожин М.Ю. Документы делового общения. М., 1999. С. 50

2 Теппер Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994. С. 14.

1 См. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. М., 1999. С. 22 – 23.

1 Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо. – М., 2005. С. 213 – 215.

1 Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо: Справочник. М., 2005. С. 106

177