3. Інформаційна технологія управління Характеристика й призначення

Метою інформаційної технології управління є задоволення інформаційних потреб усіх без винятку співробітників фірми, що мають справу із прийняттям рішень. Вона може бути корисна на будь-якому рівні управління.

Ця технологія орієнтована на роботу в середовищі інформаційної системи управління й використовується при вирішенні завдань з структурованістю порівняно гіршою, ніж ті, що вирішуються за допомогою інформаційної технології обробки даних.

ІС управління ідеально підходять для задоволення подібних інформаційних потреб працівників різних функціональних підсистем (підрозділів) або рівнів управління фірмою. Інформація, що поставляється ними, містить відомості про минуле, сьогодення і ймовірне майбутнє фірми. Ця інформація має вигляд регулярних або спеціальних управлінських звітів.

Для прийняття рішень на рівні управлінського контролю інформація повинна бути пред­став­лена в сконцентрованому виді так, щоб проглядалися тенденції зміни даних, причини відхилень, що виникли і можливі рішення. На цьому етапі вирішуються наступні завдання обробки даних:

- оцінка планованого стану об'єкта управління;

- оцінка відхилень від планованого стану;

- виявлення причин відхилень;

- аналіз можливих рішень і дій.

Інформаційна технологія управління спрямована на створення різних видів звітів.

Регулярні звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їхнього створення, наприклад місячний аналіз продажів компанії.

Спеціальні звіти створюються по запитах керівників або коли в компанії відбулося щось незаплановане.

І ті, і інші види звітів можуть мати форму підсумовуючих, порівняльних і надзвичайних звітів.

У підсумовуючих звітах дані об'єднані в окремі групи, відсортовані й представлені у вигляді проміжних й остаточних підсумків по окремих полях.

Порівняльні звіти містять дані, отримані з різних джерел або класифіковані за різними ознаками і використовувані для цілей порівняння.

Надзвичайні звіти містять дані виняткового (надзвичайного) характеру.

Використання звітів для підтримки управління виявляється особливо ефективним при реалізації так називаного управління по відхиленнях.

Управління по відхиленнях припускає, що головним змістом одержуваних менеджером даних повинні бути відхилення стану господарської діяльності фірми від деяких установлених стандартів (наприклад, від її запланованого стану). При використанні на фірмі принципів управління за відхиленнями до створюваних звітів висуваються наступні вимоги:

- звіт повинен створюватися тільки тоді, коли відхилення відбулося;

- відомості у звіті повинні бути відсортовані за значенням критичного для дано­го відхилення показника;

- всі відхилення бажано показати разом, щоб менеджер міг вловити зв'язок, що існує між ними;

- у звіті необхідно показати кількісне відхилення від норми.

Основні компоненти.

Вхідна інформація надходить із систем операційного рівня. Вихідна інформація формується у вигляді управлінських звітів у зручному для ухвалення рішення виді.

Вміст бази даних за допомогою відповідного програмного забезпечення перетворюється в періодичні й спеціальні звіти, що надходять до фахівців, що приймають участь у прийнятті рішень в організації. База даних, використовувана для одержання зазначеної інформації, повинна складатися із двох елементів:

1. даних, що накопичують на основі оцінки операцій, проведених фірмою;

2. планів, стандартів, бюджетів й інших нормативних документів, що визначають пла­но­ва­ний стан об'єкта управління (підрозділу фірми).