Тема 3. Типизация документов суда.

Правила ведения книг, журналов и нарядов в суде определяются Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, а также Инструкцией о порядке отбора на хранение документов судов общей юрисдикции, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.12.2005 г. №157.

Журналы, книги и наряды ведут специалисты из числа работников аппарата суда в соответствии с распределением должностных обязанностей.

Перечень журналов, а также примерный перечень нарядов, которые ведутся в судах, определены Инструкцией по судебному делопроизводству, утвержденной приказом Судебного департамента от 29 апреля 2003 г.

Конкретное количество и наименование нарядов определяются номенклатурой дел суда.

Наряды в суде формируются в соответствии с номенклатурой и оформляются по общим правилам делопроизводства. Управлением Судебного Департамента в Ростовской области в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом от 09.06.2011 г. №112, Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 г., Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при ВС РФ от 29.04.2003 г. №36, разработан примерный образец Номенклатуры дел районного (городского) суда.

В целях упорядочения работы по судебному делопроизводству, хранению, отбору и сдаче в архив документов районных (городских) судов Ростовской области председателям судов рекомендовано привести номенклатуру дел, нарядов суда в соответствие с Номенклатурой.

Раздел 3. Порядок приёма и отправления почты. Регистрация и учёт дел (документов), поступивших в суд.

Тема 4. Порядок приема входящей корреспонденции.

Регистрация дел. Отправление исходящей и иной корреспонденции.

Регистрация и учет уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях осуществляется работниками аппарата суда. Журналы, наряды, учетно-статистические карточки должны вестись в строгом соответствии с положениями Инструкции по судебному делопроизводству. Перечень журналов является исчерпывающим и обязательным. Количество нарядов устанавливается номенклатурой дел и при отсутствии информации, подлежащей хранению, наряды могут не вестись. В случае организации электронного документооборота соответствующие журналы ведутся в электронном виде с последующим выводом на печать.

Оформление уголовных дел на стадиях принятия и назначения к судебному заседанию заключается в оформлении процессуальных действий мирового судьи по подготовке дела к судебному разбирательству, направлении копий процессуальных документов, запросов и извещений. Извещение лиц, участвующих в деле, должно осуществляться в порядке, установленном действующим процессуальным законодательством РФ. Под надлежащим извещением участников процесса понимается наличие в материалах дела сведений о вручении судебных извещений, вызовов, копий судебных постановлений (уведомления, расписки). Уголовные дела, возбужденные по заявлениям частного обвинения, имеют особенности учета, оформления и рассмотрения, поскольку по таким делам часто поступают встречные заявления обвиняемых.

Учет стражных дел и постановлений о приводе имеет свои особенности, связанные с сокращенными сроками рассмотрения дел в отношении лиц, содержащихся под стражей. Такие дела должны иметь соответствующие пометки красными чернилами.

Оформление гражданских дел на стадии принятия и назначения к судебному рассмотрению включает в себя формирование дела, присвоение ему соответствующего номера, выполнение действий в рамках подготовки дела к судебному разбирательству, надлежащее извещение сторон о дате и времени судебного заседания.

Оформление уголовных и гражданских дел после их рассмотрения осуществляется сотрудниками аппарата мирового судьи в соответствии со сложившимся распределением обязанностей. Представляется целесообразным возложение обязанностей по оформлению и исполнению решений по гражданским делам на секретаря судебного заседания, а по уголовным делам – на помощника мирового судьи, поскольку исполнение гражданских дел заключается в направлении копий решения суда и выдаче исполнительных листов, сведения для заполнения которых содержатся в протоколе судебного заседания, а исполнение приговоров по уголовным делам требует оформления значительного количества документов и более высокой профессиональной квалификации.

Выдаваемые в судебном участке мирового судьи копии приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам, в том числе определений и постановлений, вынесенных вышестоящим судом, должны быть прошиты, пронумерованы, удостоверены подписями мирового судьи и секретаря, скреплены печатью. На выдаваемой копии судебного постановления делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило. В тех случаях, когда приговор, решение, определение, постановление были изменены вышестоящим судом, об этом следует указать в выдаваемой копии. На копии также указывается, в каком деле подшит документ и в производстве какого суда находится дело. Порядок и сроки направления копий судебных документов регламентирован ГПК РФ и Инструкцией по судебному делопроизводству.