Должностные обязанности ведущего специалиста архивного отдела Общие положения

Ведущий специалист архивного отдела принимается на работу и увольняется приказом директора Центра по представлению начальника отдела. Непосредственно подчиняется начальнику отдела.

В своей деятельности руководствуется положением об архиве, утвержденным приказом директора Центра, правилами информационных услуг, утвержденными приказом Министра юстиции Республики Казахстан, практическим руководством по регистрации прав на недвижимое имущество, правилами трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора Центра, указаниями начальника архивного отдела.

Во время отсутствия начальника отдела выполняет ведущий специалист его обязанности.

Обязанности:

Ведущий специалист архивного отдела организует работу по учету поступивших запросов по адресатам (УВД, налоговый комитет, суды, судебные исполнители, прокуратура, финансовая полиция, исполнительные органы, пользователи). Контролирует исполнение и при необходимости исполняет запросы в строгом соответствии с нормативно-правовыми актами, регулирующими порядок предоставления и пользования информацией из Правового кадастра и архивного фонда.

Обеспечивает контроль за исполнением и надлежащим оформлением ответов на поступившие запросы в установленные сроки.

Несет ответственность за достоверность и точность предоставляемой информации, содержащейся в электронной базе данных, сформированной по внедренной программе АСРПНИ, и бумажных носителях, для объектов, не внесенных на электронные носители.

По согласованию с начальником отдела приводит в соответствие сведения, содержащиеся в электронной базе и на бумажных носителях (при обнаружении несоответствий).

Формирует ответы на запросы для визирования начальником отдела и руководством Центра.

Несет ответственность за доступ посторонних лиц к сведениям Правового кадастра на электронных носителях через канал парольного доступа, за неисполнение своих должностных обязанностей.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

специалиста архивного отдела

ведущего журнал выдачи и возврата архивных дел

Общие положения

Специалист архивного отдела, ведущий журнал выдачи и возврата архивных дел, принимается на работу и увольняется приказом директора Центра по представлению начальника отдела. Непосредственно подчиняется начальнику отдела.

В своей деятельности руководствуется положением об архиве, утвержденным приказом директора Центра, правилами трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора Центра, указаниями начальника архивного отдела.

Во время отсутствия специалиста, ведущего журнал выдачи и возврата архивных дел, его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке специалист архива.

Обязанности:

Ведет учет выдачи и приема архивных дел на хранение в электронном журнале учета движения архивных дел с отбором подписей пользователей за получаемые или документы, принимает дела на регистрацию в журнале учета движения архивных дел с приложением списка дел и фамилии пользователя, подавшего заявку, с отметкой о сроке выдачи документов пользователю.

Отвечает за своевременное, точное и полное внесение реквизитов единиц хранения, регистрируемых в журнале учета движения архивных дел, с отбором подписей пользователей за получаемые или документы.

Обращает внимание на правильность оформления архивных дел на выдачу: наличие описи, печати, инвентарного (регистрационного) номера. Не соответствующие правилам оформления на выдачу архивные дела не принимает к учету на выдачу и возвращает на доработку.

Дает разрешение специалистам отдела на раскладку в архивохранилище дел, прошедших процедуру возврата (списание в архив).

Ведет ежедневный контроль соблюдения установленных сроков пользования архивными документами. В конце каждого рабочего дня доводит до сведения начальника отдела о нарушении сроков пользования с указанием фамилий пользователей и наименования задерживаемых дел.

Ежедневно распечатывает электронный журнал на бумажные носители.

Несет ответственность за своевременное, достоверное и полное внесение реквизитов единиц хранения в журнале учета, своевременное выявление нарушений пользователями сроков пользования архивными документами и представление информации начальнику архивного отдела.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

специалиста архивного отдела занимающегося подъемом и размещением дел в