Дополнительные возможности создания пользовательских отчетов средствами Project

На стадии детального планирования, когда в соответствии с планом коммуникаций по сравнению с предварительным планированием существенно расширяется круг участников проекта, которым необходима информация о проекте, часто оказывается необходимым создавать оригинальные отчеты в дополнение к стандартным отчетам Project.

Предварительная обработка форм предусмотренных планом коммуникаций отчетов и способов их формирования часто выполняется на стадии начала детального планирования проекта, особенно если организация управления проектом имеет характерные особенности. Как указывалось выше, у Project есть очень богатые возможности для формирования пользовательских отчетов.

Для того чтобы овладеть такими возможностями, читателю предлагается рассмотреть формирование пользовательских отчетов для проекта-примера.

Прежде всего, таким участникам проекта, как прораб и руководитель проекта, важно своевременно получать план работ на предстоящую неделю. Это предусмотрено матрицей отчетности проекта примера (см. табл. 3.6).

Стандартные отчеты аналогичного вида ориентированы на весь цикл выполнения проекта и поэтому не всегда удобны. Рассмотрим формирование такого отчета при помощи штатных средств Project.

Прежде всего, для такого отчета необходимо заранее выбрать или разработать таблицу и фильтр.

Исходя из представлений о планировании работ, которые сформировались к настоящему времени, предположим, что состав таблицы должен определяться следующими полями базы данных Project:

- идентификатор задачи;

- код иерархической структуры задач;

- название задачи;

- трудозатраты;

- фактические трудозатраты;

- оставшиеся трудозатраты;

- начало;

-окончание;

- % завершения по трудозатратам.

Используя алгоритм 2.9, можно сформировать такую таблицу и присвоить ей название План.

Создание пользовательских фильтров было рассмотрено в алгоритме 2.33. Поэтому достаточно проанализировать условия и учесть их в фильтре, предназначенном для того, чтобы сформировать перечень работ, которые предстоит выполнить на предыдущей неделе.

Если дата начала задачи i будет обозначена как H _i, дата завершения – Z _i, дата начала планового периода – D _h, и дата завершения этого планового интервала - D_z, то условия отбора задач проекта, попадающих в нужный интервал, можно записать при помощи следующих формул:

Hi D_h и

Z_i Dz.

Так как заранее задать даты начала и окончания каждого из плановых интервалов практически невозможно, в соответствии с упомянутой в алгоритме 2.33 возможностью целесообразно использовать для ввода этих дат интерактивный запрос. Это, конечно, потребует от пользователя дополнительных усилий, но зато позволит сделать отчет универсальным по отношению к плановым интервалам.

Пусть фильтру, соответствующему описанным условиям, присвоено название Плановый интервал. Он отличается от стандартного фильтра Project Диапазон дат только текстом, сопровождающим интерактивные запросы.

Выполненные действия позволяют создать требуемый отчет при помощи алгоритма 4.14.