Как планировать ресурсы с помощью Project

Управление ресурсами считается одним из основных рычагов управления любым проектом. Project имеет много возможностей для поддержки таких процессов и особенно они развиты для стадии планирования.

Project позволяет применять разнообразные и достаточно гибкие способы формирования потребности в ресурсах для задач графика - это создает основу для планирования проекта (см., например, алгоритмы 3.6, 3.7 и 3.8).

Одной из наиболее важных задач управления ресурсами является планирование их загрузки. Специфика этой задачи такова, что ее решение без привлечения возможностей систем управления проектами в любых практически значимых случаях вообще не представляется возможным. С помощью экранных форм Project и других возможностей этой системы управления проектами опытный менеджер сможет наглядно увидеть, как отражаются возможные решения управленческих задач на загрузке ресурсов, и принять меры к оптимизации расписания проекта в комплексе с загрузкой ресурсов.

Следует отметить, что оптимизация загрузки ресурсов в течение последних тридцати лет была одной из самых популярных теоретических задач ряда областей науки, тесно связанных с научным менеджментом. Несмотря на это, до настоящего времени не получено общепризнанное теоретически безупречное решение, пригодное для практического применения. Но труды ученых не пропали даром и многое прояснили в практических методах ее решения.

Прежде всего, следует отметить, что оптимизация загрузки ресурсов относится к так называемым двойственным задачам и может формулироваться двояко.

- Какое минимальное количество ресурсов каждого вида необходимо для того, чтобы выполнить проект в срок?

- Какой минимальный срок выполнения проекта достижим при заданных максимальных количествах ресурсов каждого вида?

Каждая из этих задач имеет множество тонкостей, вариантов, видов и подвидов. Они отличаются многочисленными условиями, ограничениями и возможностями. Но для того, кто реально управляет проектом, понятно, что решать эти две задачи независимо друг от друга совсем не обязательно - научившись эффективно решать любую из них, методом последовательных приближений можно решить и обратную задачу с достаточной для практики точностью.

Во многих случаях можно решить любую из указанных задач методом последовательных приближений. Если проект не слишком сложен и его график включает не очень много работ и ресурсов, то менеджер может разработать устраивающий его график реализации проекта только за счет возможностей Project, которые позволяют быстро построить и проанализировать множество вариантов графика и связанных с ними вариантов загрузки ресурсов. Скорость вычислений для небольших графиков настолько велика, что практически не замедляет работу даже на не очень мощных ПЭВМ.

Особенно важно планирование ресурсов на стадии детального планирования. Специально для планирования ресурсов предназначен ряд форм представления информации о проекте (см. разд. "Средства Project для представления информации о графике реализации проекта " л/р. 2):

- Использование задач (Task Usage, см. рис. 2.4);

- Лист ресурсов (Resource Sheet, см. рис. 2.6);

- Использование ресурсов (Resource Usage, см. рис. 2.7);

- График ресурсов (Resource Graph, см. рис. 2.8).

Возможности Project позволяют применять для управления загрузкой ресурсов комбинированные экранные формы, позволяющие за счет высокоэффективного интерфейса Project планировать расписание задач проекта одновременно с оптимизацией загрузки ресурсов. Комбинированные экранные формы помогают широко привлекать квалифицированных экспертов для управления ресурсами и существенно расширяют их способность влиять на выполнение проекта.

Рассмотреть возможности применения комбинированных экранных форм для комплексного планирования расписания проекта и потребности в ресурсах можно на примере алгоритма 4.7.