- •Лабораторная работа №4 детальное планирование проектов при помощи Project
- •2. Технология работы
- •I Детальное планирование проектов при помощи Project
- •Проектные структуры и организация данных
- •Алгоритм 4.1. Описание иерархической структуры работ проекта
- •Детализация расписания проекта
- •Алгоритм 4.2. Внесение изменений в базовый план проекта
- •Детализация графика проекта-примера (первый пакет задач)
- •Детализация графика проекта-примера (второй пакет задач с описанием материально-технического обеспечения)
- •Алгоритм 4.4. Детализация задачи 'Закупка материалов" с использованием данных электронной таблицы ms Excel
- •Детализация графика проекта-примера (третий пакет задач)
- •Детализация графика проекта-примера (четвертый пакет задач)
- •Детализация графика проекта-примера (пятый пакет задач)
- •Детализация графика проекта-примера (шестой пакет задач)
- •Анализ и оптимизация детального расписания проекта
- •Особенности планирования времени детального плана проекта
- •Алгоритм 4.5. Форматирование отрезков задач для наглядного представления временных резервов задач
- •Алгоритм 4.6. Анализ потребности в ресурсах для выполнения детального расписания проекта-примера
- •Как планировать ресурсы с помощью Project
- •Алгоритм 4.7. Использование комбинированных экранных форм для планирования расписания проекта и загрузки ресурсов
- •Оптимизация загрузки ресурсов с использованием возможностей Project
- •Алгоритм 4.8. Назначение максимального количества единиц ресурса
- •Алгоритм 4.9. Автоматизированное выравнивание загрузки ресурсов
- •Алгоритм 4.10. Удаление результатов автоматического выравнивания загрузки ресурсов
- •Анализ и оптимизация детального расписания проекта – дополнительные возможности Project
- •Алгоритм 4.11. Группировка задач проекта по неделям
- •Алгоритм 4.12. Настройка пользовательских полей Project
- •Алгоритм 4.13. Группировка задач проекта по данным спискового типа
- •Дополнительные возможности создания пользовательских отчетов средствами Project
- •Алгоритм 4.14. Создание отчета для формирования расписаний по плановым интервалам
- •Особенности других процессов планирования на стадии детального планирования
- •Алгоритм 4.15. Внесение изменений в описание задач по нанесению плиточных покрытий в детальном плане проекта
- •Алгоритм 4.16. Использование возможностей Project 2002 для графической индикации включенных в план задач
- •Алгоритм 4.17. Настройка пользовательского поля с созданием для него формулы
- •3.Контрольные вопросы
Лабораторная работа №4 детальное планирование проектов при помощи Project
1.Цель работы: научиться детально планировать проекты с помощью Project
2. Технология работы
I Детальное планирование проектов при помощи Project
Детальное планирование проекта имеет много общего с процессами предварительного планирования, рассмотренными ранее, но вместе с тем у него есть ряд существенных особенностей.
Большинство таких отличий определяется назначением детального плана: если предварительный план нужен для предварительной оценки показателей проекта и согласования их с заказчиком, то детальный план нужен прежде всего для организации работ участников проекта на близкую перспективу. Детальные планы всегда разрабатывают с учетом текущего состояния проекта, но при этом учитывают и утвержденный предварительный план проекта. В Project утвержденный вариант предварительного плана сохраняется как базовый план.
Проектные структуры и организация данных
Для того чтобы детальный и предварительный план были сопоставимыми, необходимо соблюдать ряд условий. Важнейшим из них является иерархическая организация данных.
В управлении проектами используются разнообразные иерархические структуры. Примерами таких структур являются организационная структура проекma (отображающая, кто кому подчиняется) и структура ресурсов (определяющая подчиненность ресурсов-участников проекта друг другу).
Но наиболее важной структурой любого проекта является иерархическая структура работ или сокращенно ИСР (исходный английский термин – (Work Breakdown Structure или сокращенно WBS). В справочной системе Project 2002 эта структура называется структурной декомпозицией работ (сокращенно СДР). Применяются и другие наименования этой структуры (например, иерархическая разбивка работ). Читателя не должно смущать то, что в разных пособиях по управлению проектами наименование этой структуры переводится с английского оригинала по-разному. В настоящее время единый русскоязычный термин для этой структуры еще не выработан, но важно, что независимо от наименования все специалисты понимают под этим одно и то же. В связи с этим автор позволяет себе небольшое отступление от принятой в справочной системе локализованной версии Project 2002 терминологии.
Дело в том, что при управлении проектом необходимо:
- обеспечить достаточную точность оценок затрат, времени и ресурсов;
- создать основу для измерения результатов работ и управления их выполнением;
- сформировать четкую систему ответственности.
Для этого выполняют декомпозицию целей проекта. Декомпозиция целей проекта состоит в разделении основных результатов проекта на более детальные компоненты до тех пор, пока эта детализация не окажется достаточной для целей управления проектом.
Декомпозиция представляет собой творческий процесс и может быть выполнена на основании состава фаз проекта, структуры продукта проекта, состава выполняемых работ и т. д. На практике часто удачную декомпозицию проекта можно получить, сочетая разные принципы декомпозиции (например, структура продукта в сочетании с характерными фазами проекта).
Выполняется декомпозиция целей проекта в виде упомянутой иерархической структуры работ. Элементы ИСР нижнего уровня рассматривают как пакеты работ. В общем случае можно рекомендовать наиболее характерную последовательность декомпозиции целей проекта:
Идентифицировать основные элементы проекта. Часто в качестве основных элементов декомпозиции целесообразно рассматривать результаты проекта, структуру продукта проекта, фазы проекта, виды работ, структуру организации и управления проектом.
Последовательно выбирать каждый из результатов проекта, который полезно дополнительно разложить на составляющие элементы.
Необходимо решить, достаточно ли детализирован проект для оценки затрат, ресурсов и ответственного на каждый из установленных элементов структуры. Декомпозицию тех элементов проекта, которые будут выполняться в отдаленном будущем, можно выполнить позднее. Поэтому степень декомпозиции разных элементов проекта может быть разной.
Проверить корректность декомпозиции проекта при помощи анализа ответов на следующие вопросы.
Полностью ли описывают пакеты работ элементы проекта?
Определен ли каждый из элементов проекта полностью или требует дальнейшего уточнения?
Допускает ли каждый пакет работ назначение ресурсов, оценку затрат и отнесение к определенному элементу в организационной структуре проекта (назначение ответственного)?
• Соответствует ли ИСР требуемой структуре отчетности о ходе выполнения проекта?
ИСР проекта не может быть определена однозначно, т. к. представляет собой результат творческого процесса, в котором большое значение имеет опыт руководителя проекта. Иногда в одном проекте можно использовать несколько иерархических структур для представления информации о проекте и его оценки с различных точек зрения.
Как и все системы управления проектами, Project поддерживает описание ИСР.
ИСР обычно используют с первых стадий предварительного планирования. Не стал исключением и рассматриваемый в методичке проект-пример. Если обратиться к разд. "Планирование предметной области и определение структуры работ на стадии предварительного планирования" часть 3, то именно в нем предварительное представление о проекте-примере сформулировано на основе перечня основных работ. Этот перечень стал основой для формирования состава задач предварительного плана реализации проекта. Естественно, эти виды работ могут использоваться в качестве первого уровня ИСР проекта-примера.
Если обратиться к файлу Смета.хls (лист Характеристика квартиры), то в нем содержится описание основных помещений квартиры (ячейки А2-А9). Их можно использовать для формирования второго уровня ИСР проекта-примера.
Следует учитывать, что Project 2002 поддерживает следующие режимы формирования групп символов ИСР:
- Цифры (по порядку);
- Прописные буквы (латиница, по алфавиту);
- Строчные буквы (латиница, по алфавиту);
- Знаки (без сортировки);
- Прописные буквы (кириллица, по алфавиту);
- Строчные буквы (кириллица, по алфавиту).
Все перечисленные выше режимы, кроме режима Знаки (без сортировки), обеспечивают автоматическое формирование соответствующих символов ИСР. При выборе режима Знаки (без сортировки) в случае создания новой задачи включенные в соответствующую группу символы автоматически заполняются значениями "*", которые впоследствии могут быть заменены на любые другие символы. Изменение вручную значений символов тех групп поля СДР, которые сформированы при помощи других режимов, не допускается.
В более ранних по сравнению с версией Project 2002 версиях ИСР формировалась с использованием только цифровых обозначений как единственная форма иерархии задач проекта. Учитывая эти предложения, рассмотрим возможности версии Project 2002 по формированию описания ИСР проекта с помощью алгоритма 4.1.