3. Ревізія розрахунків з підзвітнім особами

Ревізія розрахунків із підзвітними особами має на меті встановити цільове використання підзвітних сум і виявити незаконні і господарсько недоцільні витрати.

Під час ревізії операцій, пов’язаних з видачею коштів на службові відрядження або підзвіт та їх використанням, потрібно керуватися Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, що затверджена Міністерством фінансів від 13.03.98 № 58 (в редакції від 10.06.99 р. № 146) та Постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.99 р. № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон».

Підставою для перевірки розрахунків із підзвітними особами є накази і розпорядження, авансові звіти із прикладеними документами, записи по рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Ревізію розрахунків з підзвітними особами починають із перевірки змісту касових операцій і операцій по рахунках в банку. Зіставляючи дані аналітичного обліку по рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» з даними по касі, визначають, як дотримувався порядок видачі сум на операційні і господарські витрати. Спочатку перевіряється достовірність даних у реєстрах бухгалтерського обліку і звітності на початок і кінець періоду, що ревізується. Потім ревізією перевіряється дотримання правил витрачання коштів на операційні і господарські потреби (оплат послуг і робіт, придбання канцелярських приладів, проїзних квитків, дрібного господарського інвентаря тощо). Одночасно перевіряють:

1) наявність випадків видачі авансу особам, які своєчасно не розрахувалися за попередній аванс;

2) випадки порушення строків закриття розрахунків по кожному авансу зокрема;

3) випадки видачі авансу до погашення заборгованості по попередньому;

4) передачу сум авансу однією підзвітною особою іншій;

5) своєчасність подання авансових звітів.

Перевіряючи авансові звіти із використання підзвітних сум на операційні і господарські витрати, потрібно визначити законність і доцільність таких витрат: детально вивчити документи, які додані до звітів по оплаті готівкою вантажно-розвантажувальних робіт, послуг, придбання ТМЦ. Особливої уваги вимагає перевірка достовірності таких пред’явлених підзвітною особою документів, як касові чеки торгових підприємств за придбані у них товари, рахунки дрібнооптових баз і копії прибуткових документів на здачу придбаних матеріальних цінностей.

Зокрема, з’ясовують, чи затверджене керівником підприємства коло матеріально відповідальних осіб, які користуються правом одержання грошей у підзвіт на вказані витрати, чи дотримується підзвітними особами розрахункова дисципліна, зокрема, подання авансового звіту про витрачені кошти на операційні і господарські витрати – не пізніше наступного дня після одержання авансу, а на витрати на відрядження – не пізніше 3 днів після повернення з відрядження. Перевіряється також, чи не було випадків видачі в підзвіт грошей без подання звіту про раніше отримані кошти.

Джерелами ревізії розрахунків із підзвітними особами по відрядженнях є накази, розпорядження керівника підприємства, посвідчення на відрядження, дані по виданих грошових авансах, письмові пояснення результатів відрядження, авансові звіти з додатками, записи по рахунках 30 «Каса», 31 «Рахунки в банках», 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

На підставі наказів і відміток у посвідченні про відрядження визначають задані і фактичні строки відрядження. Згідно Інструкції про службові відрядження термін в межах України та за кордон: тривалість службового відрядження в межах України не повинна перевищувати 30 календарних днів, за кордоном – 60 календарних днів. На підставі відміток у посвідченні при відрядження визначають правильність оплати добових відповідно Постанови №663.

Перевіряючи оплату проїзду, а також проживання в готелі, ревізор керується Законом України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 22.05.1997 р.№ 283/97 ВР, де вказано, що оплата проводиться в розмірі фактичних видатків тільки при поданні підтверджувальних документів.

При наявності підтверджувальних документів відшкодовуються витрати:

1. проїзд у транспорті (крім таксі);

2. добові (у встановленому розмірі);

3. оплата за проживання;

4. на побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чищення), але не більше 10 % від норм добових витрат для країни, куди відряджається працівник;

5. бронювання місця в готелях в розмірах не більше 50 % вартості місця на добу;

6. за користування постільними речами в поїзді.

Працівнику видаються кошти як в національній валюті країни, куди скеровується працівник, так і у вільно конвертованій валюті у вигляді авансу на поточні потреби згідно з нормами у розмірах, обумовлених їх реальними потребами в країні перебування.

Ревізія витрат на службові відрядження і розрахунків з підзвітними особами потребує використання документальних методичних прийомів контролю. Так, наприклад, застосовуючи методи інформаційного моделювання, ревізія визначає сукупність джерел облікової інформації (накази про відрядження працівників, кошторис витрат на відрядження працівників, первинні документи, облікові регістри тощо) і нормативно-правового регулювання службових відряджень управлінського і виробничого призначення, які використовуються при дослідженні документів, що відображають витрачання коштів на відрядження працівників. У першу чергу, перевіряється обґрунтованість відрядження працівників, вивчається завдання на виконання конкретних робіт у період відрядження і його результат, тривалість відрядження. Фактичне витрачання коштів на відрядження ревізією перевіряється за авансовими звітами, складеними працівниками, що знаходились у відрядженні, доданими до них документами і узагальненими в бухгалтерському обліку даними на рахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами». Застосовуючи нормативно-правові методичні прийоми дослідження документів, ревізор перевіряє відшкодування витрат працівниками за період відрядження (транспортні, добові, квартирні) відповідно до поданих документів у розмірах, встановлених нормативними документами і законодавством.