Тема 14. Інвентаризація товарно-матеріальних цінностей аптек Програмна анотація

1. Інвентаризація як метод бухгалтерського обліку

2. Документальне оформлення результатів інвентаризації

3. Інвентаризація окремих видів товарно-матеріальних цінностей аптеки

1. Інвентаризація як метод бухгалтерського обліку

Загальні положення та зміст інвентаризації

Одним із методів бухгалтерського обліку є інвентаризація, яка проводиться з метою забезпечення достовірності бухгалтерського обліку та звітності в аптеках. Законом “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” передбачено проведення підпри­ємствами, незалежно від форм власності, інвентаризації майна, коштів та фінансових зобов’язань.

Належним чином організований облік дозволяє постійно слідкувати за господар­ською діяльністю аптек. Але абсолютно точної картини поточний та зведений облік не гарантують. Відбувається це з причин, які зазвичай не залежать від організації обліку, а саме:

• у кількісних та якісних характеристиках запасів, які знаходяться в місцях збері­гання, можуть виникати зміни, які зовні часто непомітні і які неможливо виявити та задокументувати в момент їх виникнення, а саме: природні зміни якості вна­слідок біологічних, хімічних властивостей і фізичних дій, вплив температури або вологості повітря;

• при здійсненні розрахунків між аптекою та постачальниками, покупцями чи іншими кредиторами або дебіторами можуть виникнути розбіжності чи суперечки

з приводу окремих вимог та зобов’язань. Для їх вирішення необхідно повертатися до раніше зроблених записів;

• порушення діючих правил зберігання і визначення фактичної наявності та якості матеріальних цінностей, що надійшли і списані. На практиці розрізняють об’єк­тивні та необ’єктивні причини порушень правил приймання, відпуску і зберігання цінностей. Об’єктивні причини не залежать від дій матеріально відповідальних осіб (відсутність місць зберігання, погрішності вимірювальних приладів). Суб’єк­тивні причини безпосередньо залежать від дій матеріально відповідальних осіб (крадіжка, нанесення шкоди);

• недоліки у підборі і розміщенні матеріально відповідальних осіб та відсутність контролю за їх роботою;

• випадки псування (навмисного і ненавмисного), а також крадіжки майна.

Під інвентаризацією розуміють перевірку та оцінку фактичної наявності об’єкта контролю, якій притаманний комплекс наступних господарсько-правових ознак: наяв­ність розпорядчого документа, здійснення дій колегіальним органом, виявлення кількіс-

За часом проведення інвентаризації поділяються на періодичні і разові (річні). Періодичні здійснюються, як правило, з ініціативи власника, керівника постійно діючої інвентаризаційної комісії. Разові інвентаризації, як правило, є річними і виконуються перед складанням річної звітності в листопаді-грудні поточного року (табл. 14.1).

Таблиця 14.1

Мінімальна періодичність проведення інвентаризації

Види майна і фінансових зобов’язань	Строк проведення	Періодичність
Основні засоби	Не раніше 1 жовтня	1 раз на рік (але обов’язково перед складанням річної бухгалтерської звітності)
Будівельні споруди та інші нерухомі об’єкти	1 раз на три роки
Товар та матеріали, пальне	Не раніше 1 жовтня	1 раз на рік
Малоцінні і швидкозношувані предмети	Не раніше 1 жовтня	1 раз на рік
Грошові кошти, грошові документи, цінності та бланки суворої звітності	1 раз на квартал
Поточні,бюджетні, валютні рахунки	У міру отримання виписок банків
Платежі до бюджету	1 раз на квартал
Розрахунки з вищестоящими організаціями	1 раз на квартал
Розрахунки з дебіторами та кредиторами	2 рази на рік
Розрахунки у порядку планових платежів	1 раз на місяць

У разі проведення раптових інвентаризацій усі товарно-матеріальні цінності готують до інвентаризації у присутності інвентаризаційної комісії, в інших випадках - завчасно. Вони повинні бути згруповані, розсортовані та розкладені за назвами, сортами, розмі­рами у порядку, зручному для підрахунку.

За обсягом охоплення інвентаризації поділяються на повні й часткові. Часткові інвентаризації охоплюють окремі види майна або зобов’язань.

Згідно з чинним законодавством інвентаризація обов’язкова у наступних випадках:

а)при передачі в оренду або приватизації майна державного підприємства; перетво­ренні підприємства в акціонерне товариство;

б)перед складанням річної бухгалтерської звітності;

в)при встановленні фактів зловживань, крадіжок або псування цінностей;

г)за приписом судово-слідчих органів;

д)у випадках техногенних аварій, пожеж, стихійного лиха;

е)при переданні підприємств та їх структурних підрозділів;

ж)у разі ліквідації підприємства;

к) у випадках зміни колективу при колективній матеріальній відповідальності, вибуття з колективу більше половини його членів, а також за письмовим звер­ненням хоча б одного із членів колективу; л) при переоцінці майна;

м) при зміні матеріально відповідальної особи;

н) перед складанням річного бухгалтерського звіту;

п) при зміні керівника підприємства.

Керівник аптеки несе відповідальність за організацію інвентаризації. Він повинен створити необхідні умови для її проведення у стислі строки.

Інвентаризаційна комісія та її функції

Для проведення інвентаризації керівник аптеки наказом призначає інвентаризаційну комісію. В наказі зазначають терміни проведення інвентаризації. Керівництво комісією здійснює сам керівник або його заступник. До складу інвентаризаційної комісії обов’яз­ково має входити головний бухгалтер або представник бухгалтерії.

Функції інвентаризаційної комісії: виявлення кількісних та якісних характеристик об’єкта інвентаризації, причин відхилень від заданих нормативних, планових, облікових даних, у відповідності з якими може функціонувати об’єкт інвентаризації, та їх норма- тивно-правове регулювання.

Під час проведення інвентаризації можуть бути допущені певні неточності, які будуть мати вплив на кінцевий результат (табл. 14.2).

Таблиця 14.2

Типові помилки при проведенні інвентаризації та їх наслідки

№ з/п	Перелік порушень	Можливі наслідки
1	Склад інвентаризаційної комісії не затверджений керівником	Немає підстав для проведення інвентаризації
2	Документально підтверджена відсутність хоча б одного з членів комісії під час проведення інвентаризації	Результати інвентаризації недійсні
3	У наказі не вказані строки інвентаризації	Немає підстав для початку проведення інвентаризації
4	У матеріально відповідальних осіб не взяті розписки про те, що всі прибуткові і видаткові документи здані в бухгалтерію	При виявленні порушень можуть бути пред’явлені документи, оформлені під час інвентаризації
5	Інвентаризаційний опис складений в одному примірнику	Результати інвентаризації недійсні
6	Результати повинні бути виведені на кожній сторінці - кількість і сума матеріальних цінностей, а також загальний підсумок в натуральних показниках	Є можливість несанкціонованих виправлень
7	Помилки і виправлення не підписані і не завірені членами комісії	Виправлення вважаються недійсними
8	Інвентаризаційний опис після затвердження результатів містить незаповнені рядки (всі вони повинні бути перекреслені)	Є можливість внесення додаткових даних
9	Під час перерв у роботі комісії не закритий доступ стороннім до приміщення, де зберігаються інвентаризаційні описи	Внесення виправлень у результати інвентаризації

На час проведення інвентаризації аптека закривається на термін не більше трьох днів. До початку інвентаризації комісія повинна:

• опломбувати приміщення та інші місця зберігання цінностей, які мають окремі входи і виходи;

• перевірити правильність всіх ваговимірювальних приладів і дотримання встанов­лених термінів їх таврування;

• отримати останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових і видаткових документів та розписку.

• Інвентаризаційна комісія несе всі види відповідальності за порушення наступних норм і правил:

• за несвоєчасність і недодержання порядку проведення інвентаризації;

• за неповну і неточну інформацію, внесену в інвентаризаційні описи;

• за неправильне і несвоєчасне оформлення інвентаризаційних документів.