4.8. План управління комунікаціями

У цьому розділі потрібно описати:

• механізм подання звітів про виконання;

• процедуру розповсюдження інформації;

• процедуру аналізу накопичених знань;

• інструменти здійснення комунікацій (друкована інформація, електронна, відеоматеріали тощо);

• стратегію управління очікуваннями зацікавлених сторін.

Розроблення стратегії управління зацікавленими сторонами здійснюється після виявлення їх впливу й участі у проекті. Для цього зацікавлені сторони потрібно розділити на групи у матрицях «Влада/вплив», «Влада/інтерес», «Вплив/участь». Приклад, однієї з таких матрицю наведено на рис. 1.

Рис. 1. Матриця «Влада/Інтерес»

На основі наведених вище матриць потрібно сформувати план управління очікуваннями зацікавлених сторін, який можна узагальнити в табл. 16.

Таблиця 16

План управління очікуваннями зацікавлених сторін

Зацікавлена сторона	Інтереси зацікавленої сторони в проекті	Оцінка впливу	Потенційні стратегії для забезпечення підтримки або зменшення кількості перепон

4.9. План управління закупівлями

Цей розділ повинен містити таку інформацію:

• закупівельну документацію (пропозиції, контракти (договори), акти, протоколи, специфікації), яка наводиться у додатках;

• розподіл відповідальності за закупівлі між організаціями, що беруть участь у проекті;

• обмеження і допущення, які можуть чинити вплив на закупівлі;

• контрольні терміни щодо конкретних видів контрактів;

• страхування і гарантії контрактів;

• план пошуку і відбору продавців;

• перелік продавців (постачальників), які пройшли попередній відбір, або стосовно яких такий відбір проводити не доцільно.

5. Управління реалізацією проекту

Потрібно оцінити стан реалізації проекту і спрогнозувати його бюджет та очікувану продуктивність на основі отриманої звітності за перші дві декади від початку проекту (див. табл. 17).

Таблиця 17

Зведена інформація про стан реалізації проекту

Назва показника	Значення показника
1. Освоєний обсяг, грн.	PV – 200*N
2. Фактична вартість, грн.	0,2*BAC

Позначення: «PV» – плановий обсяг за перші дві декади реалізації проекту; «ВАС» – базовий бюджет проекту; N – номер варіанту по списку в групі.

Для виконання завдання потрібно:

1. Розрахувати показники, що характеризують стан реалізації (прогрес) проекту та прогнози його завершення, зокрема:

   1. Індекс виконання термінів (SPI);

   2. Індекс виконання вартості (CPI);

   3. Прогнози завершення:

      1. при збереженні початкової вартості ресурсів (EAC₁);

      2. зі збереженням у подальшому поточних тенденцій щодо вартості (EAC₂);

      3. при дотриманні термінів та збереження тенденцій щодо вартості (EAC₃);

   4. Індекси продуктивності до завершення:

      1. якщо ціллю є досягнення початкового (базового) бюджету (BAC) – TCPI₁;

      2. якщо ціллю є досягнення бюджетів завершення EAC₁, EAC₂, EAC₃ – TCPI₂ TCPI₃ TCPI₄.

2. Зробити висновки про стан реалізації проекту та вказати виявлені проблеми.

3. Розробити рекомендації щодо усунення виявлених.