14.3. Проведення ділових переговорів

Ділові переговори призначені для того, щоб з допомогою взаємного обміну думками, а саме спілкування в діловій практиці, “виторгувати” умови, які відповідають інтересам кожного з партнерів у одержані передбачуваних результатів. Ділові переговори мають за мету вироблення та прийняття управлінських рішень, в тому числі по укладанню угод.

Для проведення переговорів партнерам необхідні такі навички: здатність суміщати стратегічне мислення з тактичними діями; здатність демонструвати гнучкість мислення, психологічну інтуїцію, такт; здатність розпізнати у представника іншої сторони пріоритети, інтереси (якщо їх приховують).Переговори - це акт прямої безпосередньої комунікації за допомогою слів та жестів при зустрічі партнерів. Щоб з користю провести таку зустріч, до неї необхідно серйозно підготуватися [85].

Попередньо необхідно визначити:

• цілі та предмет переговорів;

• матеріали для обговорення й підсумкові документи зустрічі;

• місце проведення;

• часові рамки;

• число учасників

• Зустріч та розміщення (розсадження) учасників переговорів

Дамо коротку характеристику кожному із цих положень.

Цілі та предмет переговорів

Ціль переговорів досягти домовленості та прийняти рішення відносно предмету переговорів. Предметом переговорів є проблеми, що виносять на переговори, їх тематичні межі, перелік розглядаємих положень і т.д.

Матеріали для обговорення на переговорах

Майбутні переговори або зустрічі передбачають завчасну підготовку матеріалів. Із усього різноманіття матеріалів варто виділити кілька категорій документів, які дуже важливі в ході переговорів.

1 категорія - відбиває позицію учасника зустрічі по широкому колу питань і може містити рекомендації щодо розглянутих питань.

2 категорія - це проекти різних угод, договорів, протоколів, які представляються як основа для ведення переговорів.

3 категорія - це проекти резолюцій або угод про наміри. Ці проекти використовуються як для проведення консультацій, так і для формування прийнятної позиції на переговорах.

Необхідним допоміжним матеріалом на переговорах є запитальник (пам'ятка), що готується заздалегідь і може використовуватися при підготовці й проведенні переговорів. Складання такого запитальника дає можливість підприємцю краще зрозуміти всі нюанси обговорюваної проблеми, його ціль, засоби її досягнення і т.д. та може допомогти більш чітко поводитися на переговорах.

Важливою частиною підготовчої роботи є складання різних довідок, оглядів по обговорюваних питаннях і т.д. На їх основі надалі можуть готуватися тексти виступів, матеріали для бесіди з партнерами, запитальник і т.д. Подібні матеріали може готовити також партнер по переговорам.

Місце проведення переговорів

Проводяться переговори, як правило, у службових приміщеннях договірних сторін (у своїй фірмі або в партнера), хоча їх проведення можливо й на нейтральній території або ж, завдяки розвитку засобів зв'язку, дистанційно.

Ініціатор зустрічі пропонує (але не нав'язує) свій варіант, але останнє слово про місце проведення за запрошеною стороною. Проаналізуємо кожний з можливих варіантів:

- у своїй фірмі

Знайомий спортивний вираз "у своїй хаті і стіни допомагають" цілком підходить до даної ситуації. Приймаючій стороні немає необхідності витрачати час і сили на адаптацію, подолання втоми після роботи. Хазяям все знайомо. Не складно скористатися допомогою колег або фахівців з інших сфер знань, засобами зв'язку, телефоном і т.п. Також цей варіант дає можливість хазяям впливати на розсадження учасників за столом переговорів, організацію культурних програм і т.д. Все це дає можливість зробити враження на партнера рівнем організації зустрічі.

- у фірмі партнера

Серйозною причиною ведення переговорів у фірмі партнера є можливість одержання додаткової інформації. Можна більше довідатися про партнера, його фірму, умови її діяльності й т.п. Відправляючись у фірму партнера, підприємець тим самим показує серйозність своїх намірів і бажання укласти угоду. Ця символічна дія може зіграти важливу роль у переконанні іншої сторони, що саме з вашою компанією їй найкраще мати справу.

Який із зазначених вище варіантів краще, сказати досить складно і їх ефективність можна визначити після самих переговорів. Досить корисним є рішення про організацію почергових зустрічей.

- на нейтральній території

Є позитивні моменти й у проведенні переговорів на нейтральній території. Вони особливо корисні при існуванні конфліктної ситуації.

Нейтральне приміщення має ряд переваг:

передбачається зосередженість тільки на предметі переговорів і ні на чому іншому;

залишаються осторонь повсякденні турботи, що сприяє тому, щоб партнери займалися тільки справою;

указує, умовно говорячи, на анонімний і конфіденційний характер зустрічі, підкреслює тим самим, що тут не залишається ніяких слідів від даної зустрічі й т.д.

Але до недоліків таких зустрічей можна віднести те, що вони часом знеособлені, що не завжди добре.

- за допомогою сучасних засобів зв'язку

Сучасні досягнення засобів зв'язку, такі, як міжнародний телефонний зв'язок, телефакс, комп'ютерний зв'язок й ін., дозволяють у певних випадках відмовитися від очних зустрічей і вирішувати багато проблем без прямих контактів;

Часові рамки переговорів

Важливий крок до успіху на переговорах - це правильний вибір часу. У першу чергу це відноситься до вибору часу дня й дня тижня.

Визначаючи це, необхідно враховувати наступне:

якщо переговори починаються з ранку, то до 11 години організм уже має потребу в "підзарядці" й у цей час бажано зробити невелику перерву, запропонувати партнерам що-небудь перекусити й випити чашечку кави. Це потрібно щоб підбадьорити й додатково привернути до себе партнерів;

не плануйте зустріч перед самим обідом: міркування про їжу й певна поспішність можуть тільки перешкодити переговорам;

не плануйте зустріч відразу після обіду: її бажано проводити хоча б через годину після того, надавши партнерові можливість зібратися з думками й подивитися інформацію, що надійшла;

досить складний день для переговорів - понеділок. З одного боку, у понеділок необхідний час, щоб настроїтися на робочий ритм після вихідних. З іншого боку, у понеділка є перевага "свіжої голови", і в цей день можна зустрічатися для обговорення великих проблем, плануючи закінчити їх до кінця тижня;

п'ятниця, звичайно, характеризується тим, що люди перебувають в очікуванні вихідних. Як правило, це не той час, щоб починати що-небудь і цей день не дає підстав для додаткових напружених переговорів;

обов'язково обумовлюйте тривалість проведення зустрічі.

домовившись про час проведення зустрічі, дотримуйтесь точності. Запізнення може розцінюватися як неповага до партнера й досить негативно відіб'ється на ході переговорів.