4. Типи реакцій організаційної структури управління підприємством туристичної індустрії на інформаційні технології організації

Розвиток IT і їх упровадження у сферу туризму вносить зміни в систему управління підприємством і створює передумови для пере­ходу її в нову якість. Досить складне завдання — перепроектування організаційної структури управління туристичним підприємством, оскільки саме цей елемент системи найбільш консервативний.

Реструктуризація - це поетапний спосіб покращання фінансово- економічного становища підприємства шляхом зміни його організа­ційної структури [106].

При впровадженні IT керівники підприємств можуть вибрати одну з двох основних концепцій, яка відповідатиме цілі реструктуризації. Перша - орієнтується на існуючу структуру підприємства, IT присто­совується до організаційної структури і відбувається лише модерні­зація методів роботи. Друга - орієнтується на майбутню структуру підприємства і передбачає її раціоналізацію. Організаційна структура при цьому модернізується таким чином, щоб IT дала найбільший ефект і сприяла розробленню нових, раніше економічно не доцільних зв’язків [10].

Реструктуризація насамперед повинна бути спрямована на реалі­зацію другої концепції через модифікацію організаційної структури управління туристичним підприємством.

Проблема перепроектування організаційних структур управління пов’язана з використанням узагальненої моделі як сукупності струк­турної, функціональної та інформаційної моделей, які забезпечують аналіз і вироблення обгрунтованого рішення щодо модифікації структури.

Структурна модель передбачає вивчення зовнішнього впливу та аналіз структури взаємовідносин з іншими об’єктами і системами (вищими організаціями, громадськими структурами тощо). Виділяється два типи координації взаємовідносин:

• вертикальний, який має ієрархічну структуру підпорядкованості. Вищі організації, взаємовідносини з якими необхідно враховувати в процесі побудови або внесення змін в організаційну структуру управління підприємством - це Міністерство культури і туризму України; Комітет з питань молодіжної політики, фізкультури, спорту і туризму при Кабі­неті Міністрів України; Національна рада з туризму; Державна служба туризму і курортів; управління готельного господарства, туризму та курортів державних адміністрацій областей, міст Києва, Севастополя, Автономної Республіки Крим і т. д.;

• горизонтальний, що відповідає за міжгрупові та міжособистісні відносини.

Функціональна модель дає можливість на основі попереднього визначення цілей функціонування і завдань, які належать до компе­тентності відповідних елементів структури, бути визначальною в розробленні посадових інструкцій елементів системи.

Інформаційна модель дозволяє виявити локальні завдання і визначити структуру інформаційних потоків і потребу в них при розв’язанні різноманітних завдань. Ця модель дозволяє визначити ступінь доступу до конкретної інформації різних елементів структури, тобто окремих працівників і колективів. Координацію дій щодо надходження інформації, її обміну та забезпечення доступу до неї у межах компетентності групи або окремих працівників у сучасних умовах здійснюється за допомогою новітніх IT.

,

Застосування різноманітних IT як одного із елементів зовніш­нього оточення підприємства вносить якісні зміни в усі його складові, у тому числі в організаційну структуру управління. Тобто зміни, які відбуваються у зовнішньому середовищі, зумовлюють різні ТИПИ реакцій організаційної структури управління підприємством. Під реакцією організаційної структури розуміють якість і тип змін, які спроможне здійснити підприємство, що використовує той чи інший вид структури, під впливом зовнішніх і внутрішніх факторів [9]. Розрізняють декілька типів реакцій на дії, що відбуваються на підприємстві в межах його організаційної структури [129]:

• виробнича - виявляється у здійсненні спеціалізації, мінімізації чисельності працівників підприємства і підвищенні продуктивності їхньої праці, ефективному використанні виробничого потенціалу, зниженні витрат і децентралізації оперативних рішень. На перших етапах переходу від традиційних форм здійснення виробничих опера­цій до їх комп’ютеризації відбувалося послаблення ролі людського фактора. Оскільки, на думку керівників підприємств, застосування IT, які дозволили уніфікувати і суттєво прискорити виконання трудомістких процесів, надавало можливість збільшити обсяги робіт, закріплених за одним працівником. Така ситуація спричинила масове скорочення персоналу. Однак із розвитком ринкової економіки, посиленням конкуренції, збільшенням обсягів внутрішньої і зовнішньої інформа­ції та з інших об’єктивних причин виникла необхідність повернутися до попередньої чисельності працівників, а в деяких випадках навіть до розширення штату за рахунок організації нових підрозділів, служб, посад. Використання спеціалізованих програмних продуктів та інших видів IT менеджерами туристичних підприємств дозволяє швидко з урахуванням інтересів клієнтів сформувати та реалізувати тур, що підвищує продуктивність їхньої праці і підприємства в цілому. Тому виробнича реакція організаційної структури на застосування IT пов’язана, в першу чергу, з підвищенням продуктивності та децентралізацією оперативних рішень;

• конкурентна - пов’язана з оптимізацією прибутків, об’єднанням виробничо-збутових ланок, реакцією на попит, інтеграцією. Основною посадою, в функціональні обов’язки якої входить прийом і обслугову­вання туристів за різними напрямами, формування та реалізація туру, є менеджер з напряму. Одним із прикладів конкурентної реакції організаційної структури туристичного підприємства на застосування IT є внесення додаткових вимог до посадових інструкцій менеджера з напряму. У завданнях та обов’язках передбачено вміння працювати з базами даних з використанням інформаційних комп’ютерних мереж бронювання та резервування туристичного продукту і новітніх IT. Крім того, він повинен знати, які IT з’являються на світовому ринку, як і яким чином їх можливо використовувати в туризмі;

• стратегічна - передбачає забезпечення функціонування підпри­ємства на довготривалу перспективу та оптимізацію його прибутків, гармонізацію видів діяльності, адаптацію до майбутніх змін на основі системи стратегій. З розвитком IT розроблення стратегічних напрямів функціонування підприємства передбачає врахування різноманітних можливостей IT для оптимізації прибутків та забезпечення його конкурентоспроможності. Крім того, при формуванні організаційної структури управління враховується концепція організації, залежно від якої формуються стратегії. Такі концепції, як «людські стосунки» і «відкрита система» передбачають динамічність і гнучкість організа­ційних структур, яка забезпечується використанням на підприємстві різних видів IT [129]. Навіть концепції «внутрішній розвиток» і «раціоналізація цілей», які передбачають стабільність і контрольованість оргструктур, як свої підцілі розглядають забезпечення інформованості та комунікаційності, що неможливо без застосування IT;

• інноваційна - полягає в оптимізації розроблення нововведень, стратегії маркетингу за окремими напрямами формування науково-технічного потенціалу. Останнім часом туристичний бізнес стає все більше он-лайновим і в цьому велику роль відіграє маркетинг. Саме маркетингові підрозділи або маркетологи (у разі їх відсутності функції маркетолога виконує директор або менеджер з напряму) є одними із перших, хто використовує в діяльності туристичних підприємств Інтернет-ресурси;

• підприємницька - спрямована на пошук і реалізацію нових ідей, які сприяють збільшенню прибутку підприємства, поєднанню різних напрямів діяльності та розвитку зовнішніх комунікацій. Цей тип реакції пов’язаний з формуванням дивізіональної структури управління підприємством, що поєднує централізоване планування і децентралі­зовану діяльність виробничих підрозділів. Така схема використову­ється в умовах виробництва широкого спектра продукції (послуг) або в багатонаціональних компаніях, яким характерна територіальна віддаленість структурних елементів.

Прикладом дивізіональної структури управління може бути концерн «Кий Авіа», що об’єднує 109 пунктів продажу, які надають різноманітні послуги: продаж квитків на повітряний, залізничний, автотранспорт; туристичні послуги, бронювання місць у готелях, організація вантажних перевезень та ѴІР-обслуговування в українських аеропортах.

Поряд із позитивними аспектами існування дивізіональних структур проявляються і негативні моменти. По-перше, поява можли­вості розширення асортименту продукції (послуг) спричиняє в деяких випадках посилення диверсифікації виробництва і, як наслідок, з’являються суттєво різні напрями діяльності. Таке необгрунтоване поєднання призводить до неможливості підприємств забезпечити конкурентні переваги всіх видів продукції (послуг) і, в результаті, погіршення загального економічного становища може призвести до банкрутства. По-друге, ця структура передбачає збільшення чисель­ності персоналу шляхом створення окремих самостійних відділень або підрозділів, що впливає на збільшення витрат на їх утримання. По-третє, розширення структури уповільнює процес підготування і прийняття управлінських рішень.

Наявні негативні тенденції мають особливий вплив у тих випад­ках, коли взаємодія між підприємством і зовнішнім середовищем будується на механістичній основі. У випадку органічного підходу до взаємодії дивізіональна структура діє ефективно.

Таким чином, при використанні в діяльності туристичних підприємств новітніх IT, які забезпечують оперативний зв’язок між підрозділами, дивізіональна структура побудови підприємства дозво­лятиме ефективно управляти різними видами діяльності і на різних ринках;

• адміністративна - полягає в забезпеченні управління на основі новітніх IT, удосконалення роботи всіх ланок управління та створення великих організаційних формувань. Усебічне застосування IT для реалізації процесу управління вносить кількісні та якісні зміни в організаційну структуру підприємства. За умови створення власного програмного забезпечення для автоматизації виробничих процесів та процесів управління або у разі спільної роботи спеціалістів підпри­ємства з компанією-розробником в організаційній структурі необхідно передбачити створення структурного підрозділу, який відповідає за впровадження і супроводження процесу використання IT. Розширю­вати штат і виконувати роботу щодо автоматизації управління само­стійно, як свідчить досвід, можуть великі туристичні підприємства та підприємства готельного господарства. Придбання готової системи вносить якісні зміни в структуру шляхом перегляду функціональних обов’язків, перерозподілу відповідальності, зміни системи взаємовід­носин усередині підприємства та із суб’єктами зовнішнього середовища. Під час процесу впровадження та налагодження системи організаційна структура може підлягати тимчасовій модифікації у зв’язку зі створенням робочих груп, до складу яких входять представники структурних підрозділів, що підлягають автоматизації. Такі групи тимчасові і після завершення робіт розформовуються.

Адміністративний тип реакції організаційних структур управ­ління на застосування IT пов’язаний також зі створенням великих організаційних утворень. Процеси інформатизації, які останнім часом набувають усе більшого поширення, сприяли створенню таких формувань через об’єднання великої кількості туроператорів і турагентів. Саме туристичні інформаційно-пошукові системи - одні з найсучасніших утворень у туристичному бізнесі. Робота з системами дає можливість менеджерам поєднувати декілька напрямів, при цьому збільшення обсягів роботи не погіршує якість обслуговування та надання послуг.