Глава 3. Подготовка презентации

3.1. Прорабтка структуры выступления

Красноречие – есть искусство

о всякой данной материи красно говорить

и тем преклонять других

к своему об оной материи мнению.

М.В. Ломоносов

Успешная презентация без подготовки состояться не может. Если такое произошло – это, скорее всего, случайная удача. Ваша презентация может рухнуть в один момент, как карточная пирамида, если вы не готовы. За кажущейся легкостью успешных презентаций настоящих профессионалов стоят тщательная подготовка выступления, выбор наиболее подходящих демонстрационных материалов, сбор и обобщение необходимой информации, определение временных рамок, места и времени проведения презентации.

В общем виде п оследовательность подготовки к презентации можно представить в следующем порядке:

– определение цели презентации;

– выбор формы проведения презентации;

– составление плана выступления;

– подготовка тезисов выступления;

– сбор и обобщение необходимой информации;

– составление перечня демонстрационных материалов;

– наброски рисунков, таблиц, графиков;

– увязка демонстрационных материалов к тексту выступления;

– составление развернутого текста выступления.

Данный план подготовки, безусловно, не является универсальным. Каждый выступающий исходя из собственного уровня подготовки и имеющихся навыков останавливается на тех пунктах, которые имеют для него наиболее важное значение. Возможно, кто‑то этот план сократит, а кто‑то расширит, добавив собственные пункты. Например, план можно расширить пунктом, касающимся выступления перед коллегами, обсуждение с ними вопросов и замечаний.

Устное выступление во время презентации определяет ее успех. Поэтому от того насколько красиво и убедительно выступающий будет говорить, зависит исход презентации: положительный или отрицательный. Настройте себя на позитивный лад, думая о чем‑то приятном. Прежде чем начать говорить установите зрительный контакт. Если среди присутствующих есть ваш знакомый, смотрите на него – это придаст вам уверенности. Говорить старайтесь громко и четко, избегая слов‑паразитов и запинаний.

Вы должны знать, сколько времени отведено для вашей презентации. Временные рамки определяют стратегию вашего выступления. Самая большая ошибка оратора – говорить очень долго. Заранее определите объем материала, который в состоянии будут воспринять ваши слушатели за запланированное время выступления.

Иногда перед выступающими встает один казалось бы простой, но в то же время очень важный вопрос: «С чего начать презентацию?».

Начинать презентацию следует с представления самого себя, которое должно быть кратким, но содержательным.

Во введении можно прибегнуть к интересному вопросу, цитате, неожиданному заявлению или интересной истории. Необходимо сообщить аудитории, какую цель преследует презентация. Далее вступление должно содержать краткое описание того, о чем говориться в основной части: основные структурные элементы презентации, разбивку по времени и информацию о том, какие дополнительные материалы получат участники.

Основная част ь выступления должна передать участникам необходимый объем информации, требующийся для достижения цели презентации. Речевой каркас презентации является основой, вокруг которой формируется суть презентации. Во время выступления вы должны не обдумывать, что сказать, а управлять поведением слушателей с целью усовершенствования своего выступления.

Содержание основной части выступления следует разбить на основные пункты и подпункты. Выступление может производиться по памяти, по написанному, по карточкам или по конспектам. Говорить и думать одновременно получается не у всех. И выработать подобный навык нелегко. Поэтому можно вызубрить речь дословно, а можно освоить технику свободного порождения речи. Речевой каркас презентации может послужить основой свободного порождения речи.

Речь для выступления может быть написана заранее. Однако, использование заготовленной речи может таить в себе некоторые опасности. Например, когда речь уже написана, возникает огромное желание взять да и прочитать ее. При этом, забывая, что глаза получаются спрятанными от аудитории и происходит отсутствие эффекта контакта глаз между вами и аудиторией. Теряется и еще одна важная функция зрения – контроль за происходящим в аудитории. При чтении текста у неопытных ораторов речь лишается выражения и интонации, а мимика лица и телодвижения напоминают плохую актерскую игру. Слушатели, в свою очередь, менее склонны доверять выступающему, который читает свою речь по бумажке. Если вы привыкните постоянно пользоваться написанной речью вы так и не научитесь думать, говорить и контролировать аудиторию одновременно.

Чтение заранее подготовленного текста оправданно, когда очень важна передача слов. В некоторых случаях дипломатический протокол требует чтения заранее составленных текстов, изменение фразы в которых может вызвать юридически и политические проблемы.

При чтении по написанному обратите внимание на следующие моменты:

– сделайте между строчками двойной интервал для легкости чтения;

– почерк (шрифт) должен быть достаточно крупным;

– внешне не должно быть заметно, что вы читаете по бумажке;

– не теряйте в тексте место, на котором находитесь.

– на этапах вступления и заключения в текст лучше не подсматривать, поэтому эти пункты лучше заучить заранее;

– чаще смотрите на аудиторию;

– старайтесь, чтобы речь была более эмоциональной;

– не скрепляйте страницы скрепкой или степлером;

– прочитанную страницу лучше откладывать в сторону, не переворачивая.

Как правило, люди не любят когда им читают речь по бумажке, отдавая предпочтение естественной речи. При помощи определенных приемов можно суметь передать речь слово в слово, так чтобы она звучала интересно и позволила установить связь с аудиторией. В тексте сделайте специальные отметки, обозначающие короткую паузу, конец мысли, посмотреть на аудиторию, поднять голос, опустить голос, задать вопрос, призвать к действию и т. д.

При выступлении по памяти необходимо хорошо выучить текст. Хотя нельзя не отметить, что если вы будете произносить заранее написанную речь наизусть, вы потеряете возможность реагировать на зал. Если вы допустили ошибку не суетитесь, возможно, ее никто и не заметил. Тренировать свою память можно с помощью приведенных упражнений.

Упражнение 1.

Можете ли вы вспомнить

О чем вы думали пять минут назад?

О чем вы думали час назад?

Что вы делали вера в это же время?

Что вы ели на завтрак в последние три дня?

Что на вас было надето в последние выходные?

Упражнение 2.

Анализ памяти

Какие ваши самые ранние воспоминания?

Какие ваши наиболее живые воспоминания?

Какие ваши наиболее смутные воспоминания?

Что вы запоминаете лучше всего?

Что вы запоминаете хуже всего?

Упражнение 3.

Кратковременное внимание

Сядьте напротив другого человека, выберите наугад предложение из книги и прочитайте его про себя. Посмотрите в глаза своему напарнику и точно процитируйте предложение. Ваш напарник должен повторить предложение. Если он сделает ошибку, процитируйте предложение еще раз. Когда напарник повторит предложение правильно, перейдите к другому. Поначалу выбирайте короткие предложения и постепенно переходите к более длинным и сложным. Через некоторое время поменяйтесь ролями.

Упражнение 4.

Размышления

Вспомните нечто такое, что вы обещали себе никогда не забывать.

Упражнение 5.

Дневные воспоминания – со стороны

Когда вы вечером ляжете в постель, перед тем как погрузиться в сон, зрительно представьте все дневные события. Воспроизведите все, что с вами происходило, начиная с момента вашего пробуждения. Представьте себе, как выглядела бы ваша жизнь, если бы вас на протяжении дня повсюду сопровождала скрытая камера.

Упражнени е 6.

Дневные воспоминания – изнутри

Прежде чем погрузиться в сон, вспомните все дневные события. Но на этот раз представляйте свою жизнь не как кино, снятое скрытой камерой, а воспроизводите в памяти то, что вы видели своими глазами.

Упражнение 7.

Дневные воспоминания – чувственное восприятие

Ложась в постель, вспомните все, что вы слышали на протяжении дня. Сделайте то же самое для запахов, вкусовых и тактильных ощущений, испытанных вами.

Упражнение 8.

Воспоминание воспоминаний

Потратьте несколько минут на изучение своих туфель. Делая это, помните о том, что вы создаете воспоминание. Через десять минут вызовите воспоминание о том, как вы рассматриваете туфли. Что вы чувствуете? Есть ли какие‑нибудь отличия? Еще через пять минут вызовите свое воспоминание. Изменилось ли оно? Затем вспомните, как вы пять минут назад вспоминали себя, рассматривающего туфли.

Упражнение 9.

Памятка для развития воли

Выберите какое‑нибудь простое действие, которое вы совершаете повседневно: завязываете шнурки на туфлях, почесываете нос, вытягиваете ноги, и решите совершить это действие в какое‑то определенное время в течение дня. К примеру, решите, что в 18:00 вы протрете свои очки. Что может вас заставить об этом забыть?

Вспомогательные карточки лучше делать на плотной бумаге размером 12х20 см, так чтобы и места было достаточно и писать было удобно. На карточку, как правило, заносятся основные фразы и понятия, поскольку задача карточек – помочь выдержать нужный курс во время презентации и не упустить из вида что‑нибудь важное. Чем более структурирована речь на карточках, тем лучше. В идеальном варианте последовательность выступления должна определяться порядком карточек, которые содержат названия модуля и его ключевые фразы. Одно осознание того, что у вас под рукой есть карточки, придает вам уверенности. Между тем, подготовка карточек, как и подготовка шпаргалок перед экзаменом, уже есть часть подготовки.

Если вы пользуетесь карточками:

– постарайтесь случайно не перемешать карточки;

– текст должен быть набран крупным шрифтом;

– ограничьтесь минимальным количеством карточек, придерживайтесь соответствия «одна мысль – одна карточка».

Ключевые слова используются как основа для порождения речи и для контроля за направлением ее развития. Ключевые слова систематизируют речевое мышление. Речевое мышление имеет место в случаях, когда человек в процессе мышления оперирует словами. Существует так же образное мышление, когда человек мыслит какими‑то мыслительными образами.

Выпишите ключевые слова, соответствующие основным тезисам вашего выступления, и постарайтесь по ним воспроизвести содержание презентации. Если ключевые слова будут подобраны вами удачно, то они сами будут настраивать вас на нужную тему и запускать нужные ассоциативные цепочки. В качестве ключевых слов могут применяться аббревиатуры. Аббревиатуры используются, чтобы:

– облегчить слушателям запоминание ключевых фраз;

– не повторять одни и те же длинные сочетания слов и терминов;

– облегчить слушателям структурирование информации.

Эффект запоминая усиливается, когда участники видят как рождается аббревиатура. Для этого можно воспользоваться флип‑чартом или доской, чтобы показать, как осуществляется сокращение слова.

Ключевые фразы – емкие и эмоциональные доводы, иллюстрирующие вашу позицию или заключающие в себе суть предлагаемого. Ключевые фразы должны дополняться яркими и эмоциональными словами и могут касаться организации, продукции, сервиса; завершать каждый модуль основной части; завершать цепочку убеждающих аргументов. Специфика ключевых фраз зависит от целевой аудитории. С ростом профессионализма возможных слушателей роль речевых спецэффектов снижается с одновременным ростом информативных факторов. Ключевые фразы могут быть положены в основу составления конспекта. В свою очередь конспект может представлять собой систему взаимосвязанных фраз, дополняемых графическими изображениями.

Если вы планируете использовани е конспекта:

– не перепутайте листки;

– сделайте большой интервал между строками;

– не теряйте в конспекте место, на котором находитесь;

– ставьте значки на полях для ориентирования.

Если выступать приходится периодически, а направленность презентации остается неизменной, можно сделать предварительные заготовки презентации, рассчитанной на разную продолжительность: короткая (5 мин.), средняя (15 мин.), длинная (30 мин.).

При модульном построении речи презентации содержание основной части презентации разбивается на отдельные части (модули). Каждый модуль посвящен какому‑то отдельному вопросу и хорошо структурирован. В каждом модуле есть свое вступление, основная часть с коротким резюме и фраза для перехода к следующему модулю. Количество модулей в общей части не должно превышать 3–4. Такое построение презентации удобно по следующим причинам:

– длительность выступления легко варьируется путем добавления или отбрасывания модулей;

– гибкость выступления обеспечивается перестановкой модулей в произвольном порядке;

– легче удержать внимание слушателей, поскольку в начале каждого модуля внимание слушателей повышается;

– модульная структура легче запоминается;

– демонстрационные материалы легче структурировать.

Чем лучше структурирована ваша речь, тем легче аудитории следовать ходу вашей мысли и удерживать свое внимание на презентации. Привлечь внимание к своему выступлению можно с помощью принципа газетной статьи, согласно которому в заголовок выносится привлекающий внимание факт, а сама суть статьи раскрывается в первом абзаце. Последующие абзацы раскрывают суть первого. Благодаря такому принципу внимание читателя захватывается в самом начале и заставляет его читать дальше. Такое построение выгодно еще и потому, что в случае нехватки времени последние абзацы выступления можно откинуть, без ущерба для хода презентации.

В процессе написания презентации желательно записывать только законченные предложения; формулировать не только сами тезисы, но и краткие аргументы в их поддержку; переводить свойства продукта в выгоды для слушателей; заранее наметить места пауз и переходов.

Для подкрепления своих мыслей, можно воспользоваться одним из приемов: аналогией, демонстрацией, примером, диаграммами, схемами, мнениями экспертов, фактами, личным опытом, статистикой, свидетельствами. Используемая статистика должна быть минимально необходимой, округленной, подкреплять идеи. Иллюстрации должны быть простыми и краткими, идти в логическом порядке, включать много пустого места, быть понятны.

Заключительная часть выступления должна включать в себя следующие моменты:

– краткое резюме важнейших фактов и аргументов;

– рекомендации по стратегии поведения участников презентации;

– благодарность за внимание;

– пожелание к участникам презентации;

– предложение задавать вопросы.

Последняя фраза вашего выступления должна быть удачно сформулирована, чтобы слушатели ее запомнили.

При прочих равных условиях вступительная и заключительная части презентации запоминаются слушателями гораздо ярче, просто в силу особенностей работы кратковременной и долговременной памяти человека. Этот эффект следует учитывать при подготовке в презентации. Вступление и заключение занимают по 10 % от общей продолжительности презентации, но впечатление от выступления на 80 % зависит от этих частей.

Составные части выступления должны быть логически связаны друг с другом, поэтому при подготовке и проработке материалов обратите внимание на следующие моменты:

– Содержит ли ваше выступление структуру, эмоциональную насыщенность, правдоподобие и определение того, чего вы хотите добиться?

– Соответствует ли выше выступление информационной схеме «введение – 10 %, основная часть – 80 %, заключение – 10 %»?

– Соответствует ли ваше выступление одной из структур?

– введение – объяснение – заключение;

– причина – следствие;

– известное – неизвестное;

– часть – целое;

– проблемы – решение;

– вопросы – ответы;

– простое – сложное.

Рассчитайте по времени свою презентацию, отрепетируйте ее тщательно, сначала по бумажке, потом без нее. Иногда случается, что люди, оторвавшиеся от листа, не могут воспроизвести не слова или начинают делать слишком длинные лирические отступления.

Подсчитайте число жаргонных слов, технических терминов и заумных фраз. Если таких слов встречается больше чем одно на сто – это сигнал о том, что вам есть над чем поработать. Старайтесь формулировать свое выступление с помощью простых и ясных слов, в то же время не следует прибегать к примитивному изложению.

После того как речь написана, проведите критический анализ и редактирование текста. В этом вам помогут ответы на следующие вопросы:

– соответствует ли этот фрагмент материала вашим ключевым целям?

– вносит ли этот раздел какой‑то вклад в раскрытие основной темы?

– подтверждает ли этот пример ваши аргументы?

– являются ли эти данные существенными или просто интересными?

– готовы ли вы к тому, что информация может быть распространена слушателями?

Устное выступление может сопровождаться отпечатанным текстом. Текст может соответствовать выступлению, быть больше или меньше. Краткое изложение текста называется рефератом выступления. Текст выступления следует подготавливать самостоятельно, что позволит избежать устаревших данных, ошибок и опечаток. Однако, получив текст перед началом презентации, участники могут увлечься его чтением и прослушать важные положения выступления. Самым оптимальным вариантом является раздача дополнительных материалов, на содержание которых ссылается в своем выступлении выступающий. Негативный эффект может наблюдаться в случае если текст материала будет расходиться с наглядными материалами.

Психологи рекомендуют обращать внимание при подготовке текста выступления на то, чтобы:

– проверить, не осталось ли каких‑нибудь информационных пробелов;

– определить места в текстах, где есть наибольшая вероятность столкнуться с недоверием аудитории;

– критически рассмотреть выступления с точки зрения аудитории;

– текст должен быть написан в разговорной форме;

– в тексте должны присутствовать выражения, делающие его ярким и выразительным;

– в разговорной речи недопустимо использование сленга;

– использовать короткие слова и предложения;

– употреблять активный залог вместо пассивного;

– главные мысли высказывать в начале предложения;

– второстепенные детали предложения поместить после основного глагола;

– помнить, что факты гораздо проще усвоить, если их хочется узнать;

– использовать примеры и аналогии.

Полезно избегать:

– противоречий и двусмысленностей;

– материалов, которые могут вызвать раздражение;

– технических терминов, если нет уверенности, что аудитория знакома с ними;

– литературных фраз, которых люди никогда не упоминают в разговорной речи;

– длинных предложений (длина предложения должна быть менее двух строк);

– упрощений до примитивного;

– высокопарного пустословия;

– жаргона;

– тихого бормотания;

– запинания и чрезмерных пауз

– размахивания указкой;

– чихать и кашлять;

– постоянно приглаживать волосы;

– ходить взад‑вперед;

– держаться за кафедру или опираться на нее;

– перебирать в кармане мелочь;

– держать руки в карманах;

– крутить в руках ручки и карандаши.

По возможности, обращайтесь к более широкому кругу источников информации в поисках иллюстраций, историй из жизни и примеров. Как и все аспекты искусства презентации, то, как вы будете собирать материал, во многом определяется типом личности. Если вы дисциплинированы и методичны, вы будете собирать и систематизировать материал, чтобы потом в нем легче было ориентироваться. Если у вас мало времени вы можете начать со сбора информацией, связанной с вашей темой. В процессе сбора материала можно использовать следующие приемы:

– составьте мысленно план‑карту;

– проведите мозговой штурм;

– создайте файлы в компьютере;

– приступите к созданию картотеки;

– собирайте досье из вырезок и картинок;

– делайте короткие записи на самоклеящихся листах;